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Compte-rendu de la journée professionnelle d'Espace Lille du 25 janvier (...) Compte-rendu de la journée professionnelle d’Espace Lille du 25 janvier 2017

mardi 7 mars 2017, par Emmanuelle Lemoine

La première journée professionnelle 2016-2017 d’Espace Lille a eu lieu au lycée Robespierre d’Arras le 25 janvier 2017 de 10h à 12h30.

Cinquante-deux agents comptables et fondés de pouvoir de l’académie étaient présents.

Le thème principal était l’apurement administratif. Ont ensuite été abordés l’application Chorus et le rapport de l’IGAENER sur l’évolution de la carte comptable.

1. L’apurement administratif

Intervention de Christophe Tricot.

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Focus sur l’apurement administratif

a) Observations liées au 416

Les documents des lycées BAGGIO ou PASTEUR pourraient utilement remplacer le tableau de suivi des créances du compte 416 issu de GFC. Il faut également veiller à formaliser la clôture du dossier. Si plusieurs personnes sont concernées par le suivi du contentieux, les documents sont à mettre sur le réseau.

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Tableau de suivi du 416
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Dossier créance contentieuse
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Dossier recouvrement

Sébastien Wafflart évoque la création d’une base Access de suivi des créances au lycée Labbé, fonctionnant à partir des données issues de GFC et permettant de réaliser des statistiques dans un tableur (base encore en test, mais qui devrait pouvoir être diffusée dans quelques temps).

Cette préoccupation est liée au calcul du FDR mobilisable, dans lequel les créances de plus d’un an ne doivent plus être prises en compte (notion de créances douteuses).

b) La chasse aux soldes créditeurs

Il existe plusieurs possibilités :

  • Devant une délibération valide du CA (acte non transmissible et exécutoire immédiatement) : prise en charge des écritures sans contrôle d’opportunité.
  • Demande de déspécialisation de crédits, par laquelle le financeur accepte la perte d’affectation initiale. La demande est à doubler par mail. En cas de silence après quelques mois, une respécialisation des crédits peut être proposée au CA.
  • Demande de respécialisation de crédits adressée par l’EPLE au financeur.

La prescription quadriennale ne s’applique pas aux fonds publics. L’EPLE n’a pas le droit de se considérer comme propriétaire de ce reliquat.

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Procédure pour les bourses non versées et prescrites
Extrait de la FAQ de la DAF sur les bourses

Enfin, il existe une dernière technique : le reversement spontané de l’agent comptable par un ordre de paiement du comptable ou conjoint ordonnateur/comptable. Cette technique est souvent pratiquée par les comptables des municipalités. La difficulté concerne la pièce justificative de l’ordre de paiement.

Exemple : la convention « politique de la ville » précise que les fonds non utilisés seront reversés ; la convention peut donc être utilisée comme pièce justificative de l’ordre de paiement au 4664.

Les fonds gérés par le GIP de Lille (CFA/MGI) peuvent être respécialisés.

Par contre, les crédits de bourses et de dépenses sociales ne peuvent pas être respécialisés et aucun ordre de recette exceptionnelle ne peut être passé. Le rétablissement de crédits peut être réalisé :

  • Au cours de l’exercice, via la comptabilité budgétaire
  • Sur l’exercice antérieur, sans écriture budgétaire

Attention : la DAF préconise officiellement d’attendre la prescription de la dette avant de rétablir les crédits de bourse.

2. Chorus côté comptable

Intervention de Daniel Orange-Levet

Il est important d’aller regarder fréquemment sur Chorus si une facture à été déposée.
Nous sommes censés refuser les factures papier si les fournisseurs sont concernés par l’obligation, et leur renvoyer les factures papier. Dans les faits, il semble judicieux d’accepter les factures papier mais d’avertir parallèlement les entreprises de leur obligation.

L’agent comptable et les personnes de l’agence comptable vérifiant les pièces des établissements rattachés doivent demander leur rattachement aux établissements rattachés. Les ordonnateurs ("Gestionnaire Principal" dans la terminologie Chorus) doivent accepter ce rattachement.

Il ne faut pas accepter les demandes de rattachement des fournisseurs aux structures que sont les EPLE. Les personnels de nos fournisseurs doivent demander le rattachement à leur structure, qui est l’entreprise dans laquelle ils travaillent.

Il arrive également que le RIB ne soit pas indiqué sur les factures. Le RIB n’est pas une mention obligatoire de la facture, mais c’est un élément formel du contrôle du caractère libératoire du paiement. Ce contrôle relève de la responsabilité du comptable, les agents comptables devant tenir un répertoire des RIB certifiés conformes.

Cette vision augure le passage en service facturier (qui devrait être généralisé en 2022). Un tel service facturier ne correspondra plus avec les vacances scolaires.
Dans ce cadre, l’ordonnateur procède à l’engagement et certifie le service fait.

Par ailleurs, un problème se pose s’agissant du calcul du délai global de paiement. En effet, la date de mise à disposition qui commence faire courir le délai n’apparaît pas sur la facture. Il revient donc à l’ordonnateur d’apposer la date de mise à disposition sur la facture réimprimée. Ceci peut être demandé par la convention de groupement comptable. L’agent comptable vérifie si cette mention est correcte, par sondage, et garde la trace de ce contrôle. Dans les évolutions de CPP, la date du service fait sera apposée sur la facture.

3. Lutte contre la fraude aux RIB : reportée à la prochaine journée

La jurisprudence est stable : le comptable est systématiquement déclaré responsable des paiements non libératoires.

Il est à noter que les assurances vont augmenter de 100 % en trois ans, notamment car les agents comptables sont de moins en moins nombreux et car la sinistralité explose.

4. Point sur le rapport de l’IGAENER 2016

Le rapport revient sur le resserrement de la carte cible opéré. Notre académie est dans la moyenne. Dans ce contexte, le comptable traite et analyse l’information comptable, mais ne la produit pas. Le rapport revient également sur la question de la séparation gestionnaire et comptable, sans vraiment y apporter de nouveauté.

S’agissant des modalités de calcul du FDR mobilisable, il conviendrait selon la méthode DGFiP d’en déduire les créances de plus d’un an. Cela permet de retracer des situations difficiles, même en cas d’excédent de FDR. Cette méthode de calcul est la conséquence du fait que l’on ne provisionne pas assez. Les deux méthodes de calcul sont disponibles dans la dernière version de COGEFI, téléchargeable sur OpenAcadémie.

Les données étant faussées par les reliquats de faibles montants, la définition de "ressources sous condition d’emploi" est susceptible d’être modifiée, de façon à rendre nécessaire le titrage des ordres de recettes dès réception des fonds. Cela permettrait d’être plus lisible d’un point de vue macroéconomique. Ainsi, le BFDR redeviendrait le vrai indicateur.

Ce rapport, moins critique que les précédents, souligne que la "nouvelle culture" est bien diffusée auprès des agents comptables, mais moins dans les établissements rattachés (ex : Odicé).

Une progression qualitative peut encore être opérée notamment si on observe le nombre de postes d’agent comptable d’université qui sont occupés par des comptables du Trésor. Une inspection a été commandée et devrait faire l’objet d’un prochain rapport portant plus spécifiquement sur les ressources humaines (parution prévue pour juin 2017).

Le rapport pointe le doigt sur le recrutement des agents comptables et insiste sur le fait que le chef d’établissement ne devrait pas participer à la commission de recrutement.

Propositions :

  • Un jury de recrutement pour les agents comptables (un agent comptable d’université, un ordonnateur, un secrétaire général adjoint...)
  • Participation d’un ordonnateur d’établissement rattaché au jury de sélection.

En ce qui concerne l’évaluation du comptable, l’académie de Nancy-Metz devrait tester l’évaluation des agents comptables par les services du rectorat.