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Séminaire des agents comptables de Créteil le 10 novembre 2014 Séminaire des agents comptables de Créteil le 10 novembre 2014

mercredi 19 novembre 2014, par Etienne André, Pierre de Maulmont

Le lundi 10 novembre 2014, au lycée Delacroix de Maisons-Alfort, était organisé par M. le secrétaire général d’académie un séminaire des agents comptables de l’’académie de Créteil, avec pour thème la qualité comptable au service des EPLE

Accueil à 14 h 10 par Mme Koteke, secrétaire générale adjointe, qui présente l’équipe de la DAP présente.

Intervention de M. Ledroit, secrétaire général

Les différents éléments de la qualité comptable touchent à la fois à la sécurité de opérations financières, mais aussi à la gestion des ressources humaines par exemple, et les différentes interventions de cet après-midi illustreront les enjeux et les moyens.

Le contexte : rapport 2008 de la Cour des Comptes, avec la nécessité de professionnaliser la fonction comptable. La carte comptable a du être profondément refaite, en partant à Créteil avant cette démarche d’une moyenne de seulement 1,8 EPLE par comptable. Le calendrier d’action a tenu compte de cette histoire, et aujourd’hui la moyenne a atteint cinq.

Pragmatiquement, notre académie accueille de très nombreux personnels débutants, plus qu’ailleurs. L’environnement professionnel exige aussi que l’on consacre beaucoup d’énergie à des événements de terrain. Un nombre sensible de situations comptables nécessitaient un accompagnement, que les services académiques ont du se mettre en état de fournir.

L’objectif national de la carte comptable était de six établissements par groupement, et Créteil a du se l’approprier en fonction des paramètres locaux. Arrivé 2014, il convient de tirer un bilan de cette réforme. La dimension de ressources humaines est importante, pour assurer certaines fonctions (présence à de nombreux conseils d’administration), et aussi assurer la permanence du service. Est donc apparue la notion de fondé de pouvoir ; ce nouveau poste à profil est conçu pour faciliter la mobilité des personnels notamment pour les emplois fonctionnels.

En 2015, le rectorat souhaite faire mieux connaître les fondés de pouvoir, et travailler sur la GRH des métiers de la comptabilité des EPLE. A Dijon, on demande un acte d’engagement du fondé de pouvoir sur la continuité, en cas de départ imprévu du comptable, élément du profilage du poste.

Le contexte contient aussi, dans le cadre de la réorganisation des collectivités territoriales, la remise en question du périmètre connu de l’intervention de l’État et des EPLE autonomes. D’autres réflexions en cours dans la réforme de l’État devraient influer sur les fonctions financières.

La maîtrise des risques est nécessaire pour les comptables, qu doivent fournir des garanties sur la qualité de leur travail de maniement de fonds publics toujours plus précieux. La masse salariale du rectorat est de l’ordre de 3,8 milliards d’€uros par an. La maîtrise des risques, qui a pu ne pas sembler nécessaire dans les petites agences comptables, a un fort besoin d’être formalisée dans les agences comptables de bonne taille qui se sont généralisées. Il faut à la fois concevoir la chaîne de traitement comme une continuité garantissant la fluidité du service et mettre en place des points de contrôle et verrous garantissant la sécurité. Le ministère nous relance sur cette question ; la Cour des Comptes a pris acte d’améliorations, mais il faut continuer l’effort.

Le plan d’action académique d’action pour la qualité comptable, adapté à la situation locale, prévoit encore un effort de grossissement des agences. La qualité comptable doit être renforcée, tout au long de la chaîne de traitement. Le plan d’action consistera à apporter des outils et une aide aux comptables en exercice, sur la base d’objectifs communs. Les outils proposés devront être adaptés, et ne pas représenter de perte d’efficience dans leur exploitation. Un dialogue de gestion permettra à chaque établissement d’établir un diagnostic sur sa performance ; il sera la base d’éventuelles attributions de moyens. Triennal, il pourrait ressembler à celui existant sur la performance scolaire. Le rectorat a besoin de ces temps d’échange pour connaître le terrain et savoir comment agir.

Échanges avec la salle

Line Kasbi : les dernières consignes sur le statut des personnels contractuels des Greta sont très inquiétantes. Elles représentent un risque patent de départ massif des personnels, et/ou de mise en danger de l’existence des structures qui ne pourront pas payer les fonctionnaires représentant un surcoût de l’ordre de 35 %.

M. Ledroit : un gros travail a été fait pour s’adapter au nouveau cadre réglementaire des Greta, mais la gestion des ressources humaines n’a pas encore été traitée.

Pierre de Maulmont : selon le diagnostic posé dans l’association Espac’EPLE, aucune agence comptable ne ressemble à une autre. Nous avions ensemble évoqué le besoin d’une lettre de mission de l’agent comptable. Le dialogue de gestion va précisément dans ce sens, il sera l’occasion de définir des objectifs et de repérer les forces et faiblesses de chaque poste comptable.

Bilan des comptes financiers par Franck Hugoy, « de la synthèse des comptes financiers à l’analyse des risques »

L’analyse financière permet d’établir un diagnostic des forces et faiblesses d’un EPLE. Les indicateurs financiers doivent être replacés ans leur contexte, avec l’aide du gestionnaire ou du comptable ; la comparaison entre exercices est précieuse.

La moyenne académique se situe à cinquante jours de fonds de roulement ; en-dessous de trente (151 EPLE sur 576) c’est critique. La trésorerie moyenne est à 93 jours, avec 197 EPLE sur 576 supérieurs à la moyenne. La moyenne du taux de créances irrecouvrées est à 4,32 % (5 302,56 € en moyenne par établissement), avec 366 EPLE en-dessous de cette moyenne, et 54 EPLE avec plus de 10 % de non recouvrement. Sur la question du recouvrement, le dialogue est nécessaire entre l’ordonnateur et le comptable. La lecture séparée par département apporte un éclairage complémentaire.

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Diaporama sur la qualité comptable académie de Créteil, novembre 2014
Au format PDF

Un groupe de travail doit être réuni sur les créances, les volontaires peuvent se signaler par courriel à l’adresse ce point dacses escargot ac-creteil.fr

Remontée des comptes financiers 2013, présentation des statistiques : seuls cinq EPLE n’ont pas encore rendu leur compte. Les observations de la DACSES et les réponses obtenues sont aussi suivies et décomptées.

Les remarques sur les comptes 2013 portent sur des pièces manquantes, des développements de solde de comptes anciens ou mal justifiés. La pièce 10 a posé quelques problèmes, et il y a quelques incidents dans la reprise des bilans d’entrée.

Échanges avec la salle

Madeleine Broix : les statistiques sur la trésorerie ne sont pas forcément parlantes, dans la mesure où par exemple le conseil régional d’Île-de-France attribue des crédits en fin d’exercice qui viennent gonfler les disponibilités au moment de la présentation du compte financier. Réponse : pour être imparfait, cet indicateur est toutefois éclairant dans la majorité de cas.

Martine Pizzuto : les observations du SEPLE ou de la Chambre régionale des comptes ne sont pas recensées dans les statistiques disponibles. Mme Koteke : ces informations sont intéressantes et sont attendues, un dialogue est en cours pour les obtenir.

Remarque sur les soldes créditeurs anciens : les services du rectorat peuvent aider à retrouver les notifications, archivées électroniquement depuis 2010.

Dominique Dupasquier : le grossissement des agences comptables éloigne les comptables des établissements. Or les ordonnateurs sont peu formés aux questions financières, et ils ignorent trop souvent leurs devoirs en matière de recouvrement. L’instruction codificatrice M9.6 prévoit que le comptable participe au conseil d’administration avec voix consultative, mais trop souvent le comptable n’est pas invité.

Luc Peyresaubes : les comptables sont dans une situation impossible pour le recouvrement des créances de demi-pension de certaines familles insolvables, en particulier dans les établissements accueillant des élèves primo-arrivants bien souvent sans papiers.

Pierre de Maulmont : à défaut de se rendre en conseil d’administration, le comptable devrait pouvoir obtenir les actes et/ou le procès-verbal du CA.

Le point de vue de la DGFiP par Mme Nathalie Brocard et M. Nicolas Veyron, de la DDFiP 93

Description du dispositif d’audit : constituant plus un appui qu’une répression, il est installé par le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, et l’article R421-78 du Code de l’éducation. Il a pour objectif d’obtenir une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise de risques. Un audit peut être exhaustif ou plus restreint, et s’appuie le plus souvent sur l’outil ODICé. Sont donc évalués à cette occasion :

  • L’organisation générale de l’agence
  • Les opérations budgétaires et comptables : les développements de solde, le contrôle des journaux
  • Le recouvrement des créances et l’exécution des dépenses
  • Les régies
  • Les procédures spécifiques : voyages scolaires, prestations en nature

Comment les établissements soumis à audit sont-ils choisis ? Il existe à la DGFiP un outil statistique, qui aide à choisir les établissements visités en faisant la synthèse de différents facteurs de risque. Les contrôles sont toujours inopinés, du fait de la présence d’une caisse en espèces ; un ordre de mission est présenté à l’arrivée des auditeurs. L’intervention sur place et sur pièces dure généralement de 10 à 15 jours dans une agence comptable, une journée ou plus pour un établissement rattaché. Cela prend beaucoup de temps au comptable, le fonctionnement contradictoire l’exige.

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Bilan des audits DDFiP 2013-2014
Au format PDF

Cette procédure donne deux mois au comptable audité pour répondre au rapport provisoire. Le devenir des rapports d’audit intéresse la DDFiP, le service remercie les collègues qui signalent des changements opérés suite à une visite. Exceptionnellement il peut y avoir une contre-visite. En Seine-Saint-Denis, un audit en 2013 et trois en 2014 : deux ont donné globalement satisfaction et un a présenté une situation mitigée. La DDFiP note une nette amélioration, les problèmes les plus graves historiquement se développaient dans les agences comptables isolées.

Des points de fragilités sont souvent repérés :

  • sur la séparation ordonnateur-comptable
  • l’absence de convention de groupement comptable
  • absence de polyvalence des personnels, qui ne permet pas d’espérer la résilience aux absences
  • insuffisance de la formalisation de la démarche de contrôle interne (ODICé est trop rarement utilisé, les outils de contrôle de GFC de même)
  • absence d’organigramme fonctionnel
  • la formalisation des délégations de signature

Sur la compta budgétaire, les dépassements de crédits sont rares, la qualité de la compta est jugée satisfaisante, même si les OR doivent être émis avec plus de régularité, ainsi que la tenue de la comptabilité patrimoniale.

En comptabilité générale, il y a certaines agences où la validation des sessions n’est pas faite régulièrement ; le suivi des comptes de tiers doit être plus régulier, il faut utiliser les états de développement de solde des comptes. La tenue des inventaires est en progrès sensible.

La gestion du numéraire est perfectible, l’arrêté de caisse n’est pas quotidien et les personnels maniant la caisse doivent être habilitées. Il faut bannir la mauvaise pratique qui consiste à indiquer l’année en cours pour toutes les lignes des développements de solde, elle interdit le contrôle ultérieur. Les chèques ne sont pas déposés assez vite, et les diligences pour le recouvrement devraient être améliorées. Les chèques refusés ne sont pas toujours bien suivis, et les comptabilités matière (tickets de métro) doivent être suivies en valeurs inactives. Les stocks doivent être contrôlés, de manière inopinée et à des dates aléatoires, dans l’établissement support mais aussi dans les établissements rattachés.

Les voyages scolaires sont un sujet à part entière, avec de nombreuses remarques sur la tenue administrative des dossiers et le suivi comptable.

Échanges avec la salle

Bruno Quatremare : quand reçoit-on le rapport définitif ? Réponse : il est normalement identique au rapport provisoire.

Framboise Robert : un rapport d’audit de 2011 dans mon établissement était resté lettre morte à ma prise de poste en septembre 2013, n’existe-t-il aucun suivi ? Réponse de Mme Koteke : le dialogue de gestion permettra au rectorat d’être plus réactif ; le service DACSES vient d’être renforcé.

Luc Peyresaubes : les conclusions sont-elles aussi envoyées au chef d’établissement ? Réponse : oui mais l’ordonnateur n’est pas tenu de répondre.

La GRH, moteur de la maîtrise des risques, par Claudine Désenclos et Sonia Latchoumanin

Rappel historique de l’avancement de la carte comptable, une échéance est fixée à 2016 (l’objectif 2016 initial étant atteint à cette rentrée, 5,05 établissements par comptable). Les attachés promu au principalat sont reçus pour discuter leur projet professionnel. Il n’y a quasiment plus de retards dans la reddition des comptes financiers. Les services du rectorat tentent d’accompagner chaque agence comptable.

Pour l’avenir, des groupements plus importants sont envisagés, avec le développement des groupements de six établissements ou plus.

Nelly Clabaut : les critères géographiques seront-ils pris en considération pour cette nouvelle phase de modifications de la carte comptable ? Réponse : c’était une préoccupation initiale, mais au fil du temps les opportunités de regroupement se sont éloignées, il faudra un jour remettre cela à plat. Les groupement de trois établissements représentent 10 %, de quatre ou cinq 40 %, et plus de six 30 %

Pierre de Maulmont : le pôle administratif donne de nouvelles perspectives de réorganisation dans une conception différente du travail comptable. Certains travaux peuvent avec succès être confiés à des acteurs qui sont traditionnellement éloignés des questions financières.

Sonia Latchoumanin : les 107 comptables de l’académie sont 12 administrateurs, 11 DS, 52 APAE et 32 attachés. Les promus attachés principaux sont désormais reçus pour faire le point sur leur carrière.
Cf. la monographie produite par le ministère

Présentation de la pyramide des âges des agents comptables de l’académie. On note la parité des sexes ; l’âge moyen est de 49,5 ans, cette donnée étant à nuancer par l’ancienneté moyenne dans le poste qui est de 6,5 ans.

Les attentes envers les comptables, cadres confirmés, sont l’animation de l’agence comptable, la formation et le conseil. La parcours envisagé aujourd’hui est : gestionnaire, puis fondé de pouvoir, puis agent comptable. Il est important que les comptables apprennent à déléguer à leur fondé de pouvoir, à qui il faut confier toutes sortes de missions, en s’assurant qu’il se frotte à l’ensemble des fonctions qu’il est susceptible d’exercer ultérieurement en tant qu’agent comptable.

L’agent comptable étant là pour piloter et non plus pour faire dans les agences de plus établissements, il faut construire la compétence du fondé de pouvoir qui doit devenir un technicien confirmé.

Le rectorat pense proposer à des attachés motivés une formation préalable à l’entrée dans les fonctions de fondé de pouvoir. Un séminaire pourrait être organisé.

L’académie compte à ce jour 32 fondés de pouvoir, dont 20 % sont en catégorie B.

Chantal Michalak témoigne que le passage de 5 à 7 établissements lui a permis de déléguer à un fondé de pouvoir. Elle est ainsi sortie d’une situation pénible et a retrouvé de la sérénité. Le plus délicat a été de positionner le fondé de pouvoir par rapport au chef d’établissement, il faut privilégier qu’il ait accès à toutes les informations, et participe à l’équipe de direction.

Témoignage de Catherine Faure, agent comptable à Rozay en Brie, et Isabelle Jourdan sa fondée de pouvoir, dans une agence comptable atteignant 11 établissements

La comptable et le chef d’établissement ont voulu que la fondée de pouvoir soit partie intégrante de l’équipe de direction, invitée permanente au CA. Elles partagent le même bureau. Les gestionnaires considèrent la comptable ou la fondée de pouvoir comme interchangeables. Le compte financier est commenté à deux voix.

Les missions confiées relèvent de la gestion et de la comptabilité tout à la fois. La gestion des agents peut être partagée, avec la certitude qu’il n’y aura pas de failles entre elles.

Ce qui est délégué :

  • gestion des gents
  • relations région, rectorat
  • boîte courriel commune avec une signature à deux noms
  • réponse aux établissements rattachés
  • subsidiarité en réunion de direction

La délégation de signature est donnée par le comptable, le chef d’établissement ne délègue pas non plus à la fondée de pouvoir ce qu’il ne peut pas déléguer à la comptable (bons de commande).

Il n’y a pas eu de répartition des établissements, de manière à permettre la lecture systématique des comptes par chacune des deux. Elles alternent donc la réception des actes des établissements rattachés. Elles ont obtenu du rectorat de faire un tutorat comptable à deux.

En moyenne, les établissements sont reçus en trois heures, avec l’ensemble des écritures faites et validées. L’une des collègues de l’intendance est en cours de formation en comptabilité générale, pour la réception des régies dans un premier temps. Le pôle administratif est composé de six ETP.

Etienne André : il annonce une prochaine réunion des comptables et leurs fondés de pouvoir par l’association Espac’EPLE, qui sera annoncée en parallèle de la diffusion des notes prises cet après-midi.

A 17 h, la réunion se termine par un moment convivial au réfectoire du lycée Delacroix.