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Espace Orléans-Tours 45 le 7 mars 2013 : voyages et sorties, contrôle de légalité

jeudi 4 avril 2013

Les adhérents du Loiret d’Espace Orléans-Tours se sont réunis le 07 mars 2013 au lycée professionnel Maréchal Leclerc de Saint Jean de la Ruelle. Les objectifs de la réunion étaient :

 Faire un état des lieux (tour de table des sept agences comptables représentées, échanges…). Comme lors de la réunion au lycée Benjamin Franklin, nous nous réjouissons de la présence de membres des équipes des agences comptables.
 Apporter une aide technique (réponses à questions)
 Propositions de solutions collectives

1/ Voyages et sorties dans AP

Si certaines opérations comptables ont déjà eu lieu, il est trop tôt pour voir les impacts de la RCBC sur les voyages et sorties. La prise en charge reste recommandée même si certains collègues ne l’appliquent pas toujours notamment pour les petites sorties.

Pour les codes d’activités notamment en recettes (identification du voyage, voyages obligatoires ou sur subventions spécifiques…), le problème de la lisibilité des opérations se pose : ressources affectées, sorites obligatoires,… Nous rappelons la nécessité du respect de la règlementation sur la programmation annuelle des voyages et sorties.

Certains établissements ont cette programmation dès le budget initial et la marge de manœuvre pour les imprévus n’existe que pour les sorties obligatoires (compte 6245). Cette méthode, qui plus est, permet d’être en adéquation avec les règles sur les marchés. Force est de constater que les « cultures et politiques » d’établissement varient d’un établissement à un autre (certains ont des chartes très détaillées, un programme annuel fixé avant le vote du budget…). Une démarche collective en concertation avec les services académiques rationaliserait et optimiserait sensiblement la prise en charge financière des voyages et sorties scolaires.

Concernant les trop-perçus, la multiplicité des remboursements par ordre de paiement est jugée trop chronophage tant la procédure est lourde. La question des tarifs fixes est posée (point de règlementation clairement défini dans le B.O.E.N en septembre 2011). Le juge du compte ferait sans doute une observation de gestion mais ne « sanctionnerait » pas un comptable qui aurait pris en charge un encaissement « moindre ». En revanche en cas de « déficit » un vote du conseil reste, il va sans dire, absolument nécessaire pour modifier un tarif à la hausse. Il en est de même pour toute modification substantielle du montage financier (ressources nouvelles : nouvel acte).

Le financement par le F.S.E. a été largement évoqué. Des contacts avec les autorités de contrôle sont nécessaires tant les pratiques fortement ancrées dans les mentalités font que les montages financiers sont souvent « illégaux » (différenciation entre les élèves adhérents et non adhérents). En outre la gratuité pour les accompagnateurs qui apparait sur certaines factures doit être « redistribuée » pour tous les participants (formalisation dans un certificat administratif). La règle absolue de la part accompagnateur doit être toujours suivie le cas échéant.

2/ Contrôle de légalité

Si le contrôle de nos actes administratifs et de nos pièces budgétaires effectué par la DAJ 2 est très pointu, nous soulevons le souci que peut poser parfois celui fait au niveau départemental. La délégation académique d’Espac’EPLE avait déjà soulevé le problème lors de sa rencontre avec M. le secrétaire général d’académie (avec la DAJ et la DOS). Des budgets et DBM pour vote (ouverture d’un N3/74421, contribution entre chapitres omise…) mais surtout des actes (tarifs adhérent et non adhérent, acte rétroactif, tarif maximum, pièce financière voire contrat ou convention non envoyées avec acte …) sont ainsi validés.

Espace souhaiterait une harmonisation de ce contrôle et propose volontiers sa collaboration pour ce faire, comme c’est encore le cas pour la RCBC. Nous soulignons par ailleurs la qualité des relations que nous entretenons avec tous ces services. Cette demande des collègues doit être de nouveau relayée par la délégation académique, ce qui n’empêche pas les initiatives individuelles quand nos situations peuvent l’exiger (acte rendant malaisé le financement d’un voyage ou d’une sortie).

Les conseils des comptables sont primordiaux dans ces cas de figure pour accompagner les gestionnaires des établissements rattachés lors de la saisie des DBM rectificatives (écritures en moins…) lorsque cela est encore possible (y compris techniquement). L’aide des collègues chevronnés est assurément aussi une solution. Nos échanges par courriel l’attestent.

3/ Questions diverses

La disparition de l’EPCP ainsi que tout ce qui a trait aux marchés publics est aussi abordé. La circulaire de la DAF A3 soulève de nombreuses interrogations et interprétations en particulier pour les abonnements. Il est rappelé que plusieurs points de la règlementation se chevauchent : autorisation de passer des marchés, légalité des clauses, pièces justificatives de l’instruction comptable, etc.

La délégation du Loiret souhaiterait qu’Espac’EPLE intervienne auprès de la région concernant sa politique tarifaire du SRH (fond et forme) : tarifs en adéquation avec la réalité économique (problème du crédit nourriture) voire juridique (tarif des agents de la collectivité).

Le vol du coffre d’un établissement dans l’académie soulève de nombreuses questions : pratiques des gestionnaires : caisse faite … dans la semaine ou pire ; quels contrôles sur place par ex les stocks, l’adhésion à l’AFCM ; ce qui est demandé lors des audits de la DGFIP

Prochaine réunion

Elle est prévue en mai (date pas encore déterminée) au lycée Durzy à Villemandeur, ordre du jour :

 fondé(s) de pouvoir et personnels de l’agence comptable (fléchage des postes, fiches de postes, stabilité des équipes, professionnalisation des personnels ...) notamment dans le cadre de la carte comptable
 le CIC ... dès la phase de l’ordonnancement : le GM et l’ordonnateur en question (connaissances juridiques et comptables dans les ER dont le nôtre)/ les outils du CIC utilisés dans nos agences
 anticiper Dem’act
 marchés publics et groupements d’achats (préparer une réunion avec des collègues du 28 très en avance à ce sujet, Mélanie Bignon de Nogent le Rotrou est partante)
 audits de la DGFiP et examen de la CRC (expériences et conseils)

A toutes fins utiles :

http://pia.ac-orleans-tours.fr/gestion_des_eple/

http://www.gestionnaire03.fr/page890.html