Compte-rendu de la journée Espace Lille du 7 juin 2023

Après avoir chaleureusement remercié notre collègue Sylvain QUERTEMPS pour son accueil à l’espace culturel du lycée Gambetta Carnot d’Arras et excusé le président de l’association, Thierry BROUAUX, Sébastien WAFFLART présente les deux intervenants de cette journée d’échange sur le thème de la réforme MF², à mi-parcours de son déploiement dans nos établissements : Sébastien JOUANNIC (chef du bureau DAF A3 au ministère de l’Éducation nationale et de la Recherche) et Pascal MISERY (inspecteur général de l’Éducation, du Sport et de la Recherche, ancien secrétaire général de la région académique Provence-Alpes-Côte-d’Azur).

S. WAFFLART : « M. JOUANNIC, pouvez-vous faire un rappel des objectifs du projet MF² ? »

S. JOUANNIC : « Je concentrerai mon intervention sur Op@le, mon service n’étant pas pilote des projets Oper@ ni SI2G. Le projet Op@le, né en 2017, a trois grandes parties :

• Faciliter le travail des utilisateurs, en dématérialisant les processus et en généralisant les réutilisations automatiques des données existantes. Cela signifie multiplier les interfaces (ce qui est saisi dans la base élèves ou dans Chorus Portail Pro n’est pas ressaisi dans Op@le).
• Améliorer la relation avec les tiers : ce n’est pas une nouveauté (ex : TS télépaiement) pour avoir un service le plus efficace et le plus adapté possible.
• Faciliter la relation avec les fournisseurs : Chorus

Il s’agit d’un programme qui s’appuie sur des outils mais ne se limite pas à ces seuls outils. Derrière, il y a une réelle volonté de mettre en œuvre des choses qui ne dépendent pas que de l’outil.

D’ailleurs, pour pouvoir mettre en œuvre Op@le, la première étape n’a pas été logicielle mais règlementaire. L’aspect règlementaire (application de la M9.6 de 2020) prévaut.

L’impact de la règlementation sur l’outil est structurant, puis l’outil est construit en fonction de la règlementation. Donc si la règlementation change, l’outil change également. (Ex : avec la fin de la RPP, il faut retirer dans l’outil toute mention du cautionnement).

Sur la question de l’amélioration de la qualité métier, on peut se demander si nous étions « mauvais » auparavant. La réponse est à contraster. (Cf. rapport de la Cour des Comptes « Défaillances et insuffisances dans la fonction comptable des établissements publics locaux d’enseignement (EPLE)) »

Oui, il y avait un besoin d’augmenter la qualité métier.

Le biais choisi dans le cadre du programme MF² était celui d’améliorer la sécurité. Auparavant, l’outil GFC ne permettait pas d’augmenter la sécurité, car c’était un outil permissif par rapport aux process. Ex : on pouvait commencer au stade de la liquidation, c’est-à-dire en l’absence totale d’engagement juridique et sans attestation du service fait (c’est à dire sans que l’ordonnateur soit informé). Et au moment où l’ordonnateur signait, seul le comptable pouvait encore refuser. Nous étions donc loin des attendus du processus règlementaire de la dépense.

D’où un gros travail dans les processus métiers et des changements extrêmement forts induits par l’outil, mais qui dépendent des évolutions règlementaires qui restaient à mettre en œuvre (ex : la gestion des bourses en compte de tiers).

On a également sorti de l’outil des fonctions d’administration du logiciel qu’on confiait à l’utilisateur, et à présent confiées aux ADSI. (Ex : mise à jour de version, référentiels nationaux : articles, seuils des marchés). Il s’agissait de réduire la spécificité des EPLE. Tout le monde fonctionne sur des modalités harmonisées sauf les EPLE. Il s’agit d’aligner les pratiques et non les outils.

La M9.6 n’est qu’une adaptation d’une M9 commune à tout un ensemble de structures. Le travail consiste à rapprocher les M9 en ne faisant que des adaptations à la marge de ce qui ne peut pas être récupéré de la M9 commune.

On va vers un mouvement de professionnalisation, d’ouverture et de rapprochement de nos structures vers des pratiques plus larges (Idem : même étape d’un engagement juridique en université. Idem dans Chorus État). On efface donc les spécificités qui nous mettaient en difficulté.

Une fois intégrés le fonctionnement, les conséquences et l’organisation qui va avec, il pourra y avoir des évolutions de structures et de pratiques. Ex : possibilité de faire un service facturier. Actuellement, nous ne sommes qu’en phase de déploiement. La 1ère étape consiste à digérer le logiciel, la deuxième consiste à redéfinir une organisation adaptée. »

S. WAFFLART : « Si on imagine des agences comptables plus étoffées avec autour de l’agent comptable plusieurs attachés d’administration, et des personnels chargés de remonter la chaîne de l’ordonnancement, avec un agent comptable qui serait secrétaire général d’EPLE, la carte des moyens et les affectations des personnels administratifs pourraient évoluer ? Quel impact sur la relation avec le chef d’établissement ? »

P. MISERY : « Avant de répondre à votre question, je tiens à rebondir sur l’intervention de M. JOUANNIC.

Pour nous, Op@le est plus qu’une évolution, c’est une révolution. GFC n’est rien d’autre qu’un tableur amélioré, en comparaison de la puissance des outils utilisés dans la sphère publique par ailleurs.

Le sujet majeur, c’est l’accompagnement. On est confronté au défi du nombre qui est celui de l’Education nationale : 7 800 EPLE à accompagner.

L’outil GFC est déployé depuis plus de trente ans. Certains agents ont fait toute leur carrière avec GFC. Ailleurs, il y a eu des évolutions tous les 10/15 ans qui ont pris en compte les évolutions règlementaires mais aussi du numérique. Le gap est extrêmement important, dans les aspects juridiques mais aussi dans les pratiques (immuables) de certains personnels. C’est une vraie gageure, donc cela nécessite un accompagnement démultiplié.

L’outil est structurant, mais la structure première, c’est le droit. L’outil est un élément de sécurité juridique, mais cela demande une montée en compétences des agents sur la connaissance règlementaire. Op@le intègre le champ règlementaire en globalité.

Sur les perspectives que cela annonce :
première étape : il ne faut pas attendre d’évolution majeure car la priorité, c’est le déploiement partout. Il n’y aura pas de marche arrière. Et plus on va avancer, plus ce sera difficile, car les premiers à passer à Op@le étaient des établissements mieux structurés qui avaient déjà pensé à leur organisation. Et maintenant, on va atteindre les établissements qui ne sont pas à ce stade de maturité.

Une fois passée cette étape, qu’Op@le sera déployé, qu’on aura vu les atouts de l’outil et ce qu’il permet de faire, on verra comment ça se passe.

La question des services facturiers, c’est se poser la question de ce qui fait l’intérêt de la gestion dans un endroit donné. Ex : est-ce vraiment intéressant de payer les factures dans tous les EPLE ? Ce qui est important, c’est le pilotage budgétaire. J’engage la dépense, je la suis, mais est-ce important de payer la facture ?

Compte tenu de la complexité de l’outil, et des effectifs à former, on ne peut pas s’improviser utilisateur d’Op@le. Comment fait-on dans un établissement pour appréhender toutes les fonctionnalités Op@le sur cet outil complexe ?

Exemple de Chorus : ce n’est pas possible de former sur une demi-journée. Il en va de même sur Op@le où le temps de formation ou d’appréhension de l’outil est assez important. Demain, Il faudra réfléchir à la question de savoir comment on fait pour assurer les suppléances, à la sécurité des opérations qui demandent un niveau de compétences. Il faut forcément réfléchir à une mutualisation.

Dans ce cas, il y a une convention d’engagement de service sur les engagements et sur les règles de fonctionnement qu’on s’impose mutuellement. Ce sera donc aux agents comptables de porter cette problématique et d’être acteurs pour dire qu’il serait pertinent d’évoluer vers ce schéma.

La RPP a fait que tout le champ de la responsabilité financière dans un EPLE revenait à l’agent comptable. Et le chef d’établissement ne s’en occupait pas prioritairement, surtout compte tenu du faible volume financier.

L’enjeu est donc de remettre l’ordonnateur au centre du sujet. Avec la responsabilité des gestionnaires publics, l’ordonnateur et l’agent comptable sont à égalité.

L’outil permet de mieux positionner l’ordonnateur. Il ne faut pas dériver sur Op@le et retomber dans les mêmes travers. Il faut faire en sorte que le chef d’établissement s’approprie cet outil.

Les services mutualisés, s’ils se développent, induiront forcément une révision des modalités d’attribution des moyens par les académies. Aujourd’hui, l’affectation des moyens et des personnels en EPLE se fait de manière globale.

S.WAFFLART : « L’ordonnateur a la main sur « sa sphère » dans Op@le et cela permet de lever un risque sur Odicé. En faisant le comparatif, le simple passage à Op@le fait disparaitre une trentaine de risques sur Odicé « comptabilité ordo ». Dans les montées d’application, y a-t-il encore des risques comptables qui vont disparaître ? »

S. JOUANNIC : « Oui, car au fur et à mesure, on continue de sécuriser. S’agissant de la maîtrise des risques, initiée en 2006, on avait GFC d’un côté et un outil de diagnostic interne et comptable en établissement de l’autre. Les prémices de contrôle interne ont été perçus comme un énième contrôle, voire auto contrôle en interne, afin de s’améliorer.

Avec Op@le, on change de dimension car l’outil est beaucoup plus sécurisé. Avec Op@le, on voit qui fait quoi et tout est tracé. En termes de maîtrise des risques et de sécurisation des opérations, Op@le est une évolution majeure. En changeant l’outil, le dispositif de maîtrise des risques change aussi. Auparavant, le diagnostic nous permettait de pallier les insuffisances de l’outil (check-list de contrôle).

Le diagnostic sous Op@le sera un diagnostic d’analyse des risques et de ce qu’on peut mettre en œuvre pour limiter ces risques. En septembre, nous allons diffuser une nouvelle cartographie des risques sur la base de ce qui existe ailleurs qu’en EPLE, dans une université, à l’État. Là encore, tous les autres utilisent des outils très semblables, et un risque reste générique qu’on adapte à l’établissement, que l’on cote, et sur lequel on décide d’appliquer, ou pas, des actions de maîtrise. »

Remarque de la salle : « En EPLE, nous sommes encore en contrôle exhaustif, c’est donc un changement de culture. »

P. MISERY : « Je pose aussi une autre question. Qu’est-ce qu’un diagnostic des risques dans l’établissement ? Exemple, la saisie des heures supplémentaires est-elle un risque dans l’établissement ?

Oui, ce sera dans la cartographie, car nous sommes dans une cartographie des risques dont le fait générateur (l’acte juridique) se situe dans l’établissement même si cela n’est pas impacté dans le budget de l’établissement. Cela relèvera bien et exclusivement de la sphère ordonnateur. Il s’agit d’une appréhension beaucoup plus large, on sort de l’aspect formel pour pouvoir développer un champ d’expertise.

V. SIMON : « Cette nécessité de revoir nos méthodes s’inscrit également dans la réforme des gestionnaires publics. »

S. JOUANNIC : « S’agissant du déploiement : aujourd’hui, 20 % d’EPLE sont sur Op@le. Nous sommes donc sortis du champ de la découverte. Cela a des conséquences sur l’aspect d’accompagnement.

Au fur et à mesure du déploiement, le ratio nouvelle question/question déjà résolue s’inverse. Actuellement, les ADSI résolvent plus de la moitié des questions posées alors qu’au début ce n’était aucune. Au bout de deux ans et demi, la compétence est installée sur un nombre de personnes plus important.

Un nouvel utilisateur est beaucoup plus accompagné qu’auparavant. Donc le déploiement a un effet bénéfique. A partir de la V5, il y a plus de 60% des agents comptables qui auront au moins un établissement rattaché sur Op@le. »

Retour d’expérience sur un établissement, qui a actuellement trois établissements sous Op@le, K. VERCHAIN : « l’agent comptable doit former les personnels de son agence, être force de proposition et accompagner les équipes sur les astuces. C’est le fondé de pouvoir qui forme tous les personnels avant de créer de l’entraide et diminuer le niveau de stress. »

S. JOUANNIC : « Il y a un vrai aspect d’accompagnement, facilité au fur et à mesure car le réseau monte en compétences sur l’outil, et est plus aidant. Il n’y a rien de mieux qu’un accompagnement humain, plutôt qu’une notice quelconque. »

C. LEROY : « L’outil n’est pas achevé. On résout actuellement plus de problèmes informatiques que de problèmes comptables. Les procédures évoluent sans cesse, les supports de présentation ne sont pas à jour. On perd beaucoup de temps. Face à une révolution, on met les moyens. Il y a un état de stress permanent car nous sommes en insécurité. »

S. JOUANNIC : « La dernière version majeure (V2b) est intervenue en février dernier. Nous sommes arrivés à la dernière grande évolution de version. A présent il y aura des évolutions mais qui n’auront plus beaucoup d’impact sur le quotidien. Le mouvement se ralentit car nous sommes arrivés au bout de cette implémentation.

Actuellement, on développe l’interface vers les porte-monnaie électroniques. Le test sera fait sur une dizaine d’établissements et la généralisation se fera uniquement une fois la fonctionnalité éprouvée.

A l’avenir, cela devrait être moins stressant car les évolutions auront moins d’impact et ce sera plus rassurant et devrait apporter plus de sérénité. »

S. WAFFLART : « En termes de qualité comptable, en 2012 nous étions à la croisée des chemins selon le rapport de l’IGAENR. A-t-on pris le bon chemin ? »

P. MISERY : « On a nettement progressé, la progression se voit sur un certain nombre d’indicateurs : sur le nombre de comptes financiers non rendus ou le nombre de commis d’office… Toutefois, nous restons dans un contexte de questionnement d’identité métier, et de réflexion quant aux attendus et à la (trop) grande diversité de nos tâches : tâches de gestion matérielle, pilotage de la qualité comptable, relations avec la collectivité...

Nous sommes au milieu du gué. Il y aura un jour à se poser la question du rôle du comptable, en lien avec cette question des services facturiers. Fait-on évoluer son statut ? Les comptables s’interrogent sur qui évalue leur travail. Personne ne l’évalue sur la conduite même des opérations au quotidien.

Dans un EPLE, l’agent comptable est attendu sur la gestion, peu sur le reste. La communauté éducative est assez indifférente tant qu’il n’y a pas d’impact réel.

Peut-être qu’un jour, à l’aune de ce qui existe dans les universités, il y aura une certification des comptes par un organisme externe. Ce certificateur vient annuellement présenter le bilan en appui du rapport de l’agent comptable, après le bilan de l’ordonnateur et livre son constat aux administrateurs sur le pilotage budgétaire global même en budget contraint. Cela apporte un éclairage différent sur ces enjeux. Comment l’ordonnateur s’en saisit-il, comment travaille-t-il en étroite relation avec le comptable, notamment avec la RGP ?

Les CRC s’interrogent sur leur rôle à venir. Les juges des comptes découvrent une règlementation qui va s’appuyer entièrement sur la jurisprudence. Finalement, cela amènera peut-être un contrôle plus important que le pôle d’apurement, qui était tout de même très symbolique. Pour les juridictions financières et les autorités de contrôle, il est question de savoir comment appréhender la qualité comptable et comment investir ce champ. Il est rappelé ici que l’intégralité des contrôles du comptable est maintenue et qu’aujourd’hui, beaucoup d’autres acteurs peuvent s’intéresser aux comptes d’EPLE. »

Remarque : « Selon les collectivités territoriales et la manière dont elles exercent leurs compétences, le volume financier des EPLE a plutôt tendance à décroitre. »

P. MISERY : « Oui, mais l’origine de la dépense et de la recette est dans l’EPLE. Aujourd’hui la masse globale des EPLE représente 7,5 milliards d’euros. Ce chiffre masque une réalité, notamment puisque la masse salariale des personnels État est gérée au rectorat. Toutefois, c’est bien le chef d’établissement qui initie la chaine (installation, liquidation des HSE/HSA, et bientôt le PACTE).

Il en est de même s’agissant des bourses de l’enseignement supérieur qui sont certes payées par le recteur, alors que les dossiers sont instruits dans les services du CROUS.

La qualité comptable doit être vue dans sa globalité et sur l’ensemble du champ que déclenche la dépense. »

S. WAFFLART : « Il y a beaucoup de concepts abordés avec la réforme MF² aujourd’hui et qui étaient abordés avec la RCBC il y a dix ans : maîtrise des risques, passage de l’agent comptable de technicien à expert, conseil voire stratège. Il avait été question également pour les collectivités d’avoir une visibilité sur les moyens confiés aux EPLE (code d’activité 2), qu’en est-il avec Op@le ? »

S. JOUANNIC : « La première étape, c’est le déploiement pour les utilisateurs qui sont dans les EPLE. Cela dit, Op@le est entièrement dématérialisé et demain, pour permettre un accès à une collectivité territoriale, il suffira de créer des habilitations informatiques. L’accès sera facilité. Idem pour le réseau R-conseil.

Actuellement, on en est à COFI pilotage qui est une base alimentée une fois par an, une photographie au 31 décembre N qui remonte au niveau national environ en mai/juin de n+1. Pour avoir une vision intermédiaire, il faut faire une enquête.

Avec Op@le et un code auditeur, il est possible de lancer des requêtes et de manière dématérialisée, d’avoir une vision globale. De plus, il y a trois remontées automatisées à date fixe et une quatrième à la remontée du compte financier.

COFI pilotage étant à la disposition des collectivités territoriales, elles auront une visibilité sur les chiffres trois fois par an. »

V. SIMON : « les EPLE vont-ils intégrer INFINOE ? »

S. JOUANNIC : « INFINOE n’est qu’une évolution de l’infocentre mais l’infocentre a vocation à disparaitre, donc oui à terme, les EPLE remonteront dans INFINOE. Mais selon les modalités qu’on connaît dans l’infocentre. Pour l’instant, on ne remonte que des fichiers PDF du compte financier. A partir du compte financier 2023, on aura des versions "à plat" (type EXCEL) avec des contrôles croisés et automatisés. »

S. WAFFLART : « Qu’est-il prévu pour les établissements ou les collègues récalcitrants : incitation, accompagnement ? »

S. JOUANNIC : « À partir de maintenant, toutes les vagues ont été programmées jusqu’à la fin du déploiement. Justement, pour anticiper les échéances et entrer sereinement dans Op@le. Les derniers ont deux ans pour se préparer (comptabilité patrimoniale, réorganisation autour de GFE, nettoyage des bases de tiers…). L’avantage d’une programmation sur du moyen terme, c’est de se mettre dans une dynamique différente, en mouvement. »

Remarque de la salle : « Sur le terrain, problème de compétences, voire de capacités, de charge de temps de travail sans valorisation. »

S. JOUANNIC : « Le risque, c’est d’alléger certaines fiches de poste (parce que pas capable) et d’alourdir d’autres fiches de poste. Il faut être très vigilant là-dessus. Le fait de mettre en place des outils qui obligent à une technicité plus grande d’un point de vue de la gestion financière amènera indéniablement à réorganiser nos services. Il faut éviter l’internalisation systématique sur le gestionnaire. L’une des solutions est la mutualisation de type service facturier. »

P. MISERY : « Cela interrogera forcément nos organisations en EPLE, notamment pour assurer la continuité en cas d’absence. Il faudra sortir de la logique de la polyvalence extrême en EPLE. L’EPLE est la structure qui a connu le moins de changements dans son organisation. Avec le PACTE et le Conseil national de la Refondation, le chef d’établissement va devoir intervenir dans le pilotage pédagogique beaucoup plus fortement qu’avant. Comment positionner les acteurs autour de lui ? Comment s’allège-t-on des tâches sans valeur ajoutée ? Cela ouvre des perspectives énormes en termes de restructuration au-delà du cadre juridique de l’établissement. »

V. GUIDEZ : « Qu’en est-il de l’utilisation du kit de bascule ? Est- ce un outil utilisé ? Le kit de bascule est un outil en ligne partagé qui regroupe un ensemble de fiches proposant les premières opérations / paramétrages sur Op@le. »

S. JOUANNIC : « Op@le renforce l’échange entre l’adjoint-gestionnaire et l’agent comptable. Le kit de bascule est un outil puissant, mais son renseignement est soumis à notre bonne volonté. Il permet d’identifier les établissements en difficulté, mais aussi de s’assurer du bon déroulement des opérations dans l’outil. »

S WAFFLART : « Un grand merci aux deux intervenants pour ces échanges de grande qualité. »

Avant de rejoindre le restaurant scolaire pour partager un moment de convivialité, Sébastien WAFFLART annonce aux participants que le bureau a décidé de leur proposer une modification des statuts de l’association académique Espace 9. Les adhérents seront destinataires d’un lien pour adopter (ou non) les statuts, préalablement à l’assemblée générale de rentrée, qui aura lieu au mois de septembre.