Réunion des comptables à la DDFIP 93 le 12 octobre 2011

Nota : il est possible que des noms propres soient mal transcrits, nous n’avons pas trouvé encore l’occasion de les vérifier tous

Nous sommes accueillis par M. Defays, directeur du pôle gestion publique. La précédente réunion de ce type a eu lieu deux ans auparavant ; depuis a eu lieu la fusion des services en DDFIP, regroupant désormais 2300 agents dans le département. Parmi les missions de la direction départementale, figurent le soutien, l’appui, et le contrôle des agents comptables d’EPLE.

1a Sur les comptes financiers de nos établissements : la procédure

M. Marquet nous rappelle les règles en vigueur, notamment en termes de délais. Pour la DDFIP, notre compte financier est le seul outil tangible permettant d’appréhender la gestion des EPLE et les difficultés des comptables

Lorsqu’un compte n’est pas rendu le 30 juin, un premier message est envoyé, maintenant par courriel. Les comptes arrivent massivement entre le 15 juin et le 14 juillet.

Les points de contrôle, suivant l’instruction 005M9 : balances, reprise bilan, régularité du sens des soldes, présence et conformité des pièces générales.

Lors du contrôle, deux tableaux renseignés : celui des anomalies, et celui retraçant les dépenses. Ensuite le service procède à la transmission, en l’absence d’observations (un quart des comptes soumis), ou bien envoie un bordereau. Une réponse apportée aux observations est immédiatement traitée, mais elle peut cependant faire rater un départ de comptes vers la chambre régionale des comptes,et donc retarder le tout.

Dans le cas où il n’y a pas de réponse donnée aux observations, après trois relances écrites ou téléphoniques, le compte est envoyé en l’état à la CRC.

Le service utilise une application de suivi du traitement, qui donne un tableau de bord et permet de conserver la traçabilité des opérations et relances.

1b Le résultat des contrôles sur les comptes financiers

Mme Amouriq présente le résultat des contrôles du service. Elle les présente en trois catégories : observations sur les comptes, sur les pièces générales, et sur la présentation matérielle.

Sur les comptes, les observations sont trop souvent encore des problèmes de reprise des bilans d’entrée non conformes au bilan de sortie. La réglementation est stricte : il faut tout reprendre au même compte (sauf les 4112 devenant 4111 etc.), et pour la même somme.

Mme Amouriq s’étonne aussi de constater des dépassements de crédits budgétaires. Mais le plus souvent, ils trouvent des soldes anormalement débiteurs ou créditeurs. En général la réponse donnée est que l’opération a été régularisée ultérieurement, mais on trouve aussi de véritables anomalies. Sur les comptes de tiers, il leur est possible de remarquer beaucoup de sommes anciennes pas régularisées. Il ne faut pas les laisser traîner, il faut apurer.

Anomalies sur les pièces générales : souvent des pièces manquantes, comme des accusés de réception pas joints au budget ou aux DBM DBM. La réponse est souvent la lenteur des retours.

M. Fuzeau, représentant la DACSES du rectorat de Créteil, précise que les accusés de réception sont normalement adressés via la navette, mais qu’en cas d’urgence, il est possible de demander à son service de procéder autrement.

Chantal : Il est parfois difficile d’obtenir des ordonnateurs les documents. Ils ne savent pas à quoi ces documents servent, parfois ils finissent par nous arriver, parfois non. La DACSES pourrait-elle en envoyer copie conforme aux comptables, ou transmettre les actes avec une notice à l’attention des ordonnateurs ?

Il est suggéré que les comptables provoquent une réunion avec leurs ordonnateurs et leurs gestionnaires, mais aucun collègue présent ne pense une telle chose réalisable. Il faudrait les rencontrer en tête à tête successivement.

Étienne indique qu’il n’a pas trouvé d’autre solution raisonnablement sûre que bloquer toute exécution budgétaire sans avoir obtenu 100% des documents budgétaires. Les documents complets signés et leurs accusés de réceptions sont réclamés en accompagnement de chaque transfert de fichier de budget, sans quoi tout mandat est mis en attente.

Toutes les DM, soumises ou non au vote du CA, doivent être jointes : la DGFIP les recompte. Certains se trouvent confrontés au problème de GFC qui n’autorise pas de réimprimer les DM : le service informatique du rectorat peut piocher dans la base et reconstituer la pièce. Le plus sûr est d’en conserver une édition virtuelle à l’aide d’un logiciel de type PDF-Creator.

États de solde pièce 19 : devraient permettre de reconnaître le nom des créanciers. Souvent ils ne comportent pas assez de détails, ou bien manque l’année d’origine de la créance. Les intitulés « divers » sont à proscrire. On retrouve aussi des sommes très anciennes. Les subventions devraient être restituées, ou l’autorisation de les réutiliser devrait être obtenue. Il faut apurer les créances frappées par prescription quadriennale.

Remises de service : la pièce P 615 A est très souvent manquante. Le modèle n’est pas fourni, et pas présent non plus dans GFC. Il pourrait être joint à la circulaire annuelle sur la présentation du compte financier émise par le rectorat. A ne pas confondre avec P615 de l’ordonnateur.

Ève : nous prenons soin de mandater en fin d’exercice des dépenses qui seront prélevées en général début janvier. Il est regrettable qu’en prenant cette précaution, on se fasse reprocher un solde anormalement créditeur au compte 4721.

La DGFIP fait le rapprochement et peu comprendre. La solution ne serait-elle pas de mettre ces sommes au compte 4081 ?

Étienne : comment interpréter les informations qui nous sont demandées sur la pièce 17, situation de compte DFT. Doit-on y porter les bordereaux de chèques et disquettes émis en toute fin d’exercice et exécutés en janvier par la DGFIP, ou bien seulement d’éventuels litiges entre le comptable et le DFT sur le montant du compte ?

La pièce 17 sert bien à retracer les opérations en cours. En revanche, il est demandé de confirmer et retourner sans délai, la situation de compte DFT : il ne devrait pas y avoir de litige. Si la pièce 17 n’a pas été visée, le service régies-EPLE peut s’adresser au service voisin, mais parfois le temps de cette démarche fait perdre une occasion de faire partir le compte à la CRC, c’est dommage.

En cas de mutation : tout nouvel agent comptable doit produire une copie de son acte de nomination, de son cautionnement et de sa prestation de serment. Les comptables entrant dans ces fonctions doivent faire la demande de cette prestation de serment. Dans le cas d’une gestion scindée, ce qui est le plus souvent le cas, le cofi doit comporter le PV de remise de service, la procuration du comptable sortant, et l’attestation P615 de l’ordonnateur.

Sur la présentation matérielle  : il manque souvent la pièce générale n°20, l’état de solde des valeurs inactives. Ce document doit impérativement être fourni, même s’il est un état néant.

Parfois il manque des signatures, notamment sur les états de solde. La balance 2 à 8 + 26 doit être fournie en double exemplaire, dont un sera conservé à la DGFIP pour la comparaison avec les bilans d’entrée de l’année suivante.

Présentation des liasses : attention au poids maximum et à l’encombrement, épaisseur 10 cm. À la CRC, les systèmes d’archivage ne permettront pas de faire rentrer des liasses hors gabarit dans les rayonnages. Bien faire un noeud administratif, permettant d’ouvrir et refermer simplement les liasses.

1c : Nos comptes à la chambre régionale

Le 30 juin, 130 comptes déposés sur 200 établissements (sur 188 EPLE), soit 65 %. Au 14 juillet, 80 %, en progrès par rapport à l’année dernière. Au 30/09, 177, 182 comptes à ce jour, soit 91 %. Il est très souhaitable d’obtenir 100 % à la fin de l’année. Un quart des comptes a été sans observation. S’il y a des observations, en moyenne il y en a deux.

Selon l’instruction 002M9 du 8 jan 2009 ; article 63 de la loi de finances 63-156 janvier 1963, il nous faut émettre sur les comptes que nous reprenons des réserves expresses, précises et motivées. Seul le juge du compte peut dégager la responsabilité du comptable entrant sur les anomalies alléguées. Le délai normal de 6 mois est prorogeable par demande écrite et motivée envoyée à la DGFIP sous couvert du recteur.

En 2010 : 12 comptables étaient nommés sur de nouveaux établissements. Quatre d’entre eux n’ont pas formulé de réserves, huit comptables l’ont fait, concernant 10 établissements. Les réserves portent en général sur des états de développement de solde trop imprécis, l’absence d’informations permettant d’assurer des relances, des DAO non régularisées, des diligences non effectuées, et enfin l’absence d’inventaires.

La CRC a remarqué que demeurait la tentation d’émettre des réserves d’ordre général. Les réserves doivent être motivées et précises, et des déclarations d’ordre général ne sont pas recevables. De plus, les réserves ne vous dispensent pas de trouver des solutions aux problèmes.

Saadia : un nouveau comptable entrant dans la fonction n’a aucune chance de pouvoir formuler des réserves pertinente. Le tutorat ne permet qu’imparfaitement de répondre à ce problème.

Bilan des jugements CRC : à ce jour en 2011, 26 jugements ont été rendus. En 2009, on comptait 41 jugements. Il n’y a plus de jugements provisoires suite à la récente réforme des juridictions financières.

Certains donnent lieu à décharge, mais parfois à amende ou débet. En 2011, aucune amende n’a encore été prononcée (11 en 2010). En 2011 à ce jour, 4 décharges, 9 en 2010, 9 en 2009. Aucun dossier de remise gracieuse à ce jour, mais un débet concernant des exercices 2000-2001. En 2009, on avait compté quatre débets sur des comptes remontant à 1999-2003.

Les débets ont concerné :
– plus de recettes que de mandats sur une subvention de fonds social
– sur un compte 4011 (fournisseurs ex ant) : solde débiteur non justifié et subsistant, révélant une somme payée irrégulièrement sans émission de mandat
– 4111 familles ex ant : solde débiteur non expliqué, créances non identifiées irrécouvrables
– 416 : solde non justifié, aucune information sur l’origine des sommes
– 4631 : solde débiteur inexpliqué, non justifié
– chèques impayés 5117, solde sans indication sur l’identité des débiteurs, sur les mesures entreprises...
– paiement au mauvais créancier, non libératoire (facture d’eau payée à l’EDF)

La CRC fait passer un message : les difficultés rencontrées avec les ordonnateurs ou du personnel non formé, avancées dans la non-régularisation des comptes, ne sont pas recevables, car ne relèvent pas de la force majeure.

Rappel des points de contrôle incombant au comptable :
– qualité de l’ordonnateur
– disponibilité des fonds
– existence et disponibilité des crédits
– bonne imputation budgétaire
– caractère libératoire du règlement
– validité de la créance, dont service fait, exactitude calculs liquidation, pièces justificatives
– pratiquer les règles concernant la déchéance ou la rescription

L’agent comptable doit suspendre le paiement quand ses contrôles ont trouvé des irrégularités.

Discussion sur la qualité de l’ordonnateur : il est rappelé que la récente évolution de la réglementation permet à un ordonnateur de déléguer sa signature (pas sa responsabilité). Le comptable aussi peut le faire lorsqu’il est empêché.

2 Vie des comptes DFT

Mme Schair, récemment arrivée dans le service, remplacera M. Sonko. Il est recommandé de prendre contact et rendez-vous pour aller plus loin dans la satisfaction des besoins.

Une revue des dossiers des comptes DFT est en cours. Il est demandé qui ne dispose pas de l’interface web DFT-net, car certains encore ne l’utilisent pas.

Remises de chèques : il est très vivement souhaité que les bordereaux de remises de chèques soient adressés en double. Des contrôles de la part ces comptables sont indispensables préalablement à la remise : indiquer l’ensemble des mentions indispensables.

Numéro du chèque, banque tirée, émetteur chèque. Le numéro de chèque ne peut être saisi dans nos logiciels comptables. Un collègue saisit ce numéro avec le nom du tireur, mais c’est un détournement du logiciel qui posera des problèmes pour la recherche historique des opérations. A défaut, il peut être utile de conserver des copies des gros chèques.

Des afflux importants de remises de chèques parviennent à la DGFIP, il serait utile de lisser cette activité. La DGFIP est à jour sur le traitement des chèques, le jour même. Les comptes sont crédités 3 jours plus tard.

Dominique : les délais d’exécution des prélèvements sont très lents et compliqués à gérer ; il faut que leur date arrive assez précisément le 5 du mois, le jour des allocations familiales.

Mme Schair : votre travail doit seulement d’intégrer dans les calendriers de la Banque de France. Il y a 4 jours de délai. Le crédit n’est porté sur votre compte qu’au retour des fonds par la Banque de France, c’est une question de délai normal.

Dominique : Nous avons avec le prélèvement une masse d’impayés plus élevée qu’avec les chèques, et qui nous parviennent avec retard. Pour ces raisons, alors que je suis partisan du prélèvement, j’ai du renoncer à le mettre en place dans les établissements rattachés. Le règlement carte bancaire serait plus sûr. Aussi bien sur les rejets de chèques que de prélèvements, nos relevés de compte ne permettent pas d’identifier les rejets.

Mme Schair : dont acte, il nous faut améliorer la pertinence de cette information. Alertez-nous des difficultés de ce type que vous pouvez rencontrer.

Dominique : des chèques refusés ont été égarés. Il se pourrait que des documents soient transmis dans les établissements, et non pas à l’agence comptable. Ou pas envoyés du tout, des choses ne nous parviennent jamais. Or les bordereaux de rejet de prélèvement sont une pièce justificative importante pour nous, en comptabilité et pour les poursuites.

Mme Schair : on pourrait vous envoyer des choses par courriel, il nous faut prendre contact pour prendre vos adresses. En revanche, pas de transmission de pièces jointes possible dans DFT-net, cette interface ne le permet pas à ce jour.

Eve : la représentation automatique des chèques refusés : cette procédure est trop longue, et nous empêche dans les faits de récupérer l’argent par d’autres voies (entre-temps, l’élève a quitté l’établissement...).

Mme Schair : les délais sont-ils vraiment si longs ? Le chèque ne nous revient pas entre les mains, c’est la Banque de France qui fait la représentation, avec un délai d’un mois entre deux présentations. La réglementation est très détaillée et le circuit nous échappe : il nous faut tous nous adapter à ce fonctionnement.

Flore puis Etienne : nous rencontrons un problème pour la remise d’espèces à vos guichets. Les agents comptables ne peuvent pas prendre des rendez-vous pour cela, notre emploi du temps nous échappe la plupart du temps, et rares sont les collègues pouvant déléguer ces transferts de fonds.

Mme Schair : Pourquoi ces rendez-vous ? Parce que nous avons d’autres activités, et sans planification nous ne pouvons pas suivre. Il est préférable d’aller en trésorerie de proximité. et au besoin de demander à le faire de manière sécurisée, pas au guichet.

Mais certaines recettes municipales prétendent "ne pas pas savoir faire », peut-on leur expliquer ?

Attention pour vos contacts à la DGFIP, les numéros de téléphone ont changé avec la réorganisation ; les numéros directs sont donnés en séance.

Eve : le virement étranger semble impossible à faire jusqu’au bout, mes collaboratrices s’y sont usées sans parvenir au bout de la procédure.

Mme Schair : on prépare le virement à l’aide du logiciel Dvint qui vous est fourni, vous le transmettez sous forme papier et nous l’exécutons : ces ordres-là ne peuvent pas passer par EFCI. Cela concerne les virements hors de la zone SEPA.

Attention, la transmission de disquettes ne sera plus possible en 2012. Il est nécessaire qu’on établisse un dialogue proche pour harmoniser nos pratiques.

Placements : on vous incite à placer en compte à terme. La sécurité est complète, le taux connu à l’entrée. Il est modeste, mais la simplicité de ce placement de trésorerie le rend tout de même pertinent. En cas de problème il est possible de casser le compte avant terme, et sans pénalité. Ce produit financier est accessible dès 1000 €.

Christian : Virements par EFCI, comment faire pour pour gérer les dates de compensation ? Ce point est important pour ceux d’entre nous qui assurent des versements de salaires.

Mme Schair : Validé le matin, votre ordre sera crédité le lendemain sauf date de valeur par la banque (se fait encore à la Banque Postale). Il faut l’avoir envoyé la nuit précédente avant 2 h.

Chantal : dans une situation d’agence comptable fermant, on la rattache à une AC préexistante : GFC fait disparaître toutes les traces, et j’ai eu un rejet le jour de la passassion, impossible à éviter. J’ai trouvé des sauvegardes réinstallées sur un poste isolé, et refait le règlement.

Virements SEPA  : seront-ils généralisés bientôt ou le RIB traditionnel pourra-t-il encore fonctionner ?

Mme Schair : la bascule n’est pas encore effective, mais la norme c’est l’IBAN. Le couperet peut tomber d’un jour à l’autre. Attention, l’utilisation d’un calculateur pour reconstituer la clé IBAN est très dangereuse.

Etienne indique qu’il est regrettable que cette réforme importante ne nous ait pas été mieux exposée, pour que nous puissions pousser par exemple nos fournisseurs à mettre à jour leurs pratiques (coordonnées bancaires apparaissant sur les factures...)

Les moyens modernes d’encaissement et de paiement

Par M. Lustrevent, correspondant monétique DDFIP, recettes et dépenses

Les chèques et le numéraire posent de nombreux problèmes, il est préférable d’utiliser les moyens modernes de paiement.

En recettes, on peut utiliser la carte bleue et le prélèvement automatique. La CB est le moyen de paiement préféré des français, simple, rapide et sûr. Les règlements peuvent être faits sur place, par automates ou à distance (télématique ou par correspondance)

Le TPE (terminal de paiement électronique) : il fait une demande d’autorisation systématique, puis les fonds sont transférés immédiatement. Un ticket de collecte est édité à l’issue du paiement, puis l’appareil produit un relevé des opérations CB. Une télécollecte est faite (il faut une ligne téléphonique dédiée) avec des relevés journaliers portant les montants bruts et les montants nets. Les commissions CB sont à régulariser par un mandat.

L’encaissement téléphonique ou par correspondance demande un TPE adapté ; le paiement en ligne suppose un marché de prestation avec un portail Internet adapté.

Coût : 0 ;10 € TTC par facture + 0,25 % du montant de la transaction ; ce taux pourrait doubler, car il est actuellement subventionné par le ministère des Finances en soutien à la modernisation des services économiques de l’Etat. Est-il réglementaire d’imposer un minimum de perception ? Oui, via la production règlement intérieur.

Pour l’achat d’un TPE, une liste de prestataires peut vous être donnée. On peut louer ou acheter le TPE, à l’achat compter 500 €, 200 € de plus pour le module de vente à distance. Contrat de maintenance avec les mises à jour, il faut aussi compter avec le coût de la ligne téléphonique.

Claudine : attention, j’ai eu des tickets de collecte, mais la télétransmission semble ne pas avoir fonctionné. L’appareil peut conserver en mémoire pour , mais cette situation est inquiétante.

Le prélèvement : prévisible et souple. Il devrait contribuer à réduire les impayés. Il faut demander un numéro national d’émetteur à la Banque de France via la DDFIP. Un logiciel fourni par la DGFIP peut vous aider à cela. Il faut envoyer les autorisations de prélèvement aux banques, la DDFIP peut fournir le fichier des adresses des établissements bancaires.

Il faut émettre les factures à J-10/J-6 ; les fichiers sont à envoyer à la DDFIP à J-1, et le crédit sur le compte arrive à J+4

Coût : 0,122 € HT par prélèvement, 0,183 € pour les prélèvements urgents ; frais de rejet 0,762 €.

Les paiements par CB : ils doivent être prévus dans l’arrêt constitutif poyr être possibles dans une régie. La demande se fait par un formulaire où l’on choisit le type de carte (nationale, internationale, retrait, paiement, fixation de plafonds...). La carte coûte 10 € ou plus suivant la version, et est rattachée à un compte DFT ; il faut une facture pour justifier le paiement.

La cartes d’affaires peut être utile par exemple pour des frais de déplacement. C’est une carte à débit différé rattachée au compte personnel de l’agent à qui elle est attribuée, qui sera remboursé ultérieurement de ses dépenses.

La carte d’achat : il s’agit en fait d’un système intégré de référencement et de paiement, permettant la dématérialisation des petites opérations. Elle ne pourra être utilisée que chez des fournisseurs préalablement référencés.

Concrètement, le règlement par la carte d’achat déclenche un règlement par un tiers (une banque participant à ce système qui doit avoir été sélectionnée par un marché) ; ce tiers émet mensuellement un relevé des factures payées par carte d’achat, un mandat unique (nonobstant les questions d’imputation...) permet ensuite de le régler, quel que soit le nombre d’opérations du mois.

Le service fait est validé à la banque émettrice de la carte d’achat via une interface web. Un marché public peut prévoir dans ses clauses le règlement par ce moyen.

Voir site Apeca : association des professionnels de la carte d’achat

Le coût de ce système est composé de :
– une cotisation par carte en circulation
– une commission par opération
– des frais d’abonnement à une plateforme informatique de transmission d’informations
– frais bancaires correspondant à l’avance de trésorerie assurée par le tiers payeur.

Une procédure de contestation existe, pour que le comptable puisse éventuellement exercer son contrôle, mais celui-ci ne peut être qu’a postetriori : ce petit détail refroidit immédiatement l’assistance.

M. Lustrevent dit qu’on peut tout de même adopter ce système pour des dépenses récurrentes maîtrisées, comme les denrées de la demi-pension.

La mission départementale d’audit

Par M. Amoré

Le rôle de ce service est de confirmer des "assurances raisonnables" sur le degré de maîtrise des risques des comptables d’EPLE. Les auditeurs s’intéressent à l’organisation générale du service, les procédures spécifiques, la supervision des régies, et bien d’autres choses.

Des contrôles se font sur pièces ou bien sur place, par des entretiens avec l’agent comptable et son équipe, et des corroborations à partir des pièces justificatives. A l’issue d’un audit, un rapport contradictoire puis définitif est adressé aux autorités de tutelle.

Les observations qui sont formulées peuvent être :
– organisation générale insuffisante, absence de procédures de contrôle interne comptable
– manque de régularité dans le contrôle des régies ou des stocks. Il est recommandé de faire ces contrôles avec des PV en décrivant les résultats. Un contrôle tous les deux ans pour les régies est considéré comme un minimum, pour les stocks c’est au moins au 20 décembre et au 30 juin chaque année, par nécessairement par l’agent comptable, mais en tout cas pas par la personne qui assure le magasinage !
– manque de régularité dans l’utilisation de la vérification périodique proposée par GFC. Ceux qui ne l’impriment pas pour économiser du papier pourront conserver des traces sous forme d’impressions virtuelles (PDF Creator ou autre)
– manque de preuve de sincérité et de fidélité des opérations comptables : la validation des écritures est là pour arrêter les comptes et garantir l’absence de tripatouillages ultérieurs. Théoriquement les validations sont quotidiennes.
– suivi du recouvrement : régularité de l’émission des OR, avec une attention particulière concernant les loyers de COP et les voyages
– voyages : il est très recommandé de faire adopter une charte pour définir les pratiques de l’établissement. Il est nécessaire d’établir les régies ou de désigner par écrit les mandataires pour la perception des fonds et les dépenses sur place.