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Espac'EPLE Rennes : compte-rendu de la rencontre du 1er octobre 2014 à (...) Espac’EPLE Rennes : compte-rendu de la rencontre du 1er octobre 2014 à Pontivy

mardi 2 décembre 2014, par Marie-Laure Mahé

La réunion s’est tenue au lycée Joseph Loth de Pontivy. Accueil des participants : par Marie-Laure Mahé du Lycée Chateaubriand et Camille Guérin ; la réunion débute à 9 h 45 avec trente membres présents.

Sont excusés : E, Rolland (lycée de Morlaix), Jean Claude Burel (Paimpol), Nicolas Bosser (Bruz) Yolaine Coche Touaux (Fougères)

1 - Point sur l’association

Marie-Laure relate le compte rendu du bureau national d’Espac’EPLE de Paris :

  • GFC Web : de nombreuses interrogations, chacun est invité à aller sur le site Espac’EPLE et faire part de ses observations, souhaits pour le futur logiciel GFC, pour un retour collectif vers DAF A3 du ministère.
  • un collègue du Nord a ait état également à Paris un outil de présentation du compte financier tout à fait remarquable, sur MS Excel avec reprise des éléments GFC (données financières conservées n-1)
  • Point sur les adhésions : aucune dépense académique n’a été demandée l’an dernier, le montant de la cotisation qui est toujours de 25 € doit permettre à l’association de financer son fonctionnement courant et à terme d’indemniser les déplacements du représentant au bureau national (actuellement à ses frais)

2 - Programme 2014-2015

  • Fiche de supervision du comptable (à partir extrait de ODICE, organigramme fonctionnel) sur une fiche A3

Est évoqué le travail fait par la DEAE sur les fiches de procédure : l’association doit travailler en partenariat : objectif : éviter le travail en double. Intervention de Caroline Hainglaise sur l’expérimentation ODICE dans son agence comptable, avec le volet ordonnateur et le volet agence comptable.

Un débat s’installe : accord pour une fiche de contrôle synthétique si outil de validation par le travail des collègues gestionnaires en amont, au niveau de leur propre contrôle interne : tableau de suivi de l’activité des gestionnaires. Sur le calendrier des frais scolaires, par exemple : rôle de l’agent comptable sur la fixation des dates.

Des collègues insistent sur le travail collaboratif de formation des gestionnaires, en donnant le cadre juridique et des fiches “pratico-pratiques”., les points de blocage, les erreurs de compréhension.

  • le rapport sur le compte financier :

Pour 2013, chaque collègue a fait ses propres documents, d’autres avec le canevas du rectorat. Souvent l’harmonisation se fait au niveau de chaque agence comptable, avec une réunion préalable des gestionnaires sur cette thématique. Pour le compte financier 2014, le souhait serait de disposer du logiciel conçu par le collègue du Nord. Pour l’instant cette question ne fait pas débat.

  • Contentieux, commission de surendettement :

Beaucoup de questions alimentent un débat fourni :

    • conventionnement ordonnateur-agent comptable (instruction de 2011)
    • la convention de groupement comptable : outil de régulation : peut fixer les modalités, pour les petites sommes (remises gracieuses), les seuils de non-poursuite et les admissions en non valeur.
    • pour certains : en cas de gêne du débiteur avérée : remise gracieuse systématique si surendettement, mais la question fait débat, pour d’autres, on laisse la commission de surendettement suivre le cours normal de la procédure. Manifestement cette problématique générale du recouvrement fait débat. Une proposition d’une réunion spécifique sur le sujet est approuvée, avec intervention d’un huissier.
  • les remises de principe : interrogation générale des participants : doit on constater ou non les RP : question, réglée le lendemain de la réunion par la réponse “tardive” du ministère.
  • code des marchés et voyages : rédaction d’une fiche de procédure pour les enseignants et professeurs, au niveau du bassin de Saint-Brieuc (pj)
  • Fonds sociaux : diminution constatée par tous les collègues. La question de l’absence d’AS pour gérer les commissions de fonds social dans les EPLE, du 35 notamment se pose. Rappel : commission de fonds social obligatoire et c’est le CA qui fixe les modalités d’attribution.

Questions sur les critères : barèmes, quotient familial, l’objectif est de simplifier la gestion en demandant aux familles de produire le document CAF qui indique le quotient familial (téléchargeable sur le site de la CAF). Ce quotient étant mensuel mais variable, certains collègues en exigent trois.
Objectif : simplifier la gestion avec des critères non obligatoires afin de garder une latitude pour des circonstances exceptionnelles, et souvent avec l’obligation pour les demandeurs de fournir les documents d’appréciation.

  • Débriefing sur récent audit TG Mise en ligne du questionnaire préalable par marie laure les questions observées : opérations budgétaires, signature des bordereaux, les délais de paiement, les RIB, fonds sociaux : critères, mandats, remises de principe : justificatifs : privilégier l’écrit (mel possible), la gestion des voyages scolaires, les validations de FQE, les régies, contrôle par sondage des recettes.
  • Groupes de travail – Expérimentation Maîtrise des risques Thérèse Regnault et Valérie Pravong du rectorat présentent le travail réalisé sur ces thématiques. Il s’agit d’une réponse à une commande ministérielle.

Pour l’expérimentation en cours sur Rabelais, Saint-Brieuc, la DEAE (avec le proviseur vie scolaire du rectorat) se situe dans une démarche d’accompagnement sur l’intégralité du groupement comptable : agence comptable, ordonnateurs et tous les services scolarité ou administratifs.
Dans un premier temps, travail phase ordonnateur en utilisant ODICE ancienne version et à partir de l’identification des risques, mise en place de groupes de travail sur quatre thèmes : frais scolaires et bourses, voyages, dépenses et récettes, objets confectionnés.

Dans une deuxième temps, travail ODICE agence comptable et groupes de travail mis en place avec agent comptable et collaborateurs.

A ce stade : phase test des fiches de procédures puis relecture et validation pour une diffusion courant novembre-décembre avec divers documents.
Difficulté rencontrée : intéresser les ordonnateurs : travail par le biais du paf encadrement possible

Les collègues du rectorat évoquent le séminaire des agents comptables qui aura lieu avant la fin de l’année scolaire 2014-2015 et souhaitent une remontée de suggestions.

Prochaine réunion en janvier 2015 au lycée Freyssinet de Saint-Brieuc, sur la thématique générale du recouvrement, avec intervention possible d’un huissier de justice en première partie de réunion.

Remerciements à Erwann Nicolazic pour la qualité de son accueil au Lycée Joseph Loth