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Séminaire des agents comptables de Créteil le 15 décembre 2015 Séminaire des agents comptables de Créteil le 15 décembre 2015

mardi 15 décembre 2015, par Etienne André

Les agents comptables d’EPLE de l’académie de Créteil étaient réunis ce mardi 15 décembre 2015 dans l’amphithéâtre du lycée Saint-Exupéry de Créteil, pour une demi-journée d’études et d’échanges d’informations.

A 14 h 25, accueil par Philippe Cappelle, chef de la Division des Etablissements, qui présente l’ordre du jour :

  • fonds européens
  • école ouverte et crédits culturels
  • quotient familial selon le Conseil régional IDF
  • commande publique
  • Rifseep
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La majorité des quelques 110 comptables de l’académie ont répondu présent, ainsi que de nombreux fondés de pouvoir

Les fonds européens, par Chantal Santoni

Le rectorat est organisme intermédiaire, et un certain nombre d’établissements ont un projet Erasmus+, nouveau support unique des interventions éducatives transnationales. Ces projets peuvent être portés par un Greta ou par le GIP FCIP académique.

Les lycées des métiers peuvent voir la mobilité des élèves en PFMP à l’étranger facilitée.

Vigilance pour les agents comptables : il faut s’assurer que le service est fait. Ne peuvent partir en mobilité que des personnels employés par l’un des partenaires du projet (lien de subordination avec l’un des partenaires) : si l’on envoie un enseignant, il faut que son bulletin de salaire mentionne bien l’établissement partenaire, s’il est administrativement basé ailleurs, il y a un risque et il faudra un document prouvant l’affectation de l’enseignant sur l’établissement du projet.

Les Greta portent le projet, et doivent retracer l’ensemble des opérations, hormis naturellement les mises à disposition de personnel par le rectorat.

Le rectorat est organisme intermédiaire avec la région IDF, mais plus avec la DIRECCTE, qui concerne les actions sur l’emploi, pouvant encore intéresser les Greta.

Il y a quatre fonds européens, mais nous ne sommes vraiment concernés que par le fonds social européen (décrochage scolaire, discriminations…)

Il y a des principes à l’usage de ces fonds européens. Si Eramsus finance en totalité la mobilité, avec le FSE il faut une contrepartie nationale. Il faut travailler en partenariat, et c’est possible avec le privé ; les actions doivent représenter une plus-value par rapport à la politique nationale existante.

Eligibilité : territoires, publics, actions, seuil à partir de 23 k€ (x2 pour la contrepartie nationale !), existence de la contrepartie.

Programme Opérationnel Régional (POR) décrochage, qualification, discriminations

Cadre de performance : il faut mesurer les résultats, il est obligatoire de prouver au financeur européen que son financement a permis des changements sur le terrain. Pour ne pas risquer d’être retoqué et la subvention diminuée, le GIP intervient pour faire changer les projets qui doivent rester réalisables. L’évaluation est obligatoire. La performance s’apprécie du seul point de vue des participants.

Le GIP a demandé un cautionnement aux établissements, et tous n’ont pas encore joué le jeu. Si les indicateurs ne sont pas atteints, les établissements devront sortir la part des fonds européens non versés.
Pour la comptabilisation de la contrepartie, faites voter un tarif d’occupation des locaux qui permettra de calculer ce qui est offert.

Il faut que les établissements voulant participer à Erasmus devront obtenir un code PIC. Le site d’inscription est en anglais, le GIP peut fournir de l’aide. Il faut fournir un volet technique, et un volet financier dans lequel l’agent comptable doit être impliqué, et pas dans l’urgence en fin de constitution du dossier.

Justification au premier euro des procédures de marché public utilisées, et les achats doivent être présentés de manière complète dans le dossier de réalisation. Les dépenses doivent être identifiées à part. Il faut une preuve de paiement, qui ne se limite pas au bordereau de règlement et un exemplaire du relevé DFT correspondant.

Enregistrement des subventions en suivantl’instruction de la DGFiP n°13-0022 du 5 décembre 2013. Il y est dit notamment qu’en cas de doute sur l’éligibilité d’une dépense, il est approprié de faire des provisions pour risque.

Il faut un bilan annuel, par exercice comptable, sur le financier et le qualitatif. Il faut aussi être prudent en matière d’archivage, qui doit durer dix ans (indiquez la date de péremption sur l’étiquette du carton), et être attesté par écrit.

La certification du service fait est plus exigeante que la norme française. Le service fait au sens européen va jusqu’à l’émargement de chaque participant. Il faut attester précisément la participation de tous aux actions, y compris les élèves. Pour la réservation d’un billet d’avion dans le cadre d’Erasmus+, il faut que le nom des voyageurs soit sur le billet, mais il faut prouver que le déplacement a bien eu lieu : donc conserver les cartes d’embarquement, et faire émarger, sur place.

La cellule FAPI est disponible au GIP pour aider au montage du dossier, des contrôleurs de gestion formés à ces contraintes peuvent conseiller les établissements.

Ecole ouverte et actions culturelles, par Dominique Dupasquier

L’école ouverte existe depuis 1991, ce dispositif est géré par Philippe Cappelle comme porteur de projet, et Dominique Dupasquier comme agent comptable mutualisateur. Il s’agit de rendre possible des actions pendant les vacances, et parfois les mercredis et samedi. Les actions concernent principalement, actuellement, la continuité de la scolarité. 70 à 80 collèges sont volontaires chaque année.

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Franck Hugoy (DACSES), Dominique Dupasquier et Philippe Cappelle (chef de DE)

Le projet d’école ouverte doit être adopté par le CA, puis admis par une commission rectorale sur dossier. Une enveloppe annuelle est allouée, pour la rémunération des intervenants via le mutualisateur d’une part, au budget de l’établissement par subvention spécifique destinée au fonctionnement matériel de l’opération d’autre part.

La rémunération est basée sur le décret du 19 août 1992, indépendamment de leur statut, 27,78 € l’heure (montant gelé avec le point d’indice depuis 2010). Les fonctionnaires coûtent 29,86 € avec la seule taxe sur les salaires ; les non-titulaires coûtent plus cher (42,22 €) car de nombreuses charges s’y ajoutent. L’autorisation de cumul est obligatoire pour les fonctionnaires, et les contractuels doivent signer un contrat d’engagement.

Les gestionnaires et les comptables doivent veiller au suivi des crédits délégués au budget de l’établissement. Codes 16 et BOP 230, c’est sans difficulté. En revanche, les adjoint-gestionnaires doivent être en capacité de s’informer du suivi des vacations, et conseiller les chefs d’établissement.

Les crédits sont limitatifs, les chefs d’établissement conseillés par les adjoints-gestionnaires doivent veiller à la tenue de leur enveloppe.

Crédits d’actions culturelles

Il s’agit de ressources sous conditions d’emploi, à retracer sur le code activité 13EACxxx. La délégation est globale à l’établissement, et l’agent comptable doit avoir connaissance de la répartition de cette somme globale.

Ces crédits peuvent venir en appui d’autres sources de financement, le code activité devra alors avoir quelques caractères communs pour faciliter le suivi.

M. Cappelle insiste sur l’importance de ces actions pour l’appropriation de l’institution par les élèves. Les AED peuvent participer, il est utile à cet effet de le mentionner dans leur contrat. Un certain nombre de partenaires (pompiers, associations…) peuvent contribuer à la bonne réalisation des opérations.

Les opérations comptables sur l’aide au quotient familial, par Thierry Mennesson

Franck Hugoy annonce en préalable que Thierry Mennesson n’est pas responsable de ce qu’il va présenter, et qu’un temps d’échange aura lieu par la suite.

Thierry Mennesson rappelle que cette opération a commencé en 93 et 95 à la rentrée 2014, et a été étendue à toute l’académie en septembre dernier. Il y a unification des tarifs sur les territoires concernés, avec une grille de 10 montants facturés aux familles, et complétés par une aide régionale.

La détermination d’un tarif se fait en amont, par paramétrage des logiciels de gestion des droits constatés, ces logiciels étant désormais interfacés avec la plateforme OGIL de la région. Lors d’une révision, il ne doit pas y avoir de rétroactivité.

La compensation assurée par le CRIF est calculée sur le nombre de repas pris durant l’année. La recette destinée à l’établissement est de 3,80 € (ticket) ou de 3,50 € (forfait) par repas effectivement pris. Pour les repas au forfait non pris, la compensation n’est que de moitié de celle d’un repas effectivement pris. Il existe un fonds de solidarité entre établissements pour faire face aux événements indésirables.

Les établissements doivent recevoir de la région, en fin de trimestre, un état récapitulatif. Ce document est supposé servir de justification à un ordre de reversement du mandat de l’aide régionale qui aurait déjà été admis, et à une réduction de la recette correspondante.

Pour la tranche J la plus élevée, il y a 0,20 € facturés aux familles qui ne sont pas destinés à l’établissement. La région entend que l’on pratique une compensation entre cette perception et ce qui est supposé être versé par la collectivité.

Il faudrait ensuite restituer au conseil régional les 4,5 % de FCRSH. Dans le cas du FRR (ex-FARPI), il serait à verser à la région sur la seule part effectivement facturée aux familles, et 21 % des subventions du QF seraient à compenser avec la subvention attendue.

Dominique Dupasquier est réservé sur l’idée de comptabiliser à part les 0,20 € pour en faire un ordre de paiement, car il estime qu’il serait alors nécessaire d’en faire un suivi régulier. Il préférerait mandater cette somme.

Pour l’annulation de recette par la réfaction de l’aide QF non versée pour repas non pris dans le cadre du forfait, il préfère cette technique au calcul d’une charge supplémentaire.

Quant au concept de compensation, elle est évidemment interdite au niveau budgétaire ; pour la compensation au niveau comptable, elle n’inquiète pas autant Dominique Dupasquier.

Etienne André présente le résultat des discussions entre collègues en réunion d’Espac’EPLE  : les 0,20 € ont le caractère d’une perception étrangère à la gestion de l’établissement, ils n’ont rien à faire, à aucun moment, dans les écritures de l’ordonnateur. C’est pour cela que les membres d’Espace ont collectivement considéré qu’il convenait de s’en débarrasser par ordre de paiement.

Olivier Sieber estime que les documents de la région ne font pas foi pour justifier devant le juge du compte. Marie-Claude Tartivot propose de faire transmettre directement l’AOR de 0,20 € sur le compte destiné à l’OP pour solder l’affaire. Elle s’inquiète du pourcentage des charges communes qui serait faussé si l’on intègre les 0,20 € dans les recettes du service.

Wilfried Vauvre s’inquiète du taux de FCRSH à 4,5 %, qu’il ne voit pas dans les documents qu’il lui semble devoir mettre en œuvre pour le trimestre se terminant, mais cette instruction a bien été reçue par tous.

La commande publique, par Christiane Bourhis et Jean-Baptiste Baubeau

Les principes sont la liberté d’accès, l’égalité de traitement et la transparence de la procédure.

On utilise le terme de « commande publique », pour faire comprendre la généralisation de ces principes à tous les achats, pas seulement les marchés formalisés. Le TA a compétence exclusive pour tous les litiges liés à une commande publique.

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Franck Hugoy (DACSES), Christiane Bourhis et Jean-Baptiste Baubeau (DAF, cellule académique achats)

Le seuil de 25 000 € HT, relevé à ce niveau en vue de faciliter l’accès des PME et TPE à la commande publique, permet de s’affranchir d’une partie des formalités : la forme écrite du contrat et la notification avant commencement d’exécution. Cela veut dire qu’un agent comptable voyant passer un mandat d’un montant supérieur à 25 k€ HT doit demander communication du contrat écrit.

Il est important de conserver traces des démarches entreprises en vue du respect des principes fondamentaux de la commande publique. Il faut se prémunir contre une contestation par un fournisseur, mais aussi pour sécuriser l’ordonnateur et le comptable contre des présomptions de favoritisme.

Comment sélectionner les candidats ? On doit d’abord admettre l’éligibilité d’un candidat, et dans un second temps on examinera les offres. La publication doit être correctement organisée, et comprendre dans l’idéal les règles de la consultation, les critères et sous-critères de sélection, les clauses administratives, les clauses techniques, la référence à un CCAG et un acte d’engagement à remplir par le candidat ; il est utile d’ajouter un modèle de bordereau des prix unitaires et un mémoire technique.

Les critères doivent être pensés en amont ; il ne faut pas donner trop d’importance au prix, et d’une manière générale un critère ne devrait pas peser plus de 50 % de la note accordée à une offre. La publicité doit être adaptée à l’objet du marché.

Achèvement de la procédure : il faut demander au gagnant de la consultation les documents de preuve de sa situation (sociale et fiscale…) qui ne sont plus demandés préalablement. On n’informe les candidats non retenus que si le premier classé répond effectivement à toutes les conditions. Une fois le délai de recours des candidats non retenus épuisé, alors seulement le marché est notifié, et le contrat établi.

Evolutions le 1er avril 2016 : un décret doit être prochainement promulgué

Il faut rencontrer les fournisseurs avant de publier un marché, on doit alors conserver des traces de cette activité. Il est possible de renoncer à la négociation ; si on la pratique, c’est quelque chose à quoi il faut se préparer très formellement, en particulier pour garantir l’égalité de traitement on ne peut pas se permettre d’improviser le discours qu’on délivre à cette occasion.

Il deviendra possible d’exiger des variantes. Il devient possible de critériser le coût de l’ensemble du cycle de vie d’un équipement.

Etienne André propose une manière qu’il présente comme innovante et simple pour rendre compte en conseil d’administration, en marge du compte financier, de la politique d’achats de l’équipe de direction, le logiciel EPA-SCOpe. Cela serait de nature à remobiliser les gestionnaires et les ordonnateurs vers le respect des principes de la commande publique.

Le Rifseep, par Antoine Cuisset

Il ne s’agit pas d’une indemnité, mais de tout un régime indemnitaire, qui concerne l’ensemble de la fonction publique de l’État, toutes filières comprises. Les enseignants ou les inspecteurs font partie de la minorité des corps qui ne sont pas concernés. Il y a un objectif de simplification des dispositifs, cela peut par exemple faciliter la lisibilité des revenus des fonctionnaires demandant à changer d’affectation.

Il y a deux indemnités : l’indemnité de fonctions sujétions et expertise (IFSE), mensuelle, et le complément indemnitaire annuel. Il y a aussi la garantie individuelle, pensée pour compléter le Rifseep à hauteur des montants déjà touchés par les personnels. La totalité de la PFR est fondue dans l’IFSE, et le CIA intervient en plus.

L’IFSE sera versée à partir de janvier 2016, et elle sera égale à la PFR de décembre 2015 (hors versements exceptionnels). Elle est évaluée selon trois séries de critères professionnels, à partir desquelles ont été construits des groupes de fonctions. Dans la filière administrative, il y a quatre groupes en catégorie A et trois en catégorie B.

Le CIA est facultatif, et peut être au maximum versé deux fois par an, et il est de maximum 10 à 15 % de l’ensemble des indemnités.

Au rectorat de Créteil, les administratifs et les médecins passeront au Rifseep en janvier, la filière sociale en février, les ITRF et infirmiers plus tard. Les personnes affectées sur emplois fonctionnels ne sont pas encore concernés.

Actualités du DACSES, Franck Hugoy

Il y a eu un séminaire à l’ESEN en juin dernier, qui sera reconduit pour une nouvelle fournée de comptables en 2016.

Dématérialisation : elle est envisagée dans le décret GBCP, puis se précise avec l’ordonnance 2014-607 du 26 juin 2014, qui établit les bases de la facturation électronique. Les 200 plus grandes entreprises et les personnes publiques sont supposées mettre en œuvre la dématérialisation dès 2017, puis le dispositif s’étendra progressivement jusqu’en 2020.

Une solution technique mutualisée, Chorus portail pro 2017, sera mise gratuitement à la disposition des personnes publiques. Prévisiblement cela serait pour les EPLE en janvier 2017.

Groupes de travail 2014-2015 : un certain nombre de réunions ont permis de rédiger des fiches de procédure sur de nombreux sujets d’attention de la maîtrise des risques comptables et financiers, notamment les créances. En 2015-2016, un groupe travaille sur les voyages.

Les réseaux de gestionnaires sont toujours encouragés ; les dialogues de gestion comptable continuent à se tenir ; un nouvel « atelier comptable » se tiendra au mois de juin 2016.

Dem’Act, qui a été perturbé, fonctionne correctement à l’heure présente. Si EFCI ne marche pas, le DACSES peut aider les comptables à faire des remontées manuelles pour des opérations importantes (paies).

Fin de la séance à 17 h 10