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Rencontre 2019 des agents comptables et fondés de pouvoir de l’académie de Créteil

mercredi 3 juillet 2019

Le jeudi 27 juin 2019 de 9 h 30 à 12 h 30

Ouverture de la séance à 9 h 45 par Mme Housset, secrétaire générale adjointe chargée notamment des établissements et leurs moyens. Elle remercie le lycée Saint-Exupéry pour son accueil. L’ordre du jour est dense pour la matinée ; un buffet sera servi, et il n’y aura pas d’ateliers l’après-midi : des groupes de travail sont proposés à des volontaires pour le prochain semestre.

  • Carte comptable
  • Enquête MRCF
  • Intervention de la DDFiP 77
  • Dialogues de gestion comptable
  • Actualités du DACSES

1 La carte comptable de l’académie de Créteil

Mme Housset commence avec la taille des agences : la politique des agences comptables est une manière de renforcer la professionnalisation avec des équipes comptables consolidées. 80 agences (119 en 2012) avec 6,77 de moyenne (4,40 en 2012), ce qui est au-dessus de la cible de moyenne nationale fixée après le rapport de l’IGAENR de 2008. La baisse la plus importante est en Seine-et-Marne. Il reste encore 37 agences, presque la moitié, comptant entre trois et six établissements ; la dernière mono-agence, dans EPN, doit disparaître prochainement.

Un rapport de l’IGAENR, pas rendu public, fait des hypothèses sur les besoins en moyens administratifs des agences comptables ; il sert de base au travail du rectorat, avec les dotations allouées par le ministère. Au 1er septembre 2019, l’indemnité ISFE des comptables sera révisée, elle ne restera pas identique à celle des adjoints-gestionnaires, avec une augmentation sensible, ne serait-ce que pour s’aligner sur les deux académies voisines.

2 Maîtrise des risques comptables et financiers

M. Marc Loubet, chef de la Division des Etablissements, rappelle que lors des réunions départementales des gestionnaires, la MRCF a été présentée de manière à sensibiliser ce public au contrôle interne. La circulaire ministérielle 2017-103 du 18 octobre 2017 [1] prescrivait un diagnostic ODICé en 2017-18, un organigramme en 18-19, et un plan d’action pour chaque EPLE en 2019-20.

En avril 2019, une enquête académique (questionnaire élaboré par la DAF A3) permettait d’évaluer l’avancement d’ODICé, les organigrammes, les difficultés, le rectorat a reçu 70 réponses sur 80 comptables. ODICé est déclaré utilisé dans plus de la moitié des établissements sièges d’agence comptable, et un tiers des établissements rattachés. L’organigramme est déclaré complet à 68 % des établissements sièges, et un tiers des établissements rattachés.

Parmi les difficultés, le manque de temps est le premier paramètre à 89 % des réponses ; la mobilité des personnels met en difficulté la démarche dans 61 % des agences comptables, c’est le lot de cette académie.

Dans les avantages retirés de la MRCF, la sécurisation des flux financiers est admise par 95 % des collègues, la professionnalisation de la fonction à 83 %, la responsabilisation à 78 %. Les chefs d’établissements ne sont incités à se motiver que selon 41 % des réponses, mais ce chiffre n’est pas si mauvais, il pourrait procéder d’une prise de conscience des ordonnateurs.

Des groupes de travail seront réunis au prochain semestre, pour établir des fiches de procédure. Les sujets à traiter seraient les recettes et dépenses, les régies, la caisse et la trésorerie, l’inventaire et les stocks (et OC), les voyages et les aides sociales (et PFMP). Mme Lebret estime que la question des marchés s’intègre à la question des dépenses.

3 Retour sur les audits de la DGFiP

Mme Ruet se déclare impressionnée par la qualité des nos travaux, par notre capacité à répondre aux demandes des auditeurs. Elle mesure la difficulté de ce métier en contexte de cumul avec le travail d’adjoint gestionnaire.

En 2018, quatre audits ont été menés dans le département 77 ; deux établissements atypiques ont été examinés, un mutualisateur de paies de 464 EPLE et l’internat d’excellence. La DDFiP souhaite obtenir la communication des PV des remises de service, selon la note d’avril 2018 ; ce PV est nécessaire en cas d’émission de réserves, il est remonté dans le système d’information de la DGFiP (intervention dans la salle : dans le 93 et le 94 les deux DDFiP ne le souhaitent pas).

Selon la convention établie avec le rectorat, tous les audits font l’objet d’une restitution orale, à laquelle les ordonnateurs sont conviés. Les constats de l’audit se veulent objectifs, basés sur des éléments factuels, sur les écritures comptables observées. Les plans d’action doivent être suivis pour traiter les faiblesses.

Six thèmes sont globalement bien maîtrisés : l’environnement juridique (cautionnement etc.), la sécurité dont la suppléance et la sécurité informatique, le budget, la gestion de l’actif et du passif (au niveau national on relève une fragilité sur les inventaires), les stocks avec parfois des valeurs importantes en sections professionnelles. Mme Ruet rappelle qu’en cas de vol, on demandera des comptes au comptable. Les concessions de logement sont l’occasion de divers désordres. Etienne André rappelle qu’il faut prendre une copie de pièce d’identité des occupants, sans quoi on risque de ne pas pouvoir poursuivre un mauvais payeur, faute de ne pas pouvoir l’identifier de manière certaine.

D’autres sujets sont moins bien tenus : l’enregistrement des écritures, la gestion des valeurs inactives, le développement des soldes avec des soldes anormaux. ODICé aurait permis au comptable concerné de détecter une fraude avec un régisseur qui encaissait des chèques à son nom propre. Il faut également bannir l’habitude de travailler en "brouillard" sans validation des écritures, cela représente un gros risque de fraude, d’autant plus que GFC autorise un accès indifférencié si on ne prend pas la peine d’établir des profils utilisateurs.

Enfin il y a des points sur lesquels la DGFiP estime nécessaire de vivement nous alerter. Le contrôle interne est très insuffisant. Le rapprochement entre la comptabilité auxiliaire et la comptabilité générale n’est pas correctement fait, au point que l’audit a révélé la facturation de frais de demi-pension à l’encontre d’élèves pas inscrits dans l’EPLE : le comptable devrait intégrer dans ses contrôles la correspondance entre la base élèves et les logiciels auxiliaires. Apparemment il y a des comptables qui ne vérifient pas correctement les identités bancaires lors du paiement ; pour les bourses, il est nécessaire de faire des contrôles sur échantillons.

Concernant les recettes, la moitié des EPLE présentent des anomalies significatives. Les droits constatés sont basés donc sur une base élèves non révisée ; le recouvrement est difficile. Mme Lebret signale la note DGFiP du 17 février 2019 avec des modèles, et le ministère a confirmé préparer une circulaire cadrée pour les EPLE. Il n’y a pas de plan de trésorerie.

Les EPLE sont les derniers mauvais élèves dans l’utilisation des chèques et des espèces. Pour sécuriser, il serait recommandé de placer une liasse piégée dont on a relevé les numéros. Une absence de suivi rationalisé des chèques impayés est signalée, ainsi que la pratique non réglementaire de garder des chèques pour un encaissement différé.

M. Philippe Alleyrac, chargé de la dématérialisation et des moyens modernes de paiement, souhaite que le paiement dématérialisé par TIPI (PayFIP) se développe. Il n’y a que sept TPE dans les EPLE de Seine-et-Marne, ce n’est probablement pas un système adapté au milieu scolaire. 40 % des lycées (26 lycées et 20 collèges) ont mis en place le paiement en ligne, avec une évolution récente. L’offre privée est préférée (Alise et TurboSelf) malgré le coût de ces solutions, cela s’explique en partie parce que ces offres étaient opérationnelles avant la mise en place de TIPI.

TIPI paraît bien adapté au paiement des voyages pédagogiques.

Pour obtenir une carte de paiement temporaire pour une régie d’avance pour les voyages, il faut la demander à la DDFiP, au moins trois semaines à l’avance. Il faut s’assurer ensuite que la carte soit invalidée. Cette invalidation est faite manuellement à la DDFiP, après description du dispositif on comprend que le caractère temporaire ne peut être automatisé a priori.

Les virements se précipitent aux veilles de vacances, ce qui crée des difficultés dans les DDFiP. En cas d’anomalie, il peut y avoir des rejets qui ne seront pas correctement suivis ensuite, avec de gros problèmes de retards. M Alleyrac nous invite donc à anticiper et étaler les paiements dans le temps - dans la mesure du possible.

Le prélèvement automatique : une fois que l’usager a signé un mandat, il n’y aura plus de démarche à faire. Le comptable doit confectionner son fichier chaque mois. La DDFiP peut désormais elle-même demander les numéros identifiant créancier SEPA (ICS), elle pourrait le faire systématiquement pour les EPLE à titre conservatoire pour permettre aux collègues d’expérimenter le prélèvement.

4 Retour des dialogues de gestion comptable

L’objectif de l’année était modéré avec 13 entretiens, tant il est difficile de trouver le temps de rencontrer les collègues. Dans la plupart des cas les adjoints gestionnaires du groupement comptable étaient présents ; les discussions ont eu lieu avec les comptes en mains. Lors de ces dialogues de gestion, le document de passation est systématiquement demandé, bien que n’ayant pas de cadre légal, c’est un document précieux en cas de changement de gestionnaire, au point que certains comptables ont inclus ce document dans leur convention de groupement comptable.

Souvent ODICé n’est pas bien à jour, le rectorat prend note des bonnes résolutions. Les procédures actuelles sont un peu lourdes, les groupes de travail programmés pour le prochain semestre ont pour ambition de les alléger autant que possible.

Les relations avec les collectivités de rattachement sont difficiles. Parfois l’ingénieur se comporte en terrain conquis, ne respectant aucune des procédures de l’EPLE (Vigipirate…). Après récupération des contrats, certaines CT ont baissé leur DGF au point de supprimer toute autonomie de gestion. Les cuisines centrales sont un souci pour leurs établissements-supports, avec des complications de trésorerie et les EPLE clients qui traînent à régler voire contestent.

Il y a des inquiétudes sur les personnels administratifs, les départs sont toujours source d’angoisses tant le recrutement d’un successeur est difficile. Le recouvrement des créances est très inégal, cela dépend souvent des capacités propres d’un membre du service. Les personnels doivent se rendre disponibles pour aider les familles à demander leur bourse.

Parmi les problèmes récurrents constatés, on peut citer les voyages scolaires, et le fonds social : certains CE s’appuient encore sur la circulaire de 1998 au lieu de celle du 28 août 2017, alors qu’elle est abrogée.

5 Actualités du DACSES

Op@le et Oper@

Il y avait 20 candidats dans l’académie, 11 étaient recevables, et nous étions supposés pouvoir recruter 12 expérimentateurs. Mais le ministère a revu ses ambitions et il n’y aura que trois pilotes. Lors des entretiens, le référentiel rempli par le rectorat était valorisé en points, et les trois meilleures notes ont été retenues, un par département

  • lycée Couperin (AC Nathalie Gonin)
  • lycée horticole à Montreuil (gestionnaire Gilles Magnan, AC Dominique Dupasquier)
  • lycée Jean Macé à Vitry-sur-Seine (AC François Ondze)

Ces collègues seront formés 17 jours lors du prochain trimestre, et ont notamment accepté d’être formateurs nationaux.

Comptes financiers 2018

Il y a peu d’observations, au point d’étonner certains collègues. Les observations seront envoyées aussi aux ordonnateurs (alertes sur le manque de fonds de roulement, le recouvrement). Mme Lebret insiste sur le fait que ce n’est pas parce que l’acte du cofi n’est pas « transmissible » qu’il ne faut pas l’envoyer : Dem’Act sert à tous les actes et le cofi en est bien un. Si les pièces ne sont pas présentes, dans un acte non transmissible le rectorat ne peut pas demander de rectifications, il faudra refaire un acte.

Le PNAA a pu demander une délibération de la CT sur la gestion des concessions de logement, cela fait partie effectivement du cadre de légalité de la recette.

Recouvrement

Quelques établissements ont reçu des mandatements d’office, par exemple pour des taxes foncières TEOM non réglées. Mme Lebret a discuté une procédure avec la préfecture de région, qui sera prochainement diffusable. Il est rappelé que les comptables doivent aussi recouvrer, et notamment en utilisant cette procédure. Mme Housset confirme que des jugements de la CRC ont condamné des comptables ayant hésité à utiliser le mandatement d’office, y compris contre la collectivité de rattachement.

Paiement de droits d’auteurs

L’AGESSA a disparu au début de cette année 2019, des consignes seront diffusées. Il est signalé que la DPE du rectorat peut assurer un service de paiement d’intervenants extérieurs, sur la DHG.

Voyages scolaires et acomptes

Un comptable de l’académie a été mis à l’amende par la CRC en janvier dernier : pour un voyage 2015, tout était fait régulièrement, et fin 2014 il fallait payer un acompte, et il manquait un acte. C’était toutefois avant Dem’Act, depuis les actes sont mieux maîtrisés et cela ne devrait plus arriver ainsi.

SRH à la région IDF

La DAF A3 a indiqué que le dispositif pouvait causer des suppressions de recettes au service général, et cela exige une DBM de niveau 3.

Pour la tenue du SRH en général, Mme Lebret prescrit de faire une évaluation périodique en cours d’année de la gestion du service de chaque établissement. Étienne André confirme que des collègues ont été condamnés au débet, dans d’autres régions, pour avoir continué à payer les denrées alors que les recettes n’étaient pas réalisées, pas réévaluées.

Le dispositif de subvention pour les denrées bio durera jusqu’à la fin de l’année civile.

Formalisme des DBM

Un collègue comptable est actuellement inquiété pour ne pas pouvoir prouver le caractère exécutoire de son budget. Il ne faut pas admettre le budget ni une DBM sans les pièces nécessaires, les actes exécutoires de Dem’Act.

A 12 h 20, Mme Housset remercie le service DACSES qui a préparé ce séminaire, et invite chacun au repas assuré par le lycée Saint-Exupéry.


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