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Une solution de téléconférence pour les réunions d'Espac'EPLE (et les (...) Une solution de téléconférence pour les réunions d’Espac’EPLE (et les autres)

vendredi 30 octobre 2015, par Etienne André

Se réunir entre comptables, c’est l’objet et l’intérêt de notre association. Mais c’est aussi quelque chose de compliqué et de coûteux. Une solution existe pour tempérer le problème : la visioconférence.

Sur ce qu’on peut en attendre

Qu’il ne soit pas dit qu’Espac’EPLE va renoncer à ses réunions conviviales parce qu’un tel outil existe. Dans l’esprit qui nous anime, c’est un pis-aller qui permettra à certains collègues particulièrement éloignés, ou empêchés de se déplacer, de participer quand même à nos rencontres.

Cela nous permettra de ne pas renoncer à échanger en direct avec des collègues particulièrement éloignés : la délégation de Martinique n’arrive pas à envoyer un représentant à toutes les trois ou quatre réunions annuelles du conseil d’administration de l’association, par exemple.

La solution technique

Il fallait un système qui soit facile à installer sur les postes des collègues, souple, pas intrusif, sobre. Un logiciel libre représentait forcément le meilleur choix pour cela, et il y avait l’embarras du choix. A ce stade de réflexion, nous nous sommes arrêtés sur http://vroom.im qui est développé par un salarié d’une société de services en logiciels libres près de Bordeaux.

Cela fonctionne sur n’importe quel appareil, avec n’importe quelle connexion, seuls les appareils Apple (Iphone et Ipad) sont rétifs à ce protocole. Cela veut dire qu’il est possible de le faire avec un smartphone sans problème ! La vidéo peut représenter un peu trop de données à faire transiter si c’est en 3G/4G, il est plus raisonnable de la couper dans ce cas. Mais par le Wifi, aucun problème !

Concrètement que fait-on ?

Il suffit d’aller sur le site https://vroom.im/espaceple avec un navigateur web raisonnablement récent. Si vous avez un besoin de ce côté : https://www.mozilla.org/fr/firefox

L’adresse https://vroom.im/espaceple vous envoie directement vous au salon EspacEPLE (le logiciel n’accepte pas l’apostrophe), mais vous pouvez créer un autre salon, au nom de votre académie par exemple. Une petite fenêtre va vous demandez si vous voulez vraiment ouvrir le micro et/ou la caméra, confirmez. Ensuite, vous pouvez taper votre nom pour vous identifier,et ça marche !

Quelles sont les fonctions ?

On peut se parler à plusieurs, avec en prime les vignettes de caméra pour ceux qui en ont une. Il y a une fonction de "chat" (discussion en direct), bien pratique quand on se rencontre que le microphone ne marche pas, par exemple. Il y a aussi la prise de notes en ligne collaborative en direct, et la possibilité de montrer l’écran de sa machine à tous les autres correspondants, pour une démonstration par exemple !

Et pour le matériel ?

Un microphone branché dans un PC suffit ; j’aurais tendance à recommander un micro-casque, pour le confort, pour tenir toute une réunion. La webcam est sympa mais pas vitale, on peut imaginer que ceux se connectant depuis un PC portable l’utiliseront, pas les autres.

Pour le lieu physique de la réunion, l’association vient de s’équiper d’un micro+ampli spécifique à cet usage. Si le modèle est pleinement satisfaisant, on pourra le recommander aux académies qui le souhaitent.

Combien ça coûte ?

Pour l’instant, c’est gratuit. Il est possible qu’à moyen terme, à la fois pour sécuriser la qualité et la disponibilité du service et pour encourager les bonnes dispositions des développeurs à produire des logiciels libres qui nous sont utiles, l’association participe financièrement, mais cela sera dans des montants très raisonnables.

Test, test, test

Je propose la règle suivante : soixante secondes d’intendance pour la connexion de la vidéoconférence, jamais plus. Les collègues doivent avoir testé leur matériel et leur capacité à se connecter avant la réunion, on ne peut pas faire attendre pour cela les collègues ayant fait l’effort de se déplacer. Donc, allez-y vite : https://vroom.im/espaceple !