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Compte-rendu de la journée d'échanges professionnels d'Espace Lille (...) Compte-rendu de la journée d’échanges professionnels d’Espace Lille le 4 avril 2018

Le pilotage de l’agence comptable par le conseil d’agence comptable

jeudi 24 mai 2018, par Emmanuelle Lemoine

Vingt-deux membres de l’association lilloise se sont réunis le 4 avril 2018 au lycée professionnel Henri Senez d’Hénin-Beaumont sur le thème du pilotage de l’agence comptable par le conseil d’agence comptable.

Même si ce n’est pas une obligation légale, la tenue de réunions d’agence comptable est fortement recommandée. En effet, cela apparaît dans les rapports de l’inspection générale, et leur absence génère un risque dans Odicé.

Quatre interventions ont lieu pour présenter différentes pratiques.

1. Jean-Maxence Dupré, du lycée Emile Zola de Wattrelos, n’en fait pas ou peu

La première raison est le manque de personnel, avec seulement 2,5 personnes affectées dans son service.

Au sein de son agence, les décisions sont plutôt prises lors de relations bilatérales (information descendante avec possibilité de remontées). L’absence de réunion d’agence comptable est due à la typologie du groupement comptable, à savoir une cité scolaire et une trop grande hétérogénéité, voire un décalage, entre les adjoints-gestionnaires.

A l’heure actuelle, aucun adjoint-gestionnaire et aucun ordonnateur n’ont réclamé la tenue de telles réunions.

Pourtant, le principe figure dans la convention du groupement comptable, et Jean-Maxence Dupré a conscience que ce point est primordial, notamment dans le cadre d’un audit participatif. Cela pourrait être l’occasion de réunir les ordonnateurs, de leur faire prendre conscience de leurs responsabilités, et de les sensibiliser, notamment en cas d’adjoint-gestionnaire défaillant.

Pour un autre collègue, c’est le désintérêt total des ordonnateurs qui l’a amené à progressivement arrêter cette pratique.

Il apparaît évident que les établissements défaillants ne peuvent être traités collectivement. Il faut éviter de discriminer les collègues en difficulté ou qui peuvent avoir hérité d’une situation complexe.

Paradoxalement, dans un groupement hétérogène, l’organe collectif peut générer une synergie ; les meilleurs peuvent s’exprimer et aider les adjoints-gestionnaires sous-performants. Lorsque le message n’est pas porté par l’agent comptable, mais par un autre collègue du groupement, cela peut être plus acceptable ou plus facilement entendable. Cela peut aussi permettre de mutualiser certains outils.

Karine Verchain, du lycée Marguerite Yourcenar à Beuvry, réunit de manière différente les établissements. Elle organise ainsi un premier conseil d’agence plus politique avec les ordonnateurs, puis un second conseil plus technique avec les adjoints-gestionnaires, voire avec les personnels d’intendance selon l’ordre du jour. Les thèmes abordés sont concrets et variés. Par exemple, Karine Verchain a proposé une charte de voyages qui a ensuite été débattue collectivement. Parfois, il s’agit presque de formation. C’est le cas de la gestion des bourses sur SCONET.

Enfin, il pourrait être intéressant de faire des conseils inter-agences afin de développer le réseau des personnels, d’élargir le périmètre du conseil comptable ou financier sur le modèle des FIL « formations d’initiative locale ».

2. Richard Baillez, du lycée Louis Blaringhem à Béthune, réunit un seul conseil d’agence sous la forme d’une assemblée générale, pour une information plus descendante et moins participative.

Il s’agit à la fois d’une réunion de pilotage et/ou de (re)cadrage.

Cette unique réunion se tient une fois pas an, au cours des premières semaines de la rentrée de septembre. Elle apparaît pour lui comme une nécessité, compte tenu des sept établissements rattachés et des dix personnes de l’agence comptable. Elle réunit tout le personnel des établissements (ordonnateurs, adjoints-gestionnaires, personnels d’intendance). Il ne semble pas que les ordonnateurs soient très impliqués. Certains viennent, mais peu.

Au cours de son intervention, Richard Baillez :

  1. rappelle rôle de l’agent comptable
  2. énumère les contrôles réglementaires
  3. demande les accréditations si de nouveaux ordonnateurs sont nommés
  4. remet une liste nominative des personnels de l’agence avec les interlocuteurs privilégiés de chaque établissement et leur ligne directe
  5. aborde un volet « statistiques chiffrées » :
    1. volume des documents traités : nombre de documents traités par établissement et pourcentage, poids de chaque établissement
    2. statistiques sur les délais globaux de paiement (calculés par sondage sur 25 factures à chaque mandatement)
    3. statistiques et analyse des rejets et de leur motif, et comparaison par rapport aux deux années précédentes
  6. rappelle les consignes visant à simplifier les contrôles de l’agent comptable (ex : souligner le RIB, noter le code d’activité en commentaire…)
  7. rappelle les pièces justificatives attendues, notamment pour les contrats et conventions même s’ils ont déjà eu une notice
  8. communique le calendrier pour les droits constatés, ainsi que les règles relatives aux remises d’ordre
  9. rappelle l’obligation de mise à jour des inventaires par rapport au logiciel d’une part, par rapport à l’inventaire physique d’autre part
  10. communique les dates prévisionnelles des comptes financiers
  11. aborde la maîtrise des risques comptables et financiers avec l’outil Odicé à remplir/actualiser et à renvoyer à l’agence comptable.

Le collègue réfléchit à l’organisation d’une journée plus thématique.

La trame de son intervention, ainsi que les trames statistiques (tableur Excel) pourront être diffusés avec l’accord de Richard Baillez.

3. Christophe Tricot, du lycée Louis Pasteur à Lille, présente une méthode intermédiaire avec des conseils d’agence plus réguliers, mais moins formels

Ces conseils sont perçus comme des outils de pilotage et de gestion du réseau.

La pratique a évolué au fil du temps. Au début, les réunions étaient plutôt informelles et les adjoints-gestionnaires étaient conviés par courriel. Cette pratique s’est essoufflée car la parole était monopolisée par les établissements présentant des difficultés structurelles.

A présent, Christophe Tricot et sa fondée de pouvoir alimentent au fur et à mesure un ordre du jour, et déclenchent une réunion lorsque celui-ci est suffisamment nourri. Un compte-rendu est formalisé et diffusé avec, en annexe, les pièces cadres.

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PV du conseil d’agence

L’évolution principale consiste à présent à y intégrer activement les ordonnateurs, même si un document type « main courante » avec des codes couleurs permet déjà d’alerter l’ordonnateur par la rédaction d’un mémoire en cas de défaillance d’un adjoint-gestionnaire.

Ont ainsi pu être présentés la nouvelle convention de groupement qui a laissé la place aux conventions bilatérales, ainsi que le contrôle interne budgétaire. Ces réunions ne se tiennent plus forcément à l’agence comptable et peuvent être accueillies dans un établissement rattaché.

Les perspectives d’évolution recherchées sont les suivantes :

  1. amélioration de la cohérence des thématiques
  2. élargissement du conseil d’agence aux équipes (collaborateurs que les adjoints-gestionnaires souhaitent inviter) mais sans ordonnateur
  3. compilation de l’ensemble des procédures dans un « carnet de liaison de l’agence comptable »

Bruno Denimal, du lycée Jean Bart à Dunkerque, présente et « valide » les fiches de procédure lors de ses réunions de conseil d’agence. Afin de faciliter la venue des ordonnateurs, il effectue un sondage sur les dates.

4. La dernière intervention, présentée par Emmanuelle Lemoine pour l’agence compable du lycée Edmond Labbé à Douai, représente la pratique la plus aboutie

La structuration de l’agence est très élevée. Le conseil d’agence comptable (CAC) est intégré dans la démarche de qualité comptable et assure la liaison entre le pilotage de l’activité comptable et le travail organisationnel du contrôle interne comptable.

La typologie du groupement est particulière : sept établissements, dont quatre gérés sur place, et un GRETA. Le socle qualité comprend plusieurs phases : diagnostic, plan d’action et évaluation.

En février et mars ont lieu les dialogues financiers entre l’agent comptable, les ordonnateurs et les adjoints-gestionnaires afin de préparer les rapports sur le compte financier.

En mai et juin sont réalisés en alternance les contrôles sur place et les diagnostics Odicé.

En septembre et octobre se déroulent les dialogues de gestion individualisés au cours desquels sont présentés aux ordonnateurs et aux adjoints-gestionnaires les taux de conformité en dépense et en recette, ainsi que le taux de risque Odicé.

Le CAC est réuni en juin (bilan et synthèse, présentation des statistiques et anomalies) et en décembre avec un ordre du jour alimenté au fil de l’eau.

Parallèlement, toute l’année, se réunissent des groupes de travail au besoin, par exemple sur les pièces justificatives. Les travaux de ces groupes sont présentés au conseil d’agence suivant. L’agent comptable met également en place des audits thématiques.

Cette démarche très avancée peut se heurter à des problèmes d’adhésion des collègues adjoints-gestionnaires qui sont peu habitués au dialogue de performance. Les statistiques sont parfois perçues comme un jugement et une remise en cause des personnels. Il faut donc trouver un équilibre entre des conseils d’agence directifs et descendants et une dynamique vertueuse.

Powerpoint - 1.8 Mo
Présentation CAC
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Compte-rendu du CAC
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Plan d’action 2016-2018