Compte-rendu de la réunion Espace Nancy-Metz du 26 juin 2019

1- Point sur les adhésions

Christelle Lescop remarque que l’on ne sait plus trop qui est à jour ou non de sa cotisation ; beaucoup de membres paient directement semble-t-il à Dijon ou Paris ; il faut faire un point en septembre et renouveler les cotisations. Constat : moins de participants, notamment aux réunions

Il faut re-communiquer auprès de tous les agents comptables, notamment auprès des nouveaux nommés

2- Restitution du séminaire AJI du 21/06 par Ghislin

Les enjeux, les évolutions et les conséquences de la modernisation de la fonction financière

Accueil : SGA de l’académie de Paris Sandrine DEPOYANT-DUVAUT
Accompagnement des équipes dans le changement pour la mise en place des nouveaux outils. Les nouveaux outils vont bouleverser les missions, donc opportunités pour changer les missions des gestionnaires, voire des agents comptables.
Sébastien REST, président AJI : la M2F peut être une opportunité de renforcer la qualité professionnelle (meilleur service rendu à l’usager, maîtrise des risques…).
Frédéric BONNOT, adjoint à la DAF du MEN

MF² : simplifier, sécuriser les opérations, renforcer la capacité de pilotage du MEN. Eliminer les tâches à faible valeur ajoutée : bénéfice pour utilisateurs dont on facilite le travail (complémentarité des applications entre elles), meilleur service pour usager (télépaiement) donc amélioration des relations avec l’administration. Nous tendrons vers des organisations plus efficientes.

Des chantiers complémentaires :

• Transformer l’assistance des utilisateurs pour conduire la transformation
• Garantir une structure technique fiable (hébergement national)
  Des équipes mobilisées à tous les niveaux : sept chefs et directeurs de projet, 54 futurs utilisateurs Oper@ et 90 futurs utilisateurs OPALE

Rappel des enjeux Oper@ :

• Obsolescence de Gospel, qualité et sécurité de la paie
• Point sur le calendrier : report de la phase d’expérimentation dans les académies pilotes à cause du prélèvement à la source et de la déclaration sociale nominative.

Point d’avancement sur le projet Op@le :

• Rappel du calendrier initial : généralisation en 2021 et 2022 à tous les EPLE, en trois vagues. On compte à ce jour deux mois de retard par rapport au calendrier initial
• Expérimentation dans toutes les académies, 2 pilotes dans académie Nancy-Metz

Catherine GAGELIN, cheffe du bureau DAF A3 du MEN :

Quels sont les impacts concrets dans la façon de travailler ? Trois leviers :

1. Garantir le respect de la réglementation :

Respecter les rôles définis par la réglementation : conforter les chef d’établissement dans son rôle d’ordonnateur (actes de gestion validés par l’ordo, restitution synthétique sur l’exécution budgétaire), et lui permettre d’appréhender l’impact sur son EPLE (formation spécifique des CE avec l’objectif de les sensibiliser aux impacts RH liés au remplacement de l’outil…).

Mieux définir le rôle du régisseur (la régie informatique sera limitée aux régies permanentes - les opérations liées aux régies temporaires seront retracées dans le budget principal -, les régies de recettes seront exclusivement permanentes et limitées aux opérations en numéraire) et ainsi faire émerger le rôle de mandataire.

Repositionner les EPLE dans leur rôle d’employeur : clarifier le rôle des mutualisateurs : distinction claire entre mutualisation de l’emploi et mutualisation de la paie (façonnier) et responsabilisation des employeurs (comptabilisation des flux financiers).

• Mettre en place de nouvelles règles de comptabilisation
• Suppression du service SBN et traitement hors budget
• Changement de terminologie
• Suppression des contributions entre services car augmentation des masses, donc imputation multiple
• Nouvelle forme de calcul de la CAF

2. Dématérialiser les flux financiers et les échanges

Interfaçage avec Chorus Pro, possibilité d’ajouter des PJ dématérialisées (devis, contrats…), possibilité d’adresser des BC et des factures par mail, quittancier électronique, dématérialisation des comptes.
Garantir la fiabilité financière : le décret GBCP donne aux comptables le rôle de garant.

3. Intégrer l’impact des choix techniques

MF² apporte des possibilités nouvelles qui vont au-delà des outils, mais pas de vision de qui se passera après leur mise en place.
Une formation de 3 jours complets est prévue pour les chefs d’établissement de tous les EPLE.

David HARTMANN, principal de collège, membre du groupe « conduite du changement Op@le » : nouvel outil donc définition du rôle de chacun après concertation avec les acteurs

Géraldine MAES, adjointe gestionnaire, membre du groupe de conception OPALE : crainte des gestionnaires pour l’avenir de leur métier, mais occasion de professionnaliser notre action.

Table ronde

• Jean-Marc BŒUF, SG A&I UNSA
• Eric FOUCHOU-LAPEYRADE, CAPN SNASUB/FSU
• Philippe VINCENT, SG SNPDEN/UNSA
• Martine SAGUET, IGAENR :

Fusion de quatre Inspections Générales pour former l’Inspection Générale de l’Éducation, du Sport et de la Recherche.

Modernisation a des conséquences sur organisations (cf. enseignement supérieur) :

• Dématérialisation et flux unique d’information : les tâches purement administratives disparaissent au profit du CIC ;
• Services facturiers : certification du service fait déclenche les opérations en comptabilité générale ;
• Service centralisé de la recette : sécurisation et homogénéisation des pratiques, progrès du recouvrement.

Les conséquences sont l’amélioration de la qualité comptable et la performance de l’organisation (meilleur respect du délai global de paiement…). L’agent comptable peut se consacrer davantage au pilotage du groupement, au contrôle interne et à son rôle de manager pour accompagner les chefs d’établissement et les gestionnaires.

Circulaire de 1997 : gestion par le gestionnaire de l’ensemble des personnels administratifs, permet le décloisonnement des services pour un minimum de polyvalence, mise en place d’une GRH de proximité. L’EPLE deviendrait le premier niveau d’information de GRH.

Mutualisation des compétences de haut niveau : travail en réseau, qui pourrait s’appuyer sur le réseau des agences comptables avec rôle de personnes ressources.
Renforcer la fluidité des parcours entre enseignement secondaire et supérieur.
Une opportunité pour innover nos pratiques et investir de nouvelles fonctions ?

Conférence de Thomas TRUFFAUT, associé Ernst & Young : les organisations financières 4.0 : quels défis pour le service public ?

Plusieurs objectifs de la dématérialisation :

• Donner de l’efficience au processus au travers d’une dématérialisation de bout en bout ;
• Intégrer l’ensemble des acteurs de la fonction financière dans les chaines de visas applicatives ;
• Donner une valeur probante aux documents au travers d’une signature électronique.

I. Enjeux / impacts de la dématérialisation sur les processus
Un processus de passation des marchés intégralement dématérialisé depuis le 1.01.18
Une dématérialisation complète de la production
Refonte de la chaine d’engagement et de commande
Un traitement dématérialisé des factures
Liquidation de la facture dès validation du service fait avec constitution d’un dossier de liquidation électronique
La proposition de mandatement est ensuite prise en charge par la DDFIP

II. Les organisations financières publiques à l’heure du digital

Une concentration plus forte de la fonction financière, avec un regroupement de la tâche autour d’un nombre plus restreint d’acteurs.

3- RGPD

Julien Liouville demande si l’un des collègues est plus informé dans ce domaine
Noelle Hergel rappelle que tout ce qui doit être réalisé par l’établissement en priorité a été précisé par les services du rectorat dans une note sur Partage ; il faut s’y référer

4- Groupes de travail académiques

Quatre groupes de travail sont en cours de formation, dont un notamment autour du recouvrement ; on peut donc espérer que la procédure d’avis à tiers détenteur y sera décrite afin que tous les agents comptables puissent se l’approprier ; Noelle Hergel rappelle que nous pouvons d’ores et déjà interroger le FICOBA avec le nom/prénom/date de naissance/lieu de naissance afin de connaitre les références des comptes bancaires de notre débiteur

5- Point sur Op@le

Le principe de fonctionnement d’Op@le : tout part de l’engagement juridique (= le bon de commande)

Il faut anticiper et revoir notre façon de travailler pour être sur de sécuriser cette première phase, et suivre le développement de l’interface éventuelle entre le logiciel de gestion du SRH (presto, fusion…) et Op@le. A terme c’est plus que prévisible, Op@le débouchera sur des services facturiers et des services de recouvrement, sur le modèle de ce qui s’est passé à l’université

6- Divers

Noelle Hergel rappelle qu’il ne faut pas hésiter à recourir aux remises gracieuses, sous réserve de récupérer une demande écrite de la famille