Compte rendu de la rencontre du 15 juin 2017 à Embrun

L’ordre du jour portait sur le partage des retours d’expériences tirés de la mise en place de la facturation dématérialisée (Chorus pro) et du télépaiement (TIPI), mais également sur nos pratiques en matière de maniement du concept de fonds de roulement mobilisable.

1- Retours et partage d’expériences sur la facturation dématérialisée (Chorus pro) et les prélèvements automatiques (TIPI)

Il est ressorti de nos échanges le constat unanimement partagé que si la dématérialisation est la voie de l’avenir Chorus pro est actuellement inadapté
à notre système d’information comptable. De surcroît, cette dématérialisation n’est en réalité pas effective dans la mesure où les factures téléchargées sont re-matérialisées (éditées) pour accompagner à titre de pièces justificatives les mandats dont ils font l’objet.

Les collègues ont soulevé un certain nombre d’interrogations restées en suspens :

• Le risque de double paiement n’est pas à négliger même si la modification du statut des factures permet d’identifier que l’opération a été soldée
• Le suivi des étapes dans le traitement des factures peut s’avérer fastidieux et chronophage
• La question du délai de paiement notamment en période de congés scolaires (été) demeure insatisfaisante
• Certains collègues ne parviennent pas à saisir le RIB dans le cas de l’envoi d’une facture émanant de l’établissement, cas qui révèle également que certaines collectivités ne semblent pas encore préparées à la réception de nos factures dématérialisées.
• L’ergonomie peut satisfaisante pour la gestion des rejets de factures dans Chorus pro

Il est permis de penser et d’espérer qu’OP@LE résoudra ces difficultés constatées, car ce progiciel est programmé pour gérer efficacement les flux dématérialisés.

Les collègues présents étaient peu nombreux à avoir expérimenté le télépaiement via la convention TIPI, la plupart s’accordent un délai d’observation des premiers retours d’expérience. La solution semble tenir ses promesses en termes de souplesse et de simplicité d’utilisation tout en offrant à l’agent comptable un moyen de paiement plus sécurisé à un coût plus raisonnable. Toutefois, cette solution implique un suivi plus rigoureux du règlement des familles sur le relevé DFT.

Les témoignages des collègues sur le prélèvement bancaire ont été très positifs.Les solutions privées bien que plus onéreuses, semblent répondre aux attentes des collègues en matière d’ergonomie et d’efficacité. Le logiciel ALISE propose par exemple un système de prélèvement du montant de la prestation, qui permet d’éviter une comptabilisation par les comptes d’avances. Par ailleurs, le prélèvement offre une meilleure gestion des reliquats.

2- Fonds de roulement mobilisable

Les services académiques peuvent être amenés dans le cadre du contrôle de légalité, à réclamer aux ordonnateurs l’avis de l’agent comptable à l’occasion d’un prélèvement sur le fonds de roulement. Le bureau DAF A3 avait proposé à cette fin une matrice de calcul de l’autonomie financière qui constituait un outil d’aide à la décision pour déterminer la capacité de l’établissement à prélever sur son fonds de roulement.

Dans son rapport n°2016-071 portant sur l’évolution de la carte comptable, l’IGAENR repris l’ancien modèle préconisé par la DAF A3 et a proposé une nouvelle grille d’analyse qui tient compte du BFR opérant notamment une distinction entre les créances à long terme (supérieures à 1 an) et les créances amiables courantes non contentieuses.

L’intérêt de la démarche réside dans le fait d’inciter les agents comptable à conduire une analyse de bilan pour mieux évaluer la sécurité financière de l’établissement. Le modèle proposé par l’IGAENR s’imposera à n’en pas douter dans nos pratiques en matière d’évaluation du fonds de roulement mobilisable. La délégation préconise donc d’anticiper ce mouvement en nous intéressant de plus près, si ce n’est déjà fait, à cet indicateur fondamental.

Nous avons manqué de temps pour développer cette thématique, mais d’autres occasions se présenteront pour approfondir le sujet et échanger sur nos pratiques dans ce domaine.

Cette demi-journée de travail s’est conclue autour d’un repas convivial dans un restaurant à Embrun, l’occasion pour tous les collègues disponibles d’affermir les liens de camaraderie professionnelle.

La délégation remercie et félicite notre collègue Bertrand pour son accueil chaleureux et remarquable, qui donne envie de revenir à Embrun.