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Compte-rendu de la journée d'échanges professionnels du 22 juin (...) Compte-rendu de la journée d’échanges professionnels du 22 juin 2018

mercredi 5 septembre 2018, par Emmanuelle Lemoine

Cette journée s’est déroulée au lycée Gaston Berger de Lille et a réuni trente membres de l’association lilloise. Elle a consisté en des échanges concrets et opérationnels sur la réalité de la mise en œuvre de la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable (RPP).

Ces échanges sont marqués par l’intervention de M. Lionel LEGALL sur la responsabilité pécuniaire et personnelle des comptables (RPP). M. LEGALL est trésorier du Secteur Public Local, président de l’Association nationale des comptables publics (comptables réseau DDFiP), secrétaire général de l’AMF créée en 1936 par l’AFCM. L’AMF est une assurance spécialisée dans le risque comptable.

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Dépliant de l’AMF

En préambule Christophe TRICOT précise que l’intervention portera sur la réalité de la responsabilité pécuniaire personnelle, notamment à travers ses points techniques tels que l’apurement, le quitus, la prescription, les manquements qui font préjudice à l’administration. Il souligne également le niveau de risque mesuré en EPLE, le niveau de risque n’est pas déraisonnable dans ces strucrtures. A priori, le niveau du risque du comptable en EPLE est inférieur à celui d’un agent comptable d’université. Le nombre d’agents comptables en EPLE est encore important, tandis que la sinistralité est relative. En conséquence, les agents comptables représentent de « bons clients » pour l’AMF.

M. LEGALL précise que plus de 6 000 comptables sont assurés par l’AMF. Parmi eux, 3 600 sont des comptables de la DGFiP (700 postes de comptables ont déjà été supprimés et 1 000 vont encore l’être dans un avenir proche). En revanche, il existe plus de 25 000 régisseurs. Donc, il est possible de mutualiser encore davantage le risque.

Le chiffre d’affaires de l’AMF s’élève à deux millions d’euros. Avec le resserrement de la carte comptable, le nombre d’adhérents a baissé et en conséquence le volume de cotisations généré a diminué, d’où l’importance d’inciter les régisseurs à adhérer afin de mutualiser les fonds. Néanmoins, l’AMF a baissé ses cotisations il y a deux ans.

La RPP modifiée par la réforme de 2011 de la loi du 23 février 1963

Depuis la réforme de 2011, les remises gracieuses totales n’existent plus sauf en cas de décès du comptable.

Il convient de distinguer :

  • Les manquements sans préjudice : le plafond de laissé à charge s’élève à 1,5/1000e maximum du cautionnement. C’est ce laissé à charge qui est adressé à l’assurance et qui est pris en charge par celle-ci.
  • Les manquements avec préjudice, suite à une mise en débet pour le montant constaté par le juge : l’agent comptable peut solliciter une remise gracieuse auprès de son conseil d’administration, mais celui-ci devra laisser un minimum à charge de 3/1000e du cautionnement. C’est cette somme qui sera prise en charge par l’assurance. L’AMF rembourse le laissé à charge, mais il existe une franchise à la charge du comptable.

Par exemple, dans le cas d’une mise en débet par établissement de 50 000 €, une remise gracieuse de 45 000 € peut être accordée. Le reste à charge est de 5 000 €. A réception de la décision, l’AMF procède au remboursement et il est alors possible d’indemniser la collectivité. L’assurance appliquera une franchise de 10 % plafonnée.

Comptablement, l’ordonnateur émet un ordre de recette. Le recouvrement de cet ordre de recette se fera par un mandat pour ordre de remise gracieuse et/ou par un paiement de l’assurance ou du comptable.

Le conseil d’administration qui doit se prononcer est celui de l’organisme délibérant de la comptabilité dans lequel le débet a été constaté. La question se pose donc lorsque la remise gracieuse est demandée à l’organe délibérant d’un établissement rattaché avec une personnalité morale distincte.

Il existe une différence entre le comptable principal pour les petites collectivités et les comptables secondaires en matière de recouvrement de l’impôt. Le comptable principal est le DDFiP et peut mettre en débet (débet administratif) car s’il ne le fait pas, il peut lui-même être mis en débet par la CRC.

Quels sont les types de contrôles qui peuvent susciter un débet ?

Le décret n°1246 du 07 novembre 2012 relatif à la Gestion budgétaire et Comptable Publique (GBCP) les décrit :

  • La régularité à percevoir la recette
  • Les réductions ou annulations de recettes : celles-ci ne doivent pas cacher les admissions en non valeur et ne doivent être utilisées qu’en cas d’erreur matérielle. Le certificat de l’ordonnateur doit être explicite. Pour rappel, les EPLE sont soumis au décret GBCP avec une dérogation au Titre 3 concernant la comptabilité budgétaire.
  • Le contrôle de la disponibilité des crédits
  • Le caractère libératoire
    • Spécialement signalé à ce sujet : les faux virements (fauvi) à l’étranger, surtout lorsque le fournisseur fait changer le RIB. Le contrôle du fichier de virement est nécessaire. Il est important d’identifier tous les virements non FR et les sociétés d’affacturage.
  • La conservation des valeurs inactives (responsabilité du régisseur)
  • La justification du service fait : le nombre de débets pour mauvaise signature du bordereau de mandat est en augmentation.
  • L’exactitude de la liquidation
  • La liste des pièces jointes

Les différents types de dépenses

Au-delà du seuil de 25 000€ HT, les factures ne peuvent pas être payées en l’absence de contrat. C’est le seuil à partir duquel le marché doit être écrit et comporter les deux signatures des deux cocontractants (ordonnateur et fournisseur).

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Modèle de contrat de vente

Aucun acompte ne peut être versé hors marché, c’est-à-dire hors marché écrit sauf dans le cas des voyages. Aucun acompte ne peut non plus être versé en cas d’investissement sauf s’il existe une vraie facture d’acompte ou un contrat qui le prévoit.

Le paiement d’une subvention d’un montant supérieur à 23 000 € nécessite une convention. A défaut, une mise en débet avec préjudice peut être prononcée.

En ce qui concerne les payes, le principe qui s’applique est « pas d’indemnité sans texte ». Celui-ci doit être directement applicable à l’EPLE. Les établissements concernés ne doivent pas utiliser le texte applicable à une autre structure, mais recourir au principe d’autonomie normative consistant à prendre une délibération de transposition adaptée à l’EPLE.

Une indemnité n’est pas une vacation. Le paiement d’une vacation nécessite la présence d’un contrat. En ce qui concerne les heures supplémentaires, elles doivent être autorisées par une délibération et prévues sur le contrat. En outre, des vacations ne peuvent être payées à son propre contractuel, mais des heures supplémentaires peuvent l’être. Dès qu’il y a un contrat, on ne pourra pas reprocher à un comptable de ne pas appliquer les termes du contrat. Il faut toutefois être vigilant quant au cumul déguisé des indemnités. Une attention particulière doit ainsi être portée au barème de Montpellier utilisé dans les UFA privées. En effet, pour le paiement des indemnités, il faut une délibération de transposition précisant les fonction et emploi sur lesquels la paie est réalisée.

Les recettes

Il est interdit de poursuivre des créances prescrites. Cela est passible du délit de concussion (article 432-10 du code pénal). L’émission d’un acte interruptif de prescription tel qu’une reconnaissance de dettes portant une signature, une mise en demeure ou un avis avant poursuite envoyés en recommandé avec accusé de réception, permet de relancer le délai de prescription quadriennale.

Il appartient au créancier de prouver que l’acte interruptif a été notifié par recommandé avec accusé réception ou par commandement de payer. Un recommandé non réclamé par le débiteur ne vaut pas notification. Une lettre simple de relance n’est pas interruptive.

Le paiement par le débiteur d’une partie de la créance relance le délai de prescription pour quatre ans. Le recouvrement par l’huissier d’une partie de la créance relance également le délai pour quatre ans. Un dossier de surendettement suspend la procédure.

Les comptes de tiers

Les comptes de tiers n’ont pas vocation à perdurer. Les montants sont prescrits au bout de quatre ans. Le décaissement n’est plus possible au-delà de quatre ans et peut faire l’objet d’un débet. Il en est de même pour les trop-perçus de cartes de restauration. Dans cette situation, il convient d’émettre un titre de recette sur prescription quadriennale. Il n’est pas possible d’effectuer des ordres de paiement sur crédits prescrits.

En cas de détournement, l’assurance ne peut être sollicitée .Elle ne garantit pas la faute intentionnelle.

Les régisseurs

Le comptable est responsable quand il intègre les écritures dans sa comptabilité. Mais selon le décret du 21 juillet 2004 relatif à la RPP du régisseur, celui-ci fait écran à la mise en cause de la responsabilité de l’agent comptable, sauf s’il y a faute du comptable ou négligence caractérisée. Il faut donc procéder à des contrôles de la régie car il s’agit d’un démembrement de la caisse de l’agent comptable.

En cas d’un détournement d’un régisseur, on pourrait reprocher au comptable de ne pas avoir procédé à des contrôles. La RPP du comptable peut être mise en cause si un défaut du comptable et un défaut de contrôle ont été constatés.

Les régisseurs ont tout intérêt à souscrire une assurance. En effet, la volonté de ne plus accorder de remise gracieuse totale aux régisseurs afin de les responsabiliser se répand de plus en plus.

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Assurance et cautionnement des régisseurs

Apurement du débet

Les mécanismes régulateurs sont précisés dans le décret du 5 mars 2008 relatif à la constatation et à l’apurement des débets. Une distinction est faite entre les comptables d’État et d’EPLE, et les autres. En effet, les agents comptables d’EPLE sont considérés comme des comptables d’État.

1/ Pour les comptables d’EPLE, le traitement en cas de débet est identique à celui des comptables de la DGFiP

La procédure consiste :

  • à demander une remise gracieuse au conseil d’administration. Celui-ci peut accepter ou refuser la remise gracieuse.
  • en cas de refus du conseil d’administration, le ministre des comptes publics peut revenir sur l’avis du conseil et accorder la remise gracieuse au comptable. Dans ce cas, l’État indemnise la collectivité. Par contre, l’État n’indemnisera jamais pour les dépenses irrégulièrement payées (irrégularités de paiement et dans les pièces justificatives).

2/ Les autres agents comptables (Universités, CROUS, EPA...) ne bénéficient pas de cette garantie de l’État

Dans les universités, les conseils d’administration refusent d’accorder la remise gracieuse en comptant sur la prise en charge par l’assurance. En conséquence, les cotisations seront revues à la hausse pour les comptables d’université. Actuellement, l’AMF travaille sur les recours pour attaquer la décision de refus des conseils d’administration.

Cas du comptable parti en retraite

Un risque de débet pour les comptes non apurés existe toujours. L’agent comptable en retraite ne verse plus de cotisation à l’assurance. Cependant en cas de débet, l’assurance prendra tout de même en charge le reste à charge si l’agent comptable était assuré sur la période jugée. De surcroît, il n’y a plus de franchise pour les retraités. Il existe également un fonds social ; l’assurance est tenue par des comptables bienveillants !

Apurement administratif et archivage

Les thématiques de contrôle pour l’apurement sont le bilan, les salaires, l’état des créances et l’état de développement de soldes.

Le juge des comptes peut poser des questions dans les cinq ans suivant le dépôt du compte de gestion. La prescription intervient au 31 décembre de l’année qui suit le délai de prescription (cinq ans).

La CRC peut revenir sur un arrêté de décharge dans un délai de six mois en usant de son droit d’évocation. Au-delà des six mois, l’établissement est apuré.

S’agissant des comptes archivés, juridiquement, tant que l’arrêté de décharge n’a pas été délivré, les comptes ne sont pas apurés. Mais pour des raisons matérielles, les arrêtés de décharge concernant les comptes archivés ne sont pas envoyés, alors que l’AFCM ne rembourse une partie du cautionnement que lorsque le comptable reçoit son quitus entier.

Point sur la présidence de l’association

Christophe TRICOT confirme qu’il ne se représentera pas. Pour préparer l’assemblée générale du 12 septembre au lycée Montebello de Lille, une lettre de candidature sera envoyée via googleform.

Point sur l’actualité d’Espace EPLE

Espace EPLE a été contactée par la DAF A3 pour l’élaboration d’un futur rapport sur l’impact d’Op@le et d’Oper@.

Christophe TRICOT rappelle que le 14 septembre aura lieu à Brochon un séminaire sur la fonction paye en EPLE avec une intervention du ministère sur Opre@.

Questions diverses

Richard BAILLEZ s’interroge sur la prise en charge des recettes concernant la subvention rectorale "innovation pédagogique" pour financer du matériel pédagogique à destination des écoles primaires. Richard BAILLEZ veut refuser car cela est contraire au principe de spécialité et qu’il n’existe pas de convention. Un seul autre collègue est concerné dans le même secteur, donc il est possible qu’il s’agisse là d’un "problème local". Le vote d’une convention permettra de contourner le problème d’absence de base légale des charges et produits.