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Compte-rendu de l’AG du 12 janvier 2016 au lycée M. Sembat de Sotteville-les-Rouen

jeudi 24 mars 2016

Vingt agents comptables étaient présents, dont trois nouveaux dans la fonction. Sur les 42 comptables que compte l’académie, 23 sont adhérents.

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Notre présidente, Nicole Roux présente aux nouveaux venus, nouveaux comptables, le bureau et rappelle les objectifs de l’association : mettre en relation les agents comptables, servir de relais à la profession, et pouvoir au cours d’audiences faire remonter les préoccupations du terrain à la hiérarchie.

L’ordre du jour de la réunion est le suivant :

  • groupe de travail sur les bourses
  • audience auprès de la DAJEC
  • fonds de roulement (COGEFI)
  • questions diverses

1/ Réunion du groupe de travail sur les bourses à la DSDEN

Après une audience à la DSDEN commune entre Espac’EPLE et les syndicats, la création d’un groupe de travail restreint a été retenue. L’objectif premier a été la mise en place du contrôle interne comptable au sein des services de la DSDEN. Ce travail permettait aussi d’engager le contrôle interne au sein des établissements. Trois réunions ont eu lieu auxquelles Nicole Roux a participé, conjointement avec la cellule EPLE de la DAJEC.

Un plan d’action au sein de la DSDEN a été établi. Il a été identifié un besoin de formation et d’information auprès des personnels des EPLE chargés de l’instruction et du suivi des dossiers de bourses. A été décidée la création d’un vadémécum pour les secrétariats d’EPLE et l’élaboration de fiches de procédures sont retenus (travail engagé au cours de ces réunions et devant être poursuivi).

Les collègues présents soulignent l’effort de communication engagé par les services de la DSDEN quant aux informations des situations individuelles communiquées aux EPLE. Il demeure cependant que les tableaux demandés au premier trimestre sont trop contraignants pour justifier des versements d’avances, d’autant que ceux-ci sont demandés à un moment où les situations du trimestre ne sont pas arrêtées, et que celles-ci évoluent encore.

Les avances pour les lycées pourraient être calculées par les services de la DSDEN, Les tableaux remplis à l’issue du trimestre sont nécessaires, et la fin de l’année scolaire doit faire l’objet d’une régularisation de la situation avant d’engager l’année suivante. Il importe également que l’institution puisse apporter une réponse aux comptables pour ce qui concerne la question du recouvrement des bourses auprès des familles qui soit à la suite d’une anomalie de gestion de transfert de dossier ou bien de congés de bourses appliqués rétroactivement, se retrouvent débitrices dans un établissement alors qu’un autre continue de leur payer les bourses. Il est primordial que s’agissant de crédits d’état, une solution soit trouvée par les services académiques.

Un état clair doit expliquer au moins une fois dans l’année les soldes de classe 4 du comptable. La question des soldes débiteurs est toujours d’actualité pour les collègues et le manque de réponse de la DSDEN pose problème pour les situations récentes non abouties.

2/ Audience à la DAJEC auprès de M. BRUS

Nicole Roux donne le compte rendu de cette audience auprès de M. BRUS, nouveau chef de la DAJEC, le vendredi 8 janvier 2016. Cela a été l’occasion de lui présenter l’association Espac EPLE, et les activités de la délégation depuis sa création.

Etaient présents Mme Genet, chef de bureau et Mme Boone, cellule EPLE, Nicole Roux et José Miranne pour Espac’EPLE.

Plusieurs points ont été évoqués, notamment celui d’associer les agents comptables dans le cadre d’un échange permettant une meilleure cohésion dans nos pratiques.
Dans le cadre du contrôle interne comptable, de la sécurisation comptable : la demande de l’institution est forte, mais les collègues souhaitent une amélioration de l’information, il est nécessaire que les questions sensibles puissent faire l’objet de remontées le cas échéant auprès du ministère et surtout que les réponses données oralement fassent l’objet de synthèses écrites.

Cette démarche aurait l’intérêt d’harmoniser les pratiques et permettrait aux collègues de ne pas se trouver en difficulté sur le terrain. La volonté d’échanger, dans le cadre d’un groupe de travail entre agents comptables et la DAJEC, est partagée par les collègues. Le travail engagé sur la demande d’Espac’EPLE dans le cadre de la gestion des bourses est le bon exemple des difficultés recensées tant sur le terrain que par les gestionnaires académiques sur un dossier plus que complexe.

Concernant le bilan de la mise en place du contrôle interne, il est déploré que seuls les agents comptables aient été sollicités par l’académie afin de connaître l’avancement de ce dossier. La seule information des ordonnateurs a été faite par l’envoi d’une circulaire. Il n’est pas rare de voir les ordonnateurs absents lorsque les agents comptables les réunissent, des gestionnaires n’ont pas ouvert le fichier ODICé après réception de la circulaire…

La communication n’a pas été favorable pour soutenir les agents comptables qui se sont sentis seuls sur ce dossier. Il est répondu par la DAJEC qu’un travail d’élaboration de fiches de procédure académiques serait engagé, et les fiches validées avec des collègues agents comptables.

Nous informons la DAJEC que les deux fiches bourses collèges et lycées sont déjà presque bouclées dans le cadre du groupe de travail des bourses. Nous évoquons les difficultés rencontrées par les collègues ayant mis en place le contrôle interne et qui rencontrent encore des freins très fort dans l’investissement des établissements rattachés dans cette démarche.

La dématérialisation des actes est évoquée, il est nécessaire de permettre aux rédacteurs-gestionnaires d’avoir la possibilité de valider la rédaction, ce qui sera possible, la question de la clé OTP est en cours. Nous évoquons la démarche engagée au niveau académique qui cible beaucoup les gestionnaires et les chefs d’établissement, les secrétariats n’ont pas été conviés à la formation alors qu’ils sont théoriquement rédacteurs et non conviés aux formations. M. Brus précise qu’il faudra introduire cette formation auprès de la DIFOR pour les secrétaires.

La DAJEC évoque la dernière note concernant les soldes de la classe 4 et la nécessité d’avoir, dans le cadre des remontées académiques, des comptes exacts. Il est précisé que notre préoccupation est identique afin que les collègues rencontrent des pratiques harmonisées lors de leur arrivée dans un nouveau poste.

Il est suggéré que toute nouvelle subvention déléguée par les services académiques précise le code activité, ce qui éviterait des pratiques fantaisistes de gestion par l’ordonnateur. Il parait nécessaire notamment de faire préciser les codes activités des subventions accordées dans le cadre des échanges internationaux (toutes les subventions DAREIC – OFAJ, etc.)

Analyse financière des EPLE : Ce document doit être fourni lors de toute demande de prélèvement à partir de 2016, nous échangeons sur la possibilité de responsabiliser les gestionnaires en le complétant eux-mêmes. En effet, la demande de prélèvement émane de l’ordonnateur, ce document sera réclamé par l’intermédiaire de DEM’ACT.

Nous informons la DAJEC de l’existence d’une fiche technique accompagnant cet outil, qu’il est nécessaire de communiquer à tous les établissements afin d’en expliquer le mode opératoire.

Les rapports avec les collectivités locales sont évoqués. Il serait utile que dans le cadre de groupes de travail DAJEC nous puissions évoquer certaines difficultés afin de sécuriser les prises en charge comptable (par exemple l’absence de notification du de subvention), problème d’interprétation ou d’application de la réglementation. Les difficultés rencontrées par les collèges cette année avec l’une des collectivités du territoire est évoqué.

Est évoquée ensuite la dématérialisation des factures pour 2017, une information sera portée auprès des gestionnaires. On souhaite une réunion des gestionnaires. Il est souligné que la précédente réunion s’est avérée utile et intéressante, l’actualité reste riche et il est nécessaire que tous les collègues y soient sensibilisés.

3/ Fonds de roulement et présentation COGEFI

Nous invitons John Morrow et Willy Marmol à échanger autour de leur pratique de COGEFI. Selon Willy Marmol, ce logiciel permet une analyse et une présentation des indicateurs financiers qui peut être très utile lors des comptes financiers, mais aussi en cours d’exercice.

Ce fichier est téléchargeable sur le site Espac’EPLE. Les importations de données peuvent se faire mensuellement. Il est suggéré à notre collègue d’organiser une rencontre pour les comptables volontaires, ce qui serait aussi l’occasion d’une réflexion à mettre en rapport avec le document d’analyse demandé par les services académiques pour tout prélèvement en 2016. Cette rencontre aurait lieu au retour des vacances de février.

4/ Questions diverses

Des collègues de l’Eure évoquent les difficultés budgétaires 2016 : la collectivité a retenu le critère de trésorerie pour procéder au calcul de la dotation de fonctionnement.

Des collègues de Seine-Maritime évoquent le manque de clarté du CRED du conseil départemental, ainsi que les difficultés financières que pourraient rencontrer les collèges par un manque de suivi de ces crédits en comptabilité de l’ordonnateur.
Quelques Informations sont communiquées sur Espac’EPLE et l’actualité en cours
Des informations pourront être envoyées directement aux adhérents.

L’assemblée générale nationale d’Espace est prévue le 13 mai 2016.

Les thèmes suggérés pour notre assemblée générale académique de juin :

  • information de la banque de France sur les procédures de surendettement. Nicole Roux avait eu un contact, il est possible de faire se déplacer le service afin d’apporter des informations sur les procédures, les pièces justificatives ; les agents comptables souhaiteraient échanger de façon à permettre une harmonisation.
  • la délégation est un thème qui revient également, il faudrait trouver un intervenant…

La réunion est levée à 17 h