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Compte-rendu du séminaire national des agents comptables de GRETA Compte-rendu du séminaire national des agents comptables de GRETA

Lille, Lycée International Montebello, vendredi 16 octobre 2015

mardi 1er décembre 2015, par Caroline Maerten, David Maupin, Sébastien Wafflart

Il aura fallu attendre plus de 40 ans d’histoire des GRETA pour que les agents comptables des structures de formation continue des adultes en EPLE aient l’occasion de se rencontrer et d’échanger sur cette fonction particulière et ô combien passionnante.

Ce premier séminaire organisé par Espac’EPLE portait sur le pilotage par la qualité.

10 h 00 - Ouverture du séminaire

Fabien Thorel, président d’Espac’EPLE, ouvre la journée en remerciant Corinne Delvallet, proviseure, et Gilberte Larivière, agent comptable-gestionnaire, pour leur accueil au lycée international Montebello. Il remercie également Sébastien Wafflart pour l’organisation et l’animation ainsi que Caroline Maerten et David Maupin pour la logistique et la transcription des débats.

Dès l'accueil, le travail commence

Il présente ensuite les excuses d’Yves Beauvois, chef du bureau de la formation professionnelle continue (MEN - DEGESCO), qui souhaitait vivement participer à cette journée, mais a été retenu à Paris.

Fabien Thorel indique que ce séminaire sur les GRETA répond à une réelle attente de la part des collègues agents comptables et s’inscrit parfaitement dans la logique de création de l’association : construire et développer un réseau professionnel de compétences.

59 personnes se sont inscrites à cette journée de débat et de réflexion en provenance de dix-huit académies de métropole et d’outre-mer.

Introduction sur le thème du « rôle de l’agent comptable dans les GRETA nouvelle génération » par Jean-Yves Ledoux, DAFCO de l’académie de Lille

Jean-Yves Ledoux témoigne de son intérêt pour la thématique des GRETA et regrette de ne pouvoir participer à l’ensemble de la journée du fait de contraintes d’agenda.

DAFCO de l’académie de Lille, M. Ledoux est également Directeur du GIP Formation Continue Insertion Professionnelle et président de l’Association professionnelle des DAFCO/DAFPIC dont le rôle est de constituer un relais entre ses adhérents et le ministère sur des thèmes tels que la réorganisation de la formation continue dans le contexte de la loi NOTRE qui va déboucher sur la création de rectorats de région.

Il aborde le thème des GRETA nouvelle génération par un rappel de l’objet de la Loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie locale.

A travers six critères, cette loi fixe une exigence en matière de qualité. Il estime que le réseau de la formation souffre d’un déficit d’organisation : celui-ci bénéficie de très nombreuses compétences qu’il faut parvenir à organiser dans un contexte évolutif. La carte des GRETA sera selon lui l’outil qui permettra d’adapter le réseau à une nouvelle échelle. Il précise que le fil conducteur de cette réorganisation devra incontestablement être la qualité. Cette restructuration devra se faire dans le contexte de la réorganisation territoriale des régions.

Jean-Yves Ledoux présente la démarche de restructuration de la carte des GRETA au sein de l’académie de Lille. Il rappelle que le processus a débuté en janvier 2015, lorsque le recteur a affiché sa volonté de passer de douze à quatre GRETA. Un tel projet a des conséquences sur tous les aspects des GRETA : changement de taille, de nature et d’organisation. L’objectif est de faire des GRETA des « entreprises de formation » en deux ans. Ce travail se fait en collaboration avec tous les acteurs et les agents comptables sont très actifs dans l’accompagnement du changement.
Un livret d’organisation des GRETA nouvelle génération a été créé selon le schéma suivant :

  • un siège renforcé, professionnalisé, adossé à un établissement support ;
  • des agences de développement implantées sur le territoire pour renforcer la démarche commerciale ;
  • des établissements de proximité ayant des champs de compétences spécifiques et jouant un rôle de relais (des lycées des territoires)

Le rôle des agents comptables dans l’académie de Lille a jusqu’à présent été décisif. Membres du groupe « Carte des GRETA », ils ont été moteurs dans la création de la nouvelle organisation. Ils sont très actifs et engagés. Tous les agents comptables de l’académie de Lille s’investissent et sont à la manœuvre dans cette réorganisation du réseau lillois qui devrait être bien avancée au 1er janvier 2016.

Jean-Yves Ledoux conclut son intervention en insistant sur le rôle de l’agent comptable mais aussi sur la part de mystère de la fonction. Il explique avoir remarqué que les fonctions d’agent comptable manquaient de visibilité et qu’il existait beaucoup de « styles et de périmètres différents dans ce métier ». Il constate que l’agent comptable se doit d’être manager, pédagogue, médiateur. Il indique qu’une communication renforcée permet d’avancer ensemble et qu’il attend de l’agent comptable qu’il aide à maîtriser les risques, qu’il sache « expliquer la soutenabilité des projets dans un cadre collégial ».

10 h 30 : Sébastien Wafflart remercie M. Ledoux et précise qu’il n’est effectivement pas toujours évident de cerner toutes les dimensions de la fonction de l’agent comptable.

1e table ronde : l’agent comptable et la labellisation des GRETA : la participation de l’agent comptable à une démarche de qualité dans le cadre de la norme ISO 9001 et son articulation avec le contrôle interne comptable.

  • Animation : Sébastien Wafflart (agent comptable, Lille)
  • Témoins : Etienne André (agent comptable, Créteil), Jean-Philippe Dalle (agent comptable, Clermont-Ferrand), Sébastien Jouannic (agent comptable, Versailles)
  • Regard extérieur : Dominique Lantiez (ordonnatrice, Lille)

Quel rôle pour l’agent comptable dans une démarche de labellisation et comment s’y implique-t-il ?

Sébastien Wafflart annonce que cette première table ronde est consacrée au rôle de l’agent comptable dans la mise en œuvre de la démarche qualité dans le cadre de la norme ISO 9001 et à son articulation avec le contrôle interne comptable (CIC).
Il rappelle le sens de ces deux démarches qui, bien que visant toutes deux à une forme de certification, n’ont pas le même objet :

  • ISO 9001 définit une série d’exigences (285) relatives à la mise en place d’un système de management par la qualité dans un organisme. Son entrée est la satisfaction du client.
  • Le CIC se destine à fournir l’assurance raisonnable quant à la maîtrise des risques comptables et financiers. Son entrée est la sincérité et la régularité des comptes publics.

Sébastien Wafflart lance le débat par la question suivante : est-ce que ces deux démarches sont destinées à coexister (se développer parallèlement), à cohabiter (interagir) ou à fusionner (le CIC pouvant être considéré comme un élément de la norme) ?

Jean-Philippe Dalle prend la parole en premier. Il explique que dans son cas, le CIC était déjà en place avant la démarche ISO 9001. Il y a donc eu intégration du CIC dans la norme ISO, notamment la fonction ressources humaines et la fonction paie : le CIC est un sous-ensemble de l’ISO. Les deux démarches peuvent donc fusionner à l’exception de la fonction recouvrement des créances.

La hiérarchie a un rôle moteur, décisif et doit aller dans le sens, elle aussi, de la démarche qualité.

Sébastien Jouannic rebondit en expliquant qu’il y a trois ans il a pris un poste d’agent comptable dans un établissement support d’un GRETA labellisé ISO 9001 depuis dix ans. De prime abord, l’esprit des deux démarches étant le même malgré la différence d’objectif, il estimait devoir adapter le modèle du CIC à la norme. Si cette fusion semblait souhaitable et possible, elle s’avère irréalisable au bout de deux ans : l’objet est en effet différent en matière de contrôle. Ces deux démarches sont plutôt complémentaires et il semble primordial de les mettre en œuvre sans en faire des systèmes concurrents : le risque en la matière est surtout porté par la fonction ressources humaines / paie.

Etienne André explique à son tour avoir vécu une première expérience dans un petit GRETA certifié ISO 9001 ayant rapidement évolué vers ce que M. Ledoux vient de décrire comme un GRETA nouvelle génération. Il a pu constater que la démarche ISO pouvait être en place alors que la comptabilité se faisait de manière artisanale. L’ISO est selon lui une excellente idée en terme de « résilience des organisations ». L’ISO ayant été à la base de la fusion des GRETA, il s’est demandé comment l’utiliser afin de l’appliquer à la démarche comptable : être efficient, efficace, productif pour contribuer au bon fonctionnement du GRETA. L’ISO lui a permis « d’embarquer le CIC en passager clandestin » en vue de gains de productivité et de sécurisation : l’idée a été de faire en sorte que les personnels du service comptable s’adaptent à la norme ISO. Finalement, cette démarche a apporté une réelle plus value.

Dominique Lantiez indique que dans l’académie de Lille, c’est l’évolution de la carte et du réseau des GRETA qui va amener les acteurs du processus à l’ISO 9001. Les deux démarches sont bel et bien complémentaires. Elle précise que c’est l’ISO qui permet de poser les bases des fusions entre GRETA. Ces démarches sont en effet interactives et la fonction ressources humaines est centrale : les personnels doivent comprendre les démarches que ce soit via la norme ISO ou le CIC. Tout le monde doit être mobilisé, responsabilisé, les personnels doivent s’impliquer.

Demander aux personnels de s’engager dans une démarche qualité au quotidien implique de les faire adhérer en leur expliquant les bénéfices qu’ils en retireront à court terme, moyen terme et long terme. Ils doivent savoir qu’à court terme, ils contribuent chaque jour au bon fonctionnement du GRETA, qu’à moyen terme ils acquerront des compétences supplémentaires et qu’à plus long terme, ils auront œuvré à la satisfaction du client. Il faut pouvoir prendre le temps de leur démontrer que la satisfaction du client passe aussi par une bonne organisation.

Sébastien Wafflart demande aux témoins quel impact peut avoir la mise en place d’une démarche ISO sur les pratiques d’une organisation rompue au CIC et, à l’inverse, quel impact peut avoir la mise en œuvre du CIC sur une organisation certifiée ISO 9001.

Sébastien Jouannic explique que sa prédécesseuse avait travaillé sur les deux démarches en même temps, en faisant en sorte que la norme ISO soit respectée. Maintenant que les deux démarches sont en place, la deuxième étape consiste à partager le CIC avec l’ensemble des collègues : démarcher pour démarcher aux fins de satisfaire l’auditeur n’est pas satisfaisant, il faut que le CIC soit appréhendé de manière collective, en associant les collègues.

Sébastien Jouannic confie que cette vision du CIC est nouvelle pour lui car avant d’arriver dans le GRETA, il en avait une vision surtout personnelle, individuelle, liée à la responsabilité de l’agent comptable. L’écueil est en effet de démarcher seul, par confusion avec la dimension personnelle de la responsabilité du comptable.

Sébastien Wafflart en profite pour rappeler qu’ODICé est calibré pour l’EPLE et que l’ISO 9001 l’est pour une entreprise : l’approche n’est donc pas la même.

Jean-Philippe Dalle intervient pour expliquer que dans son académie, c’est le CIC qui a amené les GRETA à la démarche ISO. Il précise que les problèmes de trésorerie du GRETA étaient compensés par ponction sur la trésorerie de l’EPLE support, grévant sa capacité d’autofinancement. L’outil ODICé a permis d’alerter et de mettre en exergue les points faibles de l’organisation.

Le premier était lié aux délais de recouvrement et au suivi de celui-ci. L’ensemble du processus de facturation a été révisé afin d’améliorer la cadence de facturation. Jean-Philippe Dalle insiste sur le fait que la tendance a vite été inversée et que le GRETA a pu rapidement dégager à nouveau de la trésorerie. Tout le monde a compris l’intérêt du CIC lorsque l’EPLE a pu à nouveau utiliser son fonds de roulement pour investir !

Le deuxième point faible concernait la fonction ressources humaines : nombre de contrats n’étaient pas signés à la prise de poste. Deux contractuels ont d’ailleurs menacé d’engager des poursuites devant les tribunaux. Afin de lutter contre cette insécurité juridique, Jean-Philipe Dalle explique qu’une procédure de recrutement anticipée a été mise en place. La démarche du CIC a permis d’avancer et d’améliorer la situation. In fine, les résultats ont été moins rapides que pour le recouvrement mais tout de même très positifs.

Jean-Philippe Dalle fait le même constat que Sébastien Jouannic quant à la nécessité de mettre en œuvre le CIC de manière collective. Il ajoute que cette démarche lancée à moyens constants a motivé les équipes pour travailler sur l’ISO 9001 : les collègues se sont mobilisés sur la communication, le site internet, etc. Ils y ont trouvé un intérêt et le GRETA en a tiré des bénéfices. Il faut préciser qu’une partie de la rémunération est liée à la démarche qualité. Il faut donc avoir quelques moyens pour mobiliser les ressources humaines.

Il ajoute que les fonds académiques pourraient être mobilisés pour cette démarche.

Dominique Lantiez renchérit sur l’utilité de la norme ISO 9001. Elle insiste sur le fait que pour l’ordonnateur « c’est un bonheur de partager cette démarche de contrôle avec les agents comptables ». L’exemple du recouvrement des créances et des délais de facturation est très parlant : dans son GRETA un petit outil tableur a été mis en place avec les collègues qui ont pu constater le point faible et donc mesurer la marge de progrès. Il fallait s’en rendre compte et se donner les moyens de facturer dans les délais afin de permettre un recouvrement efficient. Il faut reconnaître qu’une facturation rapide est aussi un moyen de satisfaire le client.

Elle conclut en estimant que grâce au CIC, il est plus facile de s’engager dans la démarche ISO.

Sébastien Wafflart interroge les témoins de la table ronde sur la double posture de l’agent comptable, pilote naturel du CIC mais acteur parmi d’autres de la certification ISO.

Sébastien Jouannic rappelle que dans son cas, la norme ISO était déjà bien en place et que ses équipes étaient déjà au fait des choses. Il s’est donc simplement adapté d’autant que cela fonctionnait bien.

Etienne André estime qu’en tant qu’interprète de la règle de droit, l’agent comptable peut adopter un positionnement pertinent en apportant un éclairage juridique sur la mise en œuvre de l’ISO. Il a pu constater que les acteurs de l’ISO n’ont pas toujours le réflexe juridique.

Sébastien Wafflart questionne la salle sur les indicateurs et les méthodes mis en place dans le cadre de la certification ISO 9001.

Un collègue de la salle intervient. Il estime que la table ronde est très focalisée sur la norme ISO alors que la tendance, et c’est une forte incitation du ministère, est de travailler sur la labellisation GRETA+ !

Une autre personne prend la parole (académie de Besançon) au sujet du rôle des conseils d’administration qui, en tant qu’instances décisionnaires (de la politique tarifaire par exemple), exercent une autorité sur le fonctionnement des GRETA. Ce collègue pose la question de la distorsion entre le mode de fonctionnement des EPLE et celui des GRETA. Il insiste sur la difficulté liée à la gouvernance des GRETA par les membres des CA des EPLE qui ne sont pas impliqués au quotidien dans le fonctionnement des GRETA.

Fabien Thorel rappelle que juridiquement c’est l’établissement-support du GRETA qui prend les décisions. Dans son établissement, les personnels du GRETA ont constitué une liste et ont obtenu deux sièges au CA. Cela a provoqué une révolution en salle des professeurs mais que le CA soit composé de représentants de la formation initiale et de représentants de la formation continue s’avère très intéressant.

Étienne André revient à la question posée sur les indicateurs. Il estime que les deux indicateurs indispensables et relativement faciles à mettre en place sont ceux relatifs au délai de paiement et au délai de facturation/recouvrement. Il s’agit en effet de suivre les entrées et sorties d’argent.

Jean-Philippe Dalle s’appuie pour sa part sur quatre indicateurs dont les deux cités par Étienne André précédemment. Il insiste sur l’importance d’avoir de bons outils d’information pour les suivre. Les deux autres indicateurs suivis sont les taux de sous-service et de sur-service des contractuels. Liés à la fonction ressources humaines, ces deux indicateurs sont plus compliqués à suivre et leur évolution est plus lente. Il ajoute que d’autres indicateurs liés à la partie commerciale ont été mis en place comme par exemple le taux de satisfaction des stagiaires. Il précise qu’il s’est positionné comme auditeur sur une partie qu’il connaît peu, la partie commerciale, afin d’avoir un regard plus neuf sur le sujet. Les audits se font tous les deux mois et le GRETA s’est donné les moyens de mener cette démarche : deux ETP ont été créés sur des fonctions de DRH et de contrôleur de gestion.

Frédéric Gillot, agent comptable dans l’académie de Lille, intervient. Il gère un GRETA dont le chiffre d’affaires est de trois millions d’euros et labellisé GRETA+. Après regroupement avec 3 autres GRETA, le chiffre d’affaire atteindra 7 millions d’euros. Se pose pour lui la question du poids financier des nouveaux GRETA qui suite aux diverses fusions, deviennent d’énormes machines fonctionnant avec des fonds publics, dans un contexte local de fort taux de chômage. Il demande à Jean-Philippe Dalle quelles fonctions sont restées dans l’établissement support et quelles autres ont été délocalisées.

Jean-Philippe Dalle répond que le GRETA dans lequel il travaille développe un chiffre d’affaires de quatre millions d’euros. Il explique que la saisie des heures stagiaires jusqu’à la facturation est faite au plus près, et qu’il y a donc un suivi de l’indicateur sur le délai de facturation. La paye et le recouvrement sont en revanche faits au niveau de l’établissement support.

Catherine Vilette, agent comptable dans l’académie de Nancy-Metz, intervient depuis la salle. Le GRETA Lorraine Nord qui dégage un chiffre d’affaires de cinq millions d’euros, a été créé suite à des opérations de fusion en 2012 (passage de douze à cinq groupements). Elle explique disposer de tableaux d’activités qui permettent d’éviter l’écueil des prévisions surdimensionnées et de faire des comparaisons (outil SPILA de pilotage académique, accessible à tous les assistants de gestion au lieu de PROGRé) tous les mois entre le budget prévisionnel, le tableau d’activité et GFC : rapprochements recettes prévisionnelles et réalisées.

Parallèlement, un tableau de suivi de la masse salariale a été mis en place afin de surveiller les dérives par rapport à la prévision budgétaire : trois paies par mois sont vérifiées (CDI/ CDD/ contractuel). Catherine Vilette insiste sur l’utilité de cet outil qui permet d’identifier des dysfonctionnements, l’absence de certaines pièces fondamentales comme les contrats. Cet outil est très important car les paies sont faites sur un autre site que celui de l’agence comptable. La configuration de gestion est fondée sur trois pôles : un pôle financier-comptable, un pôle ressources humaines et un pôle paye. Elle conclut en indiquant que chacun a ses méthodes de contrôle malheureusement plus ou moins fiables.

Valérie Canerot, agent comptable dans l’académie de Reims, demande comment chacun des témoins gère l’écart temporel entre la gestion via PROGRé et la facturation via GFC. Elle rappelle en effet qu’il existe un décalage entre GFC et PROGRé dans l’enregistrement des informations et qu’une recette n’existant que si elle est dans GFC, il peut au final y avoir des conséquences sur le délai de recouvrement des créances. Elle estime que ce décalage pourrait aussi être mesuré.

Jean-Philippe Dalle évoque PILOTE, outil de contrôle de gestion qui échange des données avec PROGRé. PILOTE permet d’éditer un tableau de synthèse comparant le conventionné avec le réalisé (ce qui est facturé) renseignant ainsi sur le taux de réalisation du budget. Il explique que la facturation a été conditionnée par la production des états d’émargement. Cette entrée par l’état d’émargement a eu un effet positif mais n’est pas simple à mettre en place.

Étienne André vante l’utilité de la tenue d’un registre de non-conformités et de difficultés et de son analyse régulière. Il estime très utile d’entrainer les collaborateurs dans cette démarche.

Jean-Pierre Duranel, président de GRETA dans l’académie de Lille, indique qu’un indicateur est sous estimé : les GRETA ont toujours fonctionné de manière pyramidale alors que pour suivre toute l’activité des GRETA, de la formation à la facturation, il faudrait plutôt fonctionner selon une organisation transversale dans laquelle la fonction des chefs d’établissement réalisateurs serait renforcée. Il faudrait que ces chefs d’établissement puissent savoir chaque mois où ils en sont en consultant l’agent comptable.

Sébastien Wafflart aborde le dernier thème de cette première table ronde, relatif au rôle de l’agent comptable dans le cadre des processus ressources humaines et paie.

Étienne André fait part de son expérience de tiraillements entre la fonction RH pilotée par le président du GRETA et la fonction paie pilotée par l’agent comptable : la fonction RH donnait les éléments d’entrée à l’équipe comptable qui exécutait la paie. Il y avait mésentente entre les deux processus, souvent du fait de l’absence des contrats, ou de certifications originales du service fait. Le rôle de l’agent comptable a été de pousser le processus RH à s’améliorer, mais aussi bon nombre de tâches ont été transférées de la RH vers le service comptable, au fil des gains de productivité enregistrés par l’automatisation du labeur.

Jean-Philippe Dalle a quant à lui vu évoluer de manière parallèle les deux fonctions RH et paie. Il précise que chacun y a trouvé son intérêt et qu’au final le binôme fonctionne bien.

Sébastien Jouannic met en exergue l’importance de la taille de structure. Dans son cas, la fonction RH s’appuie sur l’ordonnateur, le CAAF (Chargé des Affaires Administratives et Financières) et l’agent comptable. L’avantage de la petite structure est que l’information en amont de la paie est facile à obtenir et se fait naturellement : il n’est pas nécessaire de « reprendre du poids par rapport à la RH pour sécuriser les processus paie » ; l’agent comptable est impliqué à tous les niveaux, dans tous les processus. C’est dans le contexte de regroupement des GRETA que la question se posera.

Dominique Lantiez renchérit sur l’évolution des périmètres et échelles des structures des GRETA : le rôle de l’ordonnateur et de l’agent comptable évolue parallèlement selon la taille de la structure. La question du périmètre se pose suite aux regroupements : « qui fait quoi, pourquoi et pour quoi ? » C’est la démarche qualité qui doit guider les choix. Celle-ci est « un point d’appui pour faire un passage de témoin », notamment dans le cas d’un changement d’ordonnateur suite à mutation.

Un collègue de la salle rappelle que l’agent comptable est aussi très souvent gestionnaire du GRETA. La multiplicité des acteurs (contrôleurs de gestion, etc) et des outils peut s’avérer problématique et conduire à une séparation entre l’administratif et le financier. Il plaide en faveur de l’installation d’un noyau dur pour piloter la structure. Dans un GRETA tout est lié, l’administratif n’est pas à part, l’agent comptable ne doit pas se mettre à l’écart. Le travail en équipe sera probablement la grande difficulté des structures futures : la circulation de l’information et le pilotage de la structure.

Françoise Bonhomme, agent comptable dans l’académie de Nancy-Metz, regrette que dans sa propre structure elle ne soit pas associée aux décisions et à la démarche qualité malgré une expérience dans le domaine de la formation de plus de 25 ans.

Un collègue de la salle rebondit sur ces propos car en effet la nouvelle convention constitutive des GRETA ne fait pas de l’agent comptable un membre de droit du bureau. Si l’ordonnateur ne convoque pas l’agent comptable, il est donc évincé sans autre forme de procès.

Sébastien Jouannic revient sur la dualité des fonctions d’agent comptable et de gestionnaire qui permet d’être davantage impliqué dans le fonctionnement des GRETA. Être cantonné à la seule fonction de caissier interroge.

Sébastien Wafflart clôt la table ronde et remercie Corinne Delvallet et Gilberte Larivière pour leur accueil.

Intervention de la proviseure du lycée international Montebello, Corinne Delvallet

Corinne Delvallet présente l’établissement en quelques mots. Elle indique sur un ton teinté d’humour que le lycée Montebello est un jeune lycée créé en 1992, au passé d’hôpital napoléonien dans lequel certains enseignants sont nés ! Son architecture magnifique, pas toujours pratique, en fait un lycée confortable, dans lequel « on se sent bien même à proximité de l’ancienne morgue ! ». L’année 1992 a vu apparaître les premières sections européennes en France et dès son ouverture, le lycée est novateur car il en accueille une. Depuis 2013, le lycée est devenu international. Aujourd’hui, neuf langues vivantes y sont enseignées : par exemple, 190 élèves apprennent le japonais.

Pause déjeuner

2e table ronde : l’organisation des services dans le contexte de pilotage par la qualité, quelle est la taille optimale d’un GRETA ?

  • Animation : Sébastien Wafflart (agent comptable, Lille)
  • Témoins : Fabien Thorel (agent comptable, Dijon), Nicolas Voisin (agent comptable, Versailles), Nathalie Ferdinand (agent comptable, Rennes)
  • Regard extérieur : Jean-Pierre Duranel (président de GRETA, Lille)

Sébastien Wafflart annonce que cette seconde table ronde est consacrée à l’organisation des services dans un contexte spécifique (le pilotage par la qualité) mais très hétérogène (structure des GRETA, taille, périmètre d’action de l’agent comptable différents).

Il précise que le paysage de la formation continue est en effet bigarré : on trouve des GRETA départementaux ou couvrant des zones économiques ciblées sans frontière administrative, des équipes de direction bi, tri, voire, quadricéphales. L’organisation des services financiers du GRETA peut (doit) être réalisée « sur mesure », et le déploiement d’un contrôle de gestion est primordial.

Il lance le débat par la question suivante : la taille optimale d’un GRETA peut être entendue comme le bon fonctionnement de la structure par rapport à son activité (répondre aux attentes des clients et assurer sa viabilité économique) ; ces deux notions sont-elles antinomiques ?

Fabien Thorel considère qu’il faut arriver à conserver un maillage territorial. Dans le contexte des regroupements, le volet humain est une priorité car l’idée est de préserver les emplois. Il précise que de part son expérience et avec un recul de deux ans, il est maintenant souhaitable de se demander si la charge de travail par personne est optimale : la taille optimale d’une structure dépend du type de public, du territoire. In fine, selon lui, la structure doit pouvoir faire face à la demande.

Nathalie Ferdinand pense qu’il faut distinguer les GRETA urbains des GRETA ruraux. L’implantation des GRETA dans un territoire a des conséquences en termes de coûts : il y a en effet des surcoûts générés par la nécessité de se déplacer lorsque le GRETA est implanté sur un territoire rural. Par ailleurs, plus il y a des centres, plus il y a de coûts : coût accueil, coût salarial, coût copie.

Nicolas Voisin explique qu’une des raisons du regroupement de GRETA mis en œuvre dans son secteur est de réduire les coûts des services communs. D’autres pistes d’économie sont à explorer comme la dématérialisation, la modernisation mais elles se heurtent à la géographie des territoires. Il prend l’exemple du département des Yvelines qui a choisi de conserver un pôle au centre du département et des points d’appui satellites. Les économies sont réalisées au niveau de la base fixe du maillage territorial alors que les satellites demeurent coûteux.

Jean-Pierre Duranel rappelle que l’organisation territoriale des GRETA est déterminée par la DSDEN. Il estime qu’en effet les premiers points d’attention sont relatifs aux ressources humaines et aux coûts liés à la réorganisation. Il ajoute qu’en plus de la question de la géographie des territoires, se pose celle de la densité des formations : il y a des choix stratégiques à réaliser en fonction d’une politique de formation arrêtée.

Sébastien Wafflart insiste sur la nécessité de piloter des services administratifs et financiers à distance, du fait de l’extension des territoires des GRETA. Il pose la question des outils et de la méthode.

Réponse collégiale sur la nécessité d’avoir de bons outils de gestion intégrés.

Nicolas Voisin reconnaît que PROGRé ne donne pas entière satisfaction mais que ce progiciel permet d’accompagner l’évolution vers des structures de GRETA plus imposantes et qu’il a le mérite d’être sécurisé, comparé à des feuilles de calcul. Il permet de stabiliser les données fondant la facturation.

Un collègue de la salle pose la question du mode d’organisation retenu au sein du territoire et souhaite entendre les retours d’expérience des intervenants.

Jean-Pierre Duranel constate que la transformation est profonde, que le terme « réseau des GRETA » est en profonde transformation. Selon lui, le pari est de mettre en relation efficacement les différents lieux, en communiquant vers l’extérieur et vers l’intérieur : mise en place de centres d’appel, des espaces de travail via des forums ou autre pour échanger des pratiques entre collègues ayant les mêmes fonctions. Il estime utile et indispensable de développer les intranets pour favoriser les liens entre agents.

Philippe Guiran, agent comptable dans l’académie de Poitiers, explique que dans son académie les cinq GRETA doivent être regroupés en un d’ici 2016. Il indique qu’il était question de créer un GIP académique et que le DAFPIC militait pour une saisie dans PROGRé. La réforme du cadre budgétaire et comptable a permis une mise en parallèle des codes et activités de GFC avec PROGRé. Dans l’attente d’un GFC web, le travail se fait actuellement avec un GFC déporté : du siège, à Poitiers, à toutes les agences locales, chacun peut voir GFC ordonnateur. Par ailleurs, une équipe du rectorat spécialisée dans Buisness Object a construit un panel de requêtes dédié au suivi de l’activité via GFC et PROGRé.

Fabien Thorel ajoute que la fusion des GRETA a généré des mutations depuis les antennes vers le siège car il n’est pas toujours possible de travailler à distance. Il a fallu harmoniser les procédures suivies dans les antennes.

Nathalie Ferdinand précise que sur Rennes c’est l’outil PROGRé qui a été imposé dans le contrat d’objectifs. Elle estime que même si cet outil est lourd et peu convivial, il fonctionne.

Un collègue de la salle, agent comptable dans l’académie de Rouen, s’étonne car dans son cas, PROGRé ne marche pas.

Un collègue de la salle intervient au sujet du manque de compétitivité des GRETA qui bientôt seront trop chers par rapport à des structures privées plus légères ayant donc des coûts plus faibles.

Plusieurs personnes, dans la salle échangent sur le coût d’un GRETA et sur les salaires des formateurs. Une personne rappelle qu’il n’y a eu aucune réflexion sur la taille optimale d’un GRETA mais une simple volonté politique de réduire le nombre de GRETA.

Sébastien Wafflart recentre le débat sur le thème initial en demandant à Fabien Thorel si en tant qu’agent comptable non gestionnaire du GRETA il parvient à être partie prenante dans le pilotage de la structure.

Fabien Thorel répond qu’il n’a effectivement pas un rôle d’animateur mais plutôt un rôle de « tour de contrôle » : il est destinataire de toutes les questions juridiques et d’analyse financière sur la viabilité de la structure. C’est le gestionnaire qui met en musique en le consultant en amont. Il ne participe pas aux réunions hebdomadaires mais participe aux assemblées générales et aux réunions avec les personnels. Il indique que les autorités académiques ont tendance à oublier la distinction agent comptable/gestionnaire et précise que le positionnement d’agent comptable non gestionnaire est très intéressant. Il ajoute qu’avoir été précédemment gestionnaire d’un GRETA l’a aidé à exercer ses fonctions de comptable de GRETA.

Marcel Desplan, agent comptable dans l’académie de Guyane, soulève la question des IPDG entre l’agent comptable et le gestionnaire.

Fabien Thorel explique que le gestionnaire ne touche pas d’IPDG en sa qualité de gestionnaire de GRETA mais seulement pour les actions de formation qui se déroulent dans son EPLE.

Marcel Desplan s’interroge : « et s’il n’y a pas d’action au sein du lycée support du GRETA ? »

Sébastien Jouannic confirme les propos de Fabien Thorel et précise qu’il a été dans cette situation et que la gestion au quotidien d’un GRETA étant très chronophage elle pourrait justifier une rétribution.

Fabien Thorel et Sébastien Jouannic expliquent qu’il a été décidé d’un commun accord de répartir équitablement les IPDG entre le gestionnaire et l’agent comptable.

Sébastien Wafflart demande quelle organisation est la plus efficiente dans le contexte du regroupement des GRETA : un gestionnaire-agent comptable de GRETA ou deux personnes aux missions distinctes ?

Jean-Philippe Duranel estime qu’il semble judicieux de distinguer les deux fonctions. L’augmentation du périmètre des GRETA fait qu’il y a un besoin de clarification des missions du gestionnaire par rapport à celles du comptable : la fonction de gestionnaire à part entière est probablement nécessaire.

Sébastien Wafflart pose la question du rôle de l’agent comptable dans le contrôle de gestion.

Fabien Thorel répond que le contrôle de gestion est un travail collectif. Il décrit sa structure qui compte trois interlocuteurs :

  • l’agent comptable propose une analyse financière notamment au moment de la présentation du compte financier ;
  • le gestionnaire est chargé du contrôle de gestion (suivi du budget) ;
  • le directeur opérationnel quant à lui analyse le chiffre d’affaires.

Il reconnaît qu’il est souhaitable de rapprocher ces différentes analyses qui gagneraient en pertinence si elles étaient plus collectives.

Nicolas Voisin insiste sur le fait que le contrôle de gestion ne peut se faire que s’il y a des données sur les conséquences financières des conventionnements. Il s’agit de savoir à quel moment de l’année les charges fixes auront été couvertes. Il regrette qu’actuellement aucun outil ne permette cela.

Nathalie Ferdinand constate également qu’il y a un manque d’outils pour ce contrôle de gestion. Elle explique que tous les mois elle réalise une macro pour suivre les soldes intermédiaires de gestion afin de savoir s’il y a du retard dans la facturation. Elle ajoute que les acteurs ont compris l’intérêt de ce suivi car il permet de prévenir qu’un déficit se profile sans attendre la fin de l’exercice.

Nicolas Voisin procède de la même façon. Il explique même faire des comparaisons de ces soldes intermédiaires d’une année sur l’autre afin de suivre l’évolution de la masse salariale par exemple. Il insiste sur la nécessité de conserver le même mode calcul pour suivre les évolutions et reconnaît que si les méthodes sont un peu artisanales, elles n’en demeurent pas moins utiles et nécessaires pour se repérer.

Sébastien Wafflart et Fabien Thorel remercient chaleureusement l’ensemble des personnes présentes à ce séminaire pour leur participation active à la réflexion collective et souhaitent un bon retour à chacun.

Fin du séminaire à 16 h 10.