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Assemblée générale fondatrice d’Espace Lyon le 9 octobre 2013, le compte-rendu

vendredi 22 novembre 2013

L’académie de Lyon s’est dotée d’un bureau académique Espac’Eple.
Voici le compte rendu de la première assemblée générale.

La réunion s’est tenue le mercredi 9 octobre 2013 à partir de 9 h 30, au lycée du Parc Chabrières à Oullins, à l’invitation de Jocelyn Valton.

16 agents comptables et un fondé de pouvoir étaient présents, et quatre collègues excusés.

Ordre du jour

  1. Présentation de l’association.
  2. Désignation d’un bureau académique.
  3. Proposition d’un programme d’activités et de réflexions.
  4. Contrôle interne comptable.
  5. Barème de répartition des postes.
  6. AJOUTS : actualité SACE, gestion des commandes alimentaires et dépôt des comptes financiers

Présentation de l’association

Jocelyn Valton explique que Espac’EPLE n’est pas destinée à la défense individuelle des intérêts catégoriels des personnels, mais vise à constituer un réseau d’échange de bonnes pratiques et de solidarités professionnelles. L’association a un bureau national et des délégations académiques. L’assemblée générale annuelle en Île de France est un moment professionnellement enrichissant.

Des rencontres interprofessionnelles sont possibles avec d’autres associations (comptables du Trésor/ des universités…)

Rappel historique d’Espace 20 en Picardie, il y a une quinzaine d’années, en 1997. Cette association est née après le lourd débet infligé à un collègue. L’association était alors vécue comme un lieu d’échanges et d’interrogations mutuelles stimulantes et conviviales. Elle offrait la possibilité de constituer un réseau professionnel pour un comptable débutant et / ou en difficulté.

Or il faut constater que dans l’académie de Lyon, il y a peu de lien entre les collègues, pas de réunion de bassin qui s’organise sans l’intervention de l’institution, et que les réunions de bassin à l’initiative du service d’aide et conseil aux EPLE ne peuvent remplir ce rôle en raison de l’existence d’un discours jugé souvent trop didactique, de leur fréquence réduite et de sujets d’ordre purement budgétaires.

Il semble souhaitable d’rganiser deux réunions entre agents comptables chaque année, qui seraient l’occasion de nouer des contacts et éventuellement d’aborder les difficultés ; c’est le strict minimum.

Un rappel est donné aussi des difficultés potentielles et de l’enlisement des bonnes intentions, l’activité de certaines antennes académiques d’Espac’EPLE semble s’être réduite au bout de quelques années.

L’association donne la possibilité d’être un interlocuteur auprès des autorités de contrôle d’une part et de l’association nationale d’autre part, voir le programme d’activités ci-dessous.

Les collègues présents reviennent sur :

  1. les difficultés de fonctionnement parfois avec le SACE. Ce service n’est pas toujours perçu comme une cellule d’aide et de conseil mais plutôt comme une tutelle dont certaines demandes sont parfois mal comprises, semblent excéder les seuls impératifs réglementaires ou résulter d’interprétations qui ne sont pas forcément partagées par les collègues (avis du comptable pour les dbm par exemple, refus d’acter les conventions avec des associations).

Dans le même temps, il est reconnu que le contrôle de légalité est plus professionnel que le dispositif antérieur, notamment celui de l’ex-inspection académique.

2. L’isolement ressenti dans les fonctions de comptable et la nécessité d’échanger en toute sérénité sur des questions d’actualité. L’association semble pouvoir remplir ce rôle. Un minimum de formalisme est toutefois requis : préparation d’un ordre du jour, mise en commun de documents, etc.

Lecture des statuts de l’association et commentaires

Il est nécessaire de désigner un délégué académique et /ou un délégué au bureau national. Il est recommandé que ces deux fonctions ne soient pas cumulatives.

Rôle et mission : interlocuteur académique et représentant au bureau national, un peu animateur aussi des réunions à l’occasion. Le principe pour la rédaction des procès verbaux est que le collègue qui reçoit rédige, si besoin avec l’aide de collègues, le procès verbal de la séance.

Le bureau académique de LYON après un tour de table est constitué ainsi :

  • Délégué académique : Jocelyn VALTON
  • Délégué suppléant : F. NAIZOT
  • Représentante au bureau national : M. MEYET
  • Correspondant financier / secrétaire : M. DURAND.

La forme de la délégation académique, et non de l’association déposée localement en préfecture, est retenue.

Proposition d’un programme d’activités

Le point principal une fois l’antenne constituée, sera la rencontre avec le secrétaire général d’académie. Les points susceptibles d’être alors abordés sont les suivants :

  1. La mise en place d’un dialogue constructif avec le SACE
  2. Les projets de l’évolution de la carte et de la taille des agences comptable dans un futur proche (ce point a souvent été évoqué en formation).

Au sujet de la carte comptable, une délégation académique a envoyé à tous les agents comptables un sondage, qui porte sur notre positionnement, nos fonctions actuelles et celles que nous souhaiterions exercer dans l’avenir. Il serait intéressant de le partager avec l’ensemble des agents comptables de l’académie de Lyon, afin de cerner nos motivations collectives et de pouvoir les représenter le plus correctement possible.

 3 La possibilité de flécher les postes affectés en agence comptable a minima (cas des fondés de pouvoir) et au mieux des personnels destinés à travailler en intendance en général.

Concernant la clarification des attributions de personnels administratifs en agence comptable et intendance en général, il apparaît que la situation est très contrastée et très difficilement comparable d’un établissement à l’autre. L’existence d’une demi-pension, la présence d’un responsable des équipes techniques, la fragilité ou la performance des personnels, l’arrivée de débutants motivés par le métier ou simplement par le logement dressent un tableau plutôt pessimiste de la situation collective.

L’absence de GRH prévisionnelle sur ce type de poste d’une grande technicité est unanimement regrettée et cette inquiétude renvoie à la nécessité de proposer sur ces emplois des postes à responsabilité particulière.

Il ressort d’un tour de table qu’en moyenne une personneet demie est affectée à la comptabilité générale (au sens large), plus l’agent comptable. Il est noté aussi que l’activité est fluctuante durant l’année et que la modulation des horaires devrait être plus étudiée.

Contrôle interne comptable

Le CIC est à mettre en lien avec la responsabilité comptable, car il ouvre la possibilité d’obtenir une remise gracieuse si un plan sélectif du contrôle des dépenses est élaboré.

Il a été annoncé qu’un recensement des pratiques de contrôle interne en agence comptable serait réalisé prochainement sous l’impulsion des services académiques. Il est vrai que le contrôle interne diligenté par les services académiques est une actualité ancienne, mais qui n’a pas débouché sur des productions concrètes jusqu’à présent. La question est de nouveau posée de la compétence et de la légitimité des personnels réalisant cet audit « contrôle interne ».

Résumé d’un dispositif de contrôle interne

  • définir un programme d’activités et de contrôles, déterminer les points sensibles, modes de détermination
  • mettre en place les outils de contrôle
  • diffuser, responsabiliser à travers des fiches de procédures ou de formalisation des cadrages
  • contrôler systématiquement et /ou ponctuellement.

Il est admis que le contrôle interne part de l’organigramme fonctionnel et de la cartographie des risques pour élaborer de fiches de procédures et des plans de contrôle. L’organigramme fonctionnel est assez facile à réaliser, pour les missions comptables, compte tenu des effectifs limités travaillant à la comptabilité.

Jocelyn Valton présente quelques documents individuels inspirés pour certains de documents en ligne sur http://intendancezone.net/ en particulier pour la formalisation des pratiques caisses / chèques / cartes bancaires.

Une cartographie des points sensibles est également présentée. La méthode retenue consiste à extraire les chiffres des comptes financiers et à établir des familles de risques.

Exemples :

  • poids des bourses nationales ou des ressources affectées/ dépenses totales,
  • créances alimentaires ou COP / recettes totales…

Chaque établissement présente un profil de risques particuliers qui le distingue d’un autre. Bien sûr certains thèmes restent récurrents. Chaque cartographie des risques implique un contrôle particulier pour l’année à venir.
La difficulté se pose de la validation de ce dispositif : qui valide quoi et quand ?

Jocelyn Valton informe qu’il déposera ces documents de procédures dans les comptes financiers 2013.

Il est possible aussi de présenter en conseil d’administration le plan de contrôle interne en même temps que le compte financier.

Ce sujet du contrôle interne pourrait constituer à lui seul une demi-journée et devra être abordé de nouveau.

Actualités

  • Réforme du dépôt des comptes financiers et de la responsabilité comptable : pas de difficulté majeure constatée, les cartons sont en cours d’acheminement et des comptes financiers ont déjà été envoyés.
  • BTS et collectes de chèques : une note de la DEC demande aux lycées accueillant des BTS de collecter des chèques de 2,10 € pour les frais postaux et de les envoyer au rectorat ; cette demande constitue une gestion de fait et a été signalée aux services académiques, sans réponse à ce jour. Au-delà de la petitesse de la somme, force est de constater que les éléments juridiques dans ce dossier ont été insuffisamment appréhendés au préalable .

La réunion est close à 12h25.