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Compte rendu de l’Assemblée générale académique d’Espace Dijon le 14 décembre 2017 Lycée Vauban - Auxerre

vendredi 1er juin 2018, par Frédéric Brut

Un compte rendu qui s’est fait attendre d’une nouvelle assemblée générale académique où nous avons eu plaisir à nous retrouver.

La journée commence par un rappel de l’ordre du jour

1- Vie de la délégation

1-1 Les adhérents, comment récupérer les collègues absents ?
Un point rapide est donné du nombre des adhérents. Nous sommes plus de 50% d’adhérents pour notre académie avec une pointe à plus de 60% pour les comptables.

La liste des fondés de pouvoir est impossible à déterminer. En effet, la liste fournie par le rectorat était incomplète. La statistique est compliquée à obtenir et à définir.
Comment rattraper les collègues manquant que tout le monde connaît ? Il paraît en effet assez simple de se rapprocher des 100%, particulièrement pour les comptables.

Des collègues rappellent que la démarche, lorsqu’on arrive, n’est pas toujours facile à faire. Il faut peut être développer une démarche d’information auprès des nouveaux arrivants. Cette démarche passe par une nécessaire implication de tous. Par ailleurs, pour les nouveaux comptables, l’ESEN nous aide en nous permettant de les rencontrer.

Comment faire sur les anciens ? Est ce que l’information concernant la délégation doit être limitée aux seuls adhérents ? Peut être faut il particulièrement diffuser à tout le monde les invitations et compter sur un éventuel sursaut d’adhésion ?
Une première mesure est de diffuser la liste des adhérents aux adhérents pour que tous puissent relancer les non adhérents de leur entourage.

Il est aussi évoqué l’idée d’envoyer un sondage ? Connaissez vous Espac’EPLE ? Êtes vous intéressé ?

Il est aussi convenu de demander un temps d’intervention lors des réunions des comptables pour insister sur l’existence de la délégation académique.
Éventuellement il est envisagé la possibilité d’inviter tout le monde en début d’année scolaire pour une réunion d’information. Cela permet de répondre aux questions que certains se posent. Cela peut être complété par une présentation des dispositifs de la région, du rectorat plus une bilan de l’activité antérieure. Si l’organisation d’une telle réunion est difficile, peut être faut il formaliser une petite communication (newsletter, carte de vœu ?).

1-2 Séminaire national à Brochon
L’organisation d’un séminaire national sur le thème de la paye est annoncée. Ce séminaire se déroulera le 14 septembre 2018 au lycée Stephen Liégeard de Brochon.

Les collègues sont invités à bloquer la date car, au titre de la délégation, il est possible qu’il soit fait appel à leur aide pour les navettes, la prise de note, l’accompagnement des collègues qui viennent de loin…

1-3 Point AG nationale et académique
Les dates de l’assemblée générale à Paris ainsi que de l’assemblée académique sont rappelées.

Concernant l’ordre du jour de l’assemblée académique, et à propos de l’audit de la DGFiP, est il prévu d’avoir un témoignage du rectorat à ce propos ? Qu’est il fait dans le cas d’un audit compliqué ? Le rectorat sera invité comme chaque année, et nous demanderons que soit préparée une intervention sur le sujet.
Il est possible aussi d’inviter l’inspecteur général attaché à l’académie.

Concernant les audits, il faut aussi que la question soit posée au moment de la réunion des comptables. Il faut aussi revenir sur la lettre de mission de l’intérim et des comptes à rendre à la suite de l’intérim. En effet, ces sujets sont régulièrement évoqués sans qu’il ne ressorte une réponse satisfaisante.

1-4 Demande d’audience auprès du secrétariat général
Une audience auprès de Mme la Secrétaire Générale sera demandée au retour des congés de fin d’année.

La question précédente doit être abordée au moment de l’audience. Comment un audit peut être mauvais et être sans effet ? Comment gérer un intérim et définir une lettre de mission avec un retour ?

Pour cette audience, nous allons demander à tous les collègues qu’elles sont les difficultés qu’ils rencontrent et demander des retours au rectorat par rapport à ces cas précis. La demande de constitution d’une équipe d’aide et d’audit sera renouvelée. Il pourrait aussi être demandé à ce qu’un attaché auprès de la DAF5 soit configuré aide et soutien.

1-5 Open carte comptable
Une présentation d’un outil qui permettra d’avoir un état détaillé de la carte comptable est faite. Il peut s’agir d’un outil d’aide à la décision pour les mutations par exemple.

En cours de développement, il est prévu d’ajouter le volume financier des établissements.

1-6 Franche-Comté
Il est convenu de relancer Jérôme Sorre pour une réunion commune dans un an.

1-7 Aide sociale aux agents
Ce sujet est proposé à la demande de Stéphane Pairot qui considère, avec Fabien, que la préconisation du CRBFC n’est pas bonne.

Ils ont décidé d’attendre le versement pour les agents et de l’affecter directement aux comptes individuels sans faire des modifications de tarif. L’idée est d’attendre de recevoir l’argent. Il apparaît néanmoins difficile de verser à ceux qui n’ont pas mangé.

Historiquement, il semble que les collègues de Franche-Comté devaient transmettre la liste des agents ayant pris un repas. Mais le système de donnait pas satisfaction. D’où cette solution.
Il est constaté un risque de disparité de fonctionnement entre les établissements en même temps qu’une profonde insatisfaction sur le règlement de la restauration par le CRBFC.

Nous convenons de déléguer au bureau académique la mission suivante : obtenir sur les six mois à venir une position commune ou souhaitée par l’association pour négocier avec la région ensuite.

Il faut aussi revenir sur les délégations de crédit du rectorat vers les établissements du second degré pour le premier degré où, là encore, l’insatisfaction règne. Il est particulièrement désagréable de devoir répondre dans l’urgence à des dispositifs juridiquement peu sûrs.

2- Owncloud

Olivier Malfait intervient sur cette partie. Ce qu’il présente va entre en service à compter du basculement 2018.

Pour demander la création de l’accès au cloud, il faut faire une demande d’assistance avec constitution de la structure auprès de la DSI. Le cadre est défini conjointement avec celle-ci. Il faut ensuite lister les utilisateurs avec les adresses mail académiques. Tous reçoivent une charte qu’ils doivent absolument valider.
Identifiant et mot de passe sont identiques à l’accès au PIA.

Une fois dedans, il a été créé un dossier par établissement et un dossier « généralités » commun à tous. La DSI ne veut pas d’un outil de synchronisation donc les documents peuvent se déposer un par un et doivent être préalablement enregistrés sur un support particulier (le bureau du poste de travail, un dossier dans le partage….).

Les droits d’accès sont définis par l’administrateur du cloud. Il peut y avoir plusieurs administrateurs par cloud.
Pour le lycée Jacques Amyot, il y a huit dossiers par établissements :

  • documents de référence (acréditations…) ;
  • comptabilité (budgétaire et générale… mandats, ordre de recettes etc en version pdf) ;
  • ALISE/TBS ;
  • documents de travail (doc temporaires) ;
  • régies ;
  • voyages ;
  • patrimoine ;
  • autres documents (notifications de subvention…)

Il faut formaliser les noms des documents déposés, la nomenclature des pièces. Et ce point est très important pour pouvoir les retrouver (numéro RNE, date, n° de bd, n° de mandat…). Il peut y avoir des alertes à chaque fois d’un doc est déposé.

Olivier considère qu’il s’agit d’une bonne base pour le contrôle interne. Le contrôle des mandats se ferait sur les doubles en format pdf et non sur les originaux qui ne seraient plus touchés. Ainsi, le contenu du document dématérialisé sera contrôlé et jugé conforme par rapport à l’original.

Les chefs d’établissement ont accès au cloud. Pour 10 établissements, il a fallu répertorier 42 utilisateurs.

Il est proposé qu’Olivier et Fabien fassent un bilan d’utilisation après six mois à l’assemblée générale académique.

3- Comptabilités annexes

Marie-José Bourgeois présente Alise et Patrick Gallet présente TurboSelf.

Note du webmestre : ne sont pas présentés ici les trois autres logiciels connus sur le marché du contrôle d’accès à la DP, cités par souci d’équité :

Alise, présentation des points de vigilance

Powerpoint - 6.5 Mo
Présentation logiciel Alise

Les deux comptabilités doivent être arrêtées en même temps. Au moment où la compta annexe est arrêtée, l’établissement n’y touche plus tant que l’agence comptable ne valide pas.

Ce qui doit être demandé : la liste des créances, la reconstatation en cours, les transferts d’argent de date à date. Pour ce dernier document, il faut commencer par utiliser la fonction « opération groupée » pour les transferts. Il faut absolument que le service valide les opérations en fin de période. Alors les écritures sont figées. Si le report sur une position de comptes n’est pas identique au solde de la période antérieure, c’est que la validation n’est pas faite. Les encaissements trésor, les aides sociales sont plutôt à retrouver dans « régul ».

TurboSelf
Le logiciel est utilisé pour les droits constatés et l’accès au self pour le lycée Mathias.

Powerpoint - 9.9 Mo
Présentation logiciel TurboSelf

Dans un établissement rattaché, il y a aussi gestion des voyages. La clef, c’est que l’équipe s’entende et communique bien. Avantage : plus de convivialité, plus de traçabilité (historiques, éditions détaillées…), plus de fonctionnalités (extractions multiples, réactivité de l’éditeur…).

Point important : rigueur et communication. Il faut veiller à la parfaite concordance des bases BEE et Turbo. Il faut assurer la cohérence avec GFC. La situation reste délicate avec les établissements rattachés. Un outil intéressant : fichier/liste des modifications

Une difficulté est dans l’absence de connaissance de l’outil par rapport à la comptabilité. Et il faut reconnaître que sur l’ensemble des présents utilisant ces outils, de nombreuses difficultés ont été remontées. Au point que certains envisagent un retour vers des modules type GFE ou une réduction de l’utilisation de ces outils.

La séance se termine sur ces constats.
Fabien et Olivier sont chaleureusement remerciés ainsi que Valentin Estève, gestionnaire du lycée Vauban.

Nos remerciements seront aussi transmis aux membres de l’équipe pédagogique et aux élèves du restaurant d’application du lycée Vauban qui nous ont accueillis pour un repas de fête à midi.