Compte-rendu du bureau Espace Orléans-Tours du 4 avril 2018

Au préalable, Corinne Lorenzoni remercie Yannick Fourcade d’avoir bien voulu accueillir les membres du bureau.

1/ AG nationale Espac’EPLE

L’assemblée générale nationale de l’association va se dérouler à Paris au lycée Louis-le-Grand le vendredi 25 mai. Nous prévoyons de faire une annonce sur la liste de diffusion. (Fait le 05/04/2018)

2/ Préparation de la réunion avec le secrétaire général

Nous prévoyons de solliciter le SG sur les sujets suivants :

• L’accompagnement des nouveaux personnels d’agence comptable et notamment des fondés de pouvoir (formations mises en place à la rentrée ?)
• L’aide aux agences comptables en difficulté à cause d’absence de personnel ou de personnel contractuel sans aucune compétence en comptabilité
• Les agences comptables : nous demandons à être consultés avant tout projet touchant une agence comptable en termes de moyens ou de regroupement comptable potentiel. Une réflexion départementale avec une vision des départs des collègues à un ou deux ans (retraite...) nous paraît plus pertinente qu’un ajustement dans l’urgence à chaque vacance de poste.
• Bilan mise en œuvre des fondés de pouvoir.

3/ Op@le

Yannick Fourcade fait partie d’un groupe de travail national sur l’application. Il nous présente la méthode du ministère pour la création et la diffusion du Progiciel de Gestion Intégré (PGI) qui lui a été présentée le 14/03

Deux types de groupe de travail sont constitués :

• La conception du PGI (avec sous-groupes selon thèmes)
• La conduite du changement

Le dossier fait l’objet d’un suivi particulièrement attentif du ministère. M. Guillaume Gaubert, directeur des affaires financières du ministère est présent avec l’ensemble du bureau DAF A3.

L’entreprise retenue est CapGemini, et le choix ne s’est pas porté sur le moins disant mais sur l’entreprise respectant au mieux le cahier des charges. Les deux critères majeurs sont l’ergonomie et l’adaptabilité aux spécificités des EPLE.

Yannick nous expose les éléments importants du déploiement de du PGI et les évolutions majeures.

• La version 1 disponible au 01/01/2020 sera testée par 300 EPLE sélectionnés par le ministère selon leurs spécificités afin d’avoir un panel le plus représentatif possible.
• La version 2 disponible au 01/01/2022 sera testée et ensuite diffusée sur un panel plus large pour réalisation d’une version 3 définitive au 01/01/2023.
• 10 groupes de travail sont mis en place, pilotés pour moitié par la DAF A3 et des contributeurs d’établissements. Un groupe traitera des questions transversales.

Grâce à l’interface avec Chorus pro, le PGI conduira à une dématérialisation totale des opérations, diffusion du COFI comprise. Une base de données unique sera établie par établissement reprenant aussi SIECLE. Le PGI pourra s’interfacer avec des applications extérieures pour les outils déjà utilisés notamment pour la restauration

1. intégration de toutes les PJ probablement sous format PDF
2. gestion de l’application par délégation de droits : gestions des droits à réaliser au sein des équipes (d’où un changement de pratique et une vrai formalisation des délégations)
3. possibilité d’interface avec autres outils info
4. gestion patrimoine intégrée : nécessité de rentrer la comptabilité annexe du patrimoine en cohérence avec la comptabilité générale, prévoir avant l’arrivée de l’application des sorties d’inventaire afin ne plus traîner des taux de vétusté pharaoniques
5. outil de simulation du budget
6. outils supplémentaires de pilotage (tableaux graphiques notamment inspirés de COGEFI)
7. échanges avec Dem’Act
8. gestion des créances avec titre de recette individuel, (un débiteur = un titre de recette )
9. traçabilité de tous les débiteurs
10. mise en place de comptabilités fournisseurs, clients avec un suivi exact
11. possibilité de suivi des comptes de tiers à 30 jours
12. possibilité de visualiser la situation comptable à une date antérieure précise
13. possibilité de délégation par l’ordo de droit aussi sur les recettes comme sur les dépenses
14. date de bascule imposée
15. raccourcissement de la période d’inventaire
16. dépenses : automatisation maximale avec validation service fait par l’ordonnateur
17. fléchage des dépenses pour faire le suivi
18. service facturier si convention avec l’ordonnateur
19. relevé Trésor avec écritures automatisées
20. automatisation des développements de solde
21. capacité à gérer des investissements pluriannuels et des contrats
22. requêtes possibles pour les contrats afin d’avoir date de fin par anticipation

Exemple des conséquences : à l’université lorsque l’engagement est fait, une écriture comptable vient débiter le compte 4081 pour indiquer qu’une facture doit arriver (charges comptabilisées d’avance).

Pas d’information sur un contrôle automatique des marchés publics. Pas d’information sur un module spécifique voyage comme MobiliSCO.

4/ Harmonisation des pratiques

Christine ROUDEILLAC a collecté les fiches navettes de plusieurs collègues et doit en faire la synthèse. Les pratiques sont loin d’être identiques et nous avons entamé une discussion sur la nécessité d’avoir, dans la partie fiche navette revenant à l’agence comptable, la liste des contrôles faits par les gestionnaires. Certains auraient tendance à cocher les contrôles sans les assurer réellement.

Nous avons aussi échangé sur nos pratiques par rapport au télépaiement. La majorité des collègues trouvent la pratique particulièrement intéressante et simplifiant le travail malgré les petits problèmes survenus. Pour les collègues utilisant TurboSelf ou Alise, la question se pose de mettre en place un système de réservation et terminal de paiement ou non : difficulté (respect de l’organisation par l’ensemble des services iie scolaire)/ avantages, ainsi que la localisation des bornes. Ce serait intéressant d’avoir des retours sur des collègues qui l’ont mis en place : succès ou pas, avantages / inconvénients.

5/ Questions diverses

Sujet à aborder avec le SG (mobilité des personnels, formation, suppléances)
Le non remplacement de gestionnaire matériel ou le remplacement par des contractuels non formés a un impact fort pour les établissements et les agences comptables. Une réflexion sur un recensement de collègues ADJAENES ou SAENES compétents et volontaires pouvant assurer des intérims de gestion matérielle peut paraître intéressant. Cette démarche doit s’inscrire pour ces agents dans un parcours de professionnalisation et de développement des compétences (valorisation possible par les TA et LA). Le remplacement en interne du gestionnaire matériel par un collaborateur peut par contre être difficile car le positionnement sera plus difficile avec les autres collègues. Favoriser cette solution entre EPLE.

Un nouveau barème d‘aide à la répartition des postes en EPLE a été adopté en CTA en janvier 2018. Il prend en compte la charge comptable dans le calcul de la dotation théorique. A ce jour, il n’a pas été communiqué aux EPLE et ne permet donc pas à chaque collègue agent comptable de pouvoir échanger avec des éléments factuels avec le chef d’établissement support sur les moyens à dégager pour l’agence comptable. Pourquoi l’administration ne communique pas ces outils de calcul et les dotations théoriques aux EPLE ? D’autres académies les diffusent après les CTA.

Problème des postes non publiés à la BIEP : quelle est la logique du rectorat ? En effet le poste de DRH ne semble pas avoir fait l’objet d’une publication. Le poste d’AENESR du lycée Jean Zay a été publié à la BIEP mais sa publication n’a pas été relayée à tous les attachés de l’académie, comme le poste d’AC du lycée Benjamin Franklin.

Problème des postes libérés en cours d’année pour retraite, qu’il s’agisse de postes de gestion ou de postes agences comptables : ces mouvements sont prévisibles mais non anticipés par le rectorat. Les recrutements de contractuels avant le mouvement annuel se font mal.

Prochaine réunion du bureau à Tours (lycée Descartes) le 30 mai 2018.

La séance est levée à 12 h 30.