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Audience à la Direction Générale des Finances Publiques Audience à la Direction Générale des Finances Publiques

Mercredi 29 janvier 2014

mardi 18 février 2014, par Fabien Thorel

Étaient présents :
- M. Poisson, adjoint au chef de bureau CE2B
- Mme Moulin, rédactrice au pôle juridique, bureau CE2B
- M. Simonny, service juridique DGFIP
- M. Muret, en charge de l’apurement administratif
- M. Trébillon, chef du bureau DAF A3 au MEN
- Représentants Espac’EPLE : Etienne André, David Maupin, Fabien Thorel

Présentation de la problématique générale de l’apurement administratif

En 2005 ont été créés deux pôles interrégionaux d’apurement administratif (PIAA) pour les collectivités locales, à Rennes et Toulouse, dont la charge a progressivement augmenté jusqu’à 85 % des comptes.

Pour les EPLE, à partir de 2012 et en-dessous de 3M€, l’apurement administratif est instruit par le SEPLE à Clermont, créé spécifiquement pour ces contrôles. Les décisions demeurent prises par les responsables des deux PIAA, le SEPLE n’ayant pas d’autonomie de ce point de vue.

Les PIAA prennent un arrêté de décharge définitive, ou bien un arrêté de charge provisoire. La décision de mettre en jeu la responsabilité pécuniaire personnelle revient à la chambre régionale des comptes. Droit d’évocation : la CRC peut demander à revenir sur l’arrêté de décharge du PIAA, dans les délais (6 mois) prévus par le code des institutions financières.

Un arrêté de charge provisoire entraîne systématiquement une saisine de la CRC, qui peut poursuivre ou rendre un non-lieu. Le SEPLE demande des pièces complémentaires, émet des observations, il y a donc une procédure contradictoire avant l’arrêté de charge provisoire. Le temps accordé à la CRC pour exercer son droit d’évocation entraîne un délai de six mois entre la notification au comptable de l’arrêté de décharge et son effectivité définitive.

Les comptes qui sont archivés et pas examinés au SEPLE peuvent être évoqués par la CRC dans le cadre de ce droit d’évocation.

Comment sont choisis les comptes envoyés au SEPLE ou à l’archivage ?

Mme Moulin : ce choix est assuré par un groupe de travail composé de représentants de la DGFiP, et la DAF A3, et des chefs de PIAA. D’abord ont été éliminés les comptes dépassant les 3M€ l’année précédente (recettes COFI 2011). Ensuite, le taux de 20 % de comptes contrôlés dans les CRC a été repris. Or avec la nouvelle taille moyenne des agences comptables, ce taux de1/5 permet statistiquement de contrôler un compte de chaque comptable, ce qui a été privilégié en l’absence d’historique.

Le Code a anticipé d’une année cette réforme, et une évaluation de la répartition apurement/CRC doit être à nouveau conduite sur la base des recettes au compte financier 2012. Elle sera valable pour les cinq prochaines années. Conséquence : un EPLE cessant de porter une mission lourde financièrement comme une mutualisation ou un Greta, verra ses comptes envoyés tout de même en CRC pendant les années immédiatement suivantes, dans l’attente de la phase de révision quinquennale.

La destination de chacun des comptes devrait pouvoir être notifiée aux DDFiP pour le mois de mai, dans un calendrier très contraint. La date de dépôt matériel dans les DDFiP nous sera dès lors communiquée par ces dernières. Le titulaire du marché d’archivage prend ensuite les cartons et les conserve chez lui, ou les envoie au SEPLE ; les DDFiP assurent elles-mêmes le déplacement des comptes allant à la CRC.

Le PIAA peut donner instruction à Archivéco de détruire des comptes, dans les délais réglementaires. Le renouvellement du marché pour 10 ans a été complexe et a pris du temps : c’est pour cela que les instructions complètes n’ont pu être diffusées qu’à la rentrée, et que les dernières collectes 2012 ne se font que maintenant ; mais à partir de cette année, elles auront lieu plus tôt. Les DDFiP ne disposent pas de l’espace de stockage pour l’ensemble de nos comptes, donc il faut synchroniser le dépôt des comptes avec le ramassage par le prestataire.

Il est envisagé de revoir la réglementation pour assouplir la date du 30 juin impérative pour la remise des comptes, et faire place à des arrangements locaux (sans que les limites d’adoption au 4e mois et de transmission aux autorités de tutelle au 5e mois ne changent pour autant).

M. Poisson : l’année 2013 aura été une exception, en régime de croisière les DDFiP demanderont les comptes le plus tôt possible.

Séance de questions sur la procédure

David Maupin : certaines chambres régionales des comptes fournissaient des accusés de réception des comptes, et cela a manqué aux collègues qui y étaient habitués. Mme Moulin : c’est une idée qui mériterait d’être mise en application, les DDFiP peuvent accuser réception sur une copie du bordereau, mais cela ne figurait pas dans les consignes nationales et certaines DDFiP ont refusé de le faire ; cela devrait être prescrit aux DDFiP.

Les pratiques différent beaucoup entre les CRC, mais en particulier le conditionnement des comptes était extrêmement variable. Certaines CRC ont imposé leur format de conditionnement, et les DDFiP ont du vider les cartons Archivéco et refaire le travail ! Il est donc espéré une norme en commun avec la Cour des comptes sur ce point ; toutefois les CRC sont indépendantes et tiennent à le rester.

Fabien Thorel : si une CRC veut évoquer un compte, elle ne va pas demander à Archiveco ou au SEPLE de refaire le conditionnement ? Réponse : le cas ne s’est pas encore présenté.

David Maupin : les agents comptables sont-ils informés de leur décharge des comptes archivés ? Même si les AC doivent implicitement considérer la décharge de leurs comptes au delà du délai réglementaire de 5 ans, en l’absence de notification explicite, cela ne va t-il pas contrarier certaines démarches, notamment vis à vis de l’AFCM ou de l’AMF ? A l’égard de l’AFCM ou des assureurs, pour le quitus, il n’y a donc plus de document.

Mme Moulin : dans un projet de réforme globale entre une disposition sur ce point. Après la fin des fonctions comptables, il serait remis un quitus par les DDFiP en fonction de la prescription des comptes.

M. Trebillon : Le remboursement par l’AFCM du fonds de réserve fait partie des questions qu’il faut régler de manière satisfaisante. Actuellement l’AFCM exige un quitus explicite qui n’est pour l’instant pas prévu.

Fabien Thorel : quelle peut être la nature de la communication d’un agent comptable avec le SEPLE ? Mme Moulin : il est possible que le service contacte un comptable pour demander des informations, de manière informelle. Cela peut être pour s’assurer du périmètre des comptes (avec ou sans Greta, etc). M. Trébillon précise qu’il y a désormais un correspondant apurement dans chaque rectorat.

David Maupin, reprenant le taux 20 % des comptes transmis au SEPLE : les CRC travaillaient par sondage avec des thèmes, et cela semble être le cas au SEPLE. Mme Moulin : il est difficile de savoir si le contrôle sera différent de celui des chambres, car nous ne connaissons pas vraiment celui-ci. M. Poisson : les risques détectés et les enjeux seront analysés et utilisés, de manière formalisée avec des fiches de procédure sur la manière de contrôler, les points de vigilance etc.

Fabien Thorel : un retour sur la qualité comptable dans les EPLE est-il prévu en direction du MEN pour améliorer le travail des comptables ? Rien de précis n’est prévu, mais naturellement cela aura lieu, c’était l’un des objectifs implicites de la réforme.

Les établissements agricoles et maritimes etc. sont soumis au même système avec le SEPLE, même s’ils dépassent souvent le seuil des 3M€. Ce seuil est indexé sur l’inflation et évoluera avec le temps.

Fabien Thorel :tel que présenté, le droit d’évocation semble plus théorique que pratique. Confirmation en réponse.

Etienne André : quelle sera l’attitude du SEPLE en cas de procédure pénale à l’encontre d’un collègue indélicat ? La DGFiP répondra à une demande du juge pénal ; l’apurement administratif n’a pas pour objet la recherche des malversations, au-delà du devoir d’alerte. La recherche des actes délictueux est de l’ordre des audits assurés par les DDFiP.

David Maupin : dans le cadre du contrôle allégé en partenariat, certaines pièces ne sont pas transmises. Mme Moulin : les comptes sont supposés envoyés avec toutes les pièces. M. Trébillon : il est prévu que la convention entre l’ordonnateur et le comptable soit transmise en lieu et place des pièces justificatives. Nos interlocuteurs de la DGFiP semblaient ne pas s’attendre à rencontrer le CAP dans les EPLE, nous leur rappelons que le seuil des opérations concernées vient tout juste d’être relevé, ce qui annonce un décollage du dispositif.

David Maupin : le contrôle allégé en partenariat est souvent évoqué par les rectorats comme un moyen de mieux appréhender les charges de travail liées faire face à l’augmentation du périmètre des agences comptables. M. Trébillon : le ministère n’a pas émis d’instruction à ce sujet, mais le service accompagne la modernisation. M. Poisson : le PIAA pourrait alors demander transmission des pièces complémentaires. Le travail de l’ordonnateur en la matière doit doit être contrôlé par le comptable, mais c’est un motif de remise gracieuse totale (sortie du système du laissé à charge non remisable).

Fabien Thorel : où sont les lieux d’archivage Archivéco ? Dans les environs de Clermont-Ferrand, dans des locaux ayant reçu l’agrément des Archives de France, après une analyse poussée de la manière d’archiver. Les PIAA ont l’initiative du réveil des archives conservées par Archivéco, qui n’a aucun motif de contacter quiconque parmi les comptables. Les camions du prestataire partent donc pour le Puits-de-Dôme chargés à la fois des comptes destinés à l’archivage et ceux transmis au SEPLE.

Etienne André : quel est l’avis de la DGFiP sur dématérialisation des duplicata conservés par le comptable ? A titre d’illustration, David Maupin témoigne que la CRC de Champagne-Ardennes a souhaité examiner tous les OAR, et il a été amené à fournir des certificats médicaux par exemple dans les remises d’ordre, soit des documents qui ne figurent pas dans les pièces justificatives normales.

A priori cette pratique ne pose aucun problème tant qu’elle ne concerne que le duplicata. La dématérialisation de la paie dans certaines administrations a pu être un peu trop rapide, il faut s’assurer dans le cas des originaux de la bonne contractualisation d’une telle disposition.

Questions diverses d’actualité

Fabien Thorel évoque seuil des encaissements en espèces à 300 €, et signale que cette disposition est largement incomprise des collègues. Le problème est plus ou moins gênant suivant l’environnement local.

S’il n’y a pas de titre exécutoire, cela serait possible (cas des formations Greta payées par le stagiaire), mais pour la perception des frais d’internat le problème ne peut être contourné. M. Poisson demande une description des difficultés que poserait l’application de cette disposition. Mme Moulin explique le contexte de la mise en place : l’objectif initial de l’abaissement du seuil était d’éviter de trop gros dépôts dans les petites trésoreries municipales pour des raisons de sécurité. Les universités sont particulièrement gênées par cette réglementation.

Etienne André demande comment doit évoluer le délai actuel d’encaissement des chèques. M. Poisson assure que le centre de Créteil devrait prochainement rétablir sa capacité à absorber l’ensemble du travail.

David Maupin : l’encaisse du régisseur est limitée à 1000 €, ce qui tend à encadrer les risques de maniement de numéraire, sans besoin d’un seuil anormalement bas. Fabien Thorel : la conjonction de circulation de flux d’encaissement est terrible, entre le seuil pour le liquide, les anomalies rencontrées dans l’encaissement des chèques, et des difficultés informatiques qui peuvent rendre l’encaissement par prélèvement momentanément impossible. La trésorerie des établissements finit par s’en trouver réellement menacée.

A 16 h 00, l’ordre du jour est épuisé.