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Espace Grenoble rencontre à Moirans le 10 décembre 2014

mercredi 4 février 2015

Compte-rendu de la réunion du 10 décembre 2014 des adjoints-gestionnaires de lycées de l’Isère
Présence d’une trentaine de collègues.
Ouverture des travaux de la réunion de bassin des adjoints-gestionnaires de lycée de l’Isère. Compte tenu du thème, nous avons ouvert la réunion aux collègues de l’extérieur, et souhaitons donc la bienvenue à la forte délégation de Savoie.

Contrats uniques d’insertion

Questions sur les échanges de courriels pour attester de la présence des agents en CUI. Il est nécessaire de faire signer un état de présence par l’employeur (et donc essentiellement le LGM) qui l’enverra au centre mutualisateur de paye lorsqu’il n’assure pas lui-même la paye. L’établissement qui se voit mettre à disposition un contrat aidé doit donc absolument faire remonter ces états de présence et signaler tout absence ou tout évènement susceptible d’avoir un impact sur la paye à l’adresse contrats-aides point isère esc@rgot ac-grenoble.fr

Le principe du "supposé être présent" régit les contrats de droit public, mais on peut avoir un doute sur la présence des agents particulièrement lorsqu’ils sont en poste dans les écoles primaires.

Subvention EPS

Des collègues font remarquer que la région Rhône-Alpes ne semble plus financer les dépenses liées à l’éducation physique et sportive à hauteur des dépenses. Ce sujet a été évoqué par une délégation des chefs d’établissement. Il n’y a pas d’espoir à attendre de la part du conseil régional, sauf pour les établissements dont les fonds de roulements sont très faibles. Les autres doivent puiser dans leur fonds de roulement.

Redécoupage des bassins

Le bassin grenoblois est subdivisé en trois sous-bassins géographiques qui associent collèges et lycées. L’ensemble des lycées du département forment un bassin thématique qui vient se superposer au bassin géographique. Il est prévu une réunion commune en début d’année pour que tous se croisent, y compris les nouveaux.

Télépaiement ; retour d’expérience du lycée Ella Fitzgerald de Saint-Romain- en-Gal

Objectif : répondre à une demande des familles et une demande de la région Rhône-Alpes (convention restauration scolaire)

Procédure :

  • au préalable il faut une décision du conseil d’administration
  • récupérer auprès de la DGFiP le formulaire adéquat pour la mise en place des modalités de paiement à distance avec la procédure 3D Sécur
  • Cf en attente des coordonnées du correspondant télépaiement
  • création sur le site de l’établissement d’un lien vers l’application de paiement.

Les avantages :

  1. Répondre à une forte demande des populations
  2. Apport régulier de trésorerie
  3. Possibilité d’optimisation des ressources humaines


Les inconvénients :

  1. Le coût financier n’est pas négligeable 0,32 € de frais bancaires pour 60 € encaissés
  2. Le collègue du lycée Ella Fitzgerald interroge Mme Charbonnier de la cellule aide et conseils EPLE du rectorat pour savoir si cette dépense pourrait être prise en charge par les utilisateurs de l’application. Différents fournisseurs proposent des solutions de télépaiement. Il faut néanmoins faire très attention aux tarifs qui peuvent être très variables, INCB semble être le moins cher avec un abonnement de 15 € HT par mois, certains établissements peuvent se retrouver dans une situation de « client captif » avec des frais très importants pour changer de fournisseur. (30k€)

Avec la solution d’ARD le lycée Fitzgerald estime à 480 € par mois les frais bancaires pour 1500 encaissements, cela semble néanmoins un maximum.

  1. le bénéfice en terme d’optimisation des ressources humaines est à nuancer puisqu’il s’agit de réorganiser complètement les processus en place dans les services gestion
  2. Le déploiement actuel de cette solution ne permet pas encore de régler les forfaits (DP ou internat) en avance, ni les créances de voyages scolaires.

En conclusion sur la solution de télépaiement, il faut que l’on trouve une valeur ajoutée pour l’établissement avant de mettre en place ce système. Celui-ci peut étoffer la palette des solutions de paiement déjà en place dans les établissements, prélèvement automatique, règlement CB sur kiosque, échéanciers.

Attention, il est indispensable d’adapter au contexte des établissements le seuil minimum de règlement par CB (jusqu’à 50 ou 70 €)

Mme Charbonnier évoque l’expérimentation menée actuellement dans quelques académies et établissement pilotes avant une généralisation en septembre 2015 de la possibilité de régler par télépaiement les créances SCONET.

Etat civil du responsable légal

Un collègue souligne la difficulté à se procurer les dates et lieu de naissance des parents d’élèves. Or ces informations sont absolument nécessaires pour les recouvrements contentieux (dossiers huissier). La solution pourrait consister à demander une photocopie du livret de famille du responsable légal de l’élève a l’inscription.

Prélèvements automatiques

Il apparaît maintenant que le logiciel GFC fonctionne bien. Surtout si l’on fait les droits constatés dans GFE. Contrainte : une seule date de prélèvement est possible par élève.

Pour pouvoir procéder à un deuxième prélèvement avec une autre date il est nécessaire de créer un nouveau tarif pour ce même créancier. Ce cas de figure est particulièrement adapté pour solder les créances contentieuses en plus des prélèvements réguliers.

Le travail de saisie des relevés d’identités bancaires doit être effectué par les établissements rattachés à la fin de la période d’inscription.

Tous les élèves doivent pouvoir bénéficier de la mise en place des prélèvements automatiques. Au vu du retour sur le lycée de Meylan, il apparait préférable de ne pas distinguer les élèves boursiers. Le logiciel gérant le remboursement des trop- perçus automatiquement, le lycée renvoie à la famille le choix de révoquer ou non le prélèvement. Les essai de cas-par-cas ont en effet généré trop de travail et sont sources d’erreur quand bien même ce lycée n’a que peu de boursiers.

Plan comptable

Est rappelée la nécessité de subdiviser les comptes avant tout mouvement comptable. Si le compte est mouvementé (y compris par un bilan d’entrée) cette opération n’est plus réalisable. Si un compte est déclaré non subdivisible par GFC alors que vous ne l’avez pas encore mouvementé, c’est qu’il est utilisé comme compte d’affectation (liaison automatisée dans le plan comptable), ou dans une régie, et c’est aisément réversible.

La méthode de l’extourne

Une présentation assistée par ordinateur est diffusée dans la salle.

L’extourne se met en place après la bascule comptable. Il faut conserver précieusement le document issu du bordereau d’extourne Les rejets ne sont possible que sur l’exercice N-1

Cette méthode à l’avantage de favoriser des basculements comptables très rapides, dès la fin de la première semaine de janvier. Il y a la possibilité d’éditer une situation des dépenses et une situation des recettes d’extourne.

L’extourne des recettes concerne plus particulièrement les recettes sur ressources affectées. Il est préférable d’éviter de passer en extourne des opérations en capital, qui entraînent une complication importante du dispositif, plutôt simple pour le reste.

SICAC 26

L’ensemble des participants regrette l’absence de M. le responsable du SICAC de Valence. Nous aurions souhaité évoquer une certaine harmonisation dans les demandes faites aux établissements rattachés. Certains collègues ont l’impression que certains contrôles varient suivant l’interlocuteur et sans motif valable.

GFC 2015

Présentation des évolutions du logiciel pour 2015. Les collègues manifestent leur Inquiétude concernant le déploiement d’un éventuel GFC-web, la lenteur des applications hébergées risque en l’état de pénaliser la productivité des établissements dans la saisie des opérations comptables et budgétaires.

Nouveauté : reprise des développements de soldes automatisés par GFC (existait en 2014, mais l’intérêt de cet outil était minoré par la refonte des comptes 441 avec la nouvelle instruction codificatrice M9.6.

URSSAF et cotisations sociales

Les EPLE accueillant des étudiants en BTS doivent collecter, encaisser et reverser à l’URSSAF les cotisations sociales étudiantes. Or les délais de rejet des chèques se sont considérablement allongés avec l’envoi des formules au STC de Créteil. Il n’y a toujours pas de convention justifiant ces mouvements financiers.

Entre les établissements et l’organisme social, si des encaissements s’avèrent irrécouvrables, i lconvient d’effectuer des compensations sur le versement de l’année scolaire suivante. Il serait inadmissible qu’à la charge de travail supplémentaire s’ajoute un préjudice financier pour nos établissements.

La difficulté à joindre un correspondant sur ce sujet au sein des services de l’URSSAF est largement souligné par tous. Un groupe de travail se réunira en janvier 2015 au ministère pour aborder ce point.

Relation avec le CG 38

Un collègue regrette que les agents comptables n’aient pas été plus concertés par le conseil général de l’Isère avant les notifications de subventions de fonctionnement des collèges et les prélèvements importants et imposés sur les fonds de roulement des EPLE.

Voyages scolaires

Mme Charbonnier rappelle que de nombreux contrats de voyagistes comportent des clauses illégales qui peuvent être assimilées à de la gestion de fait. (CB ou enveloppe d’espèces mis à disposition des enseignants organisateurs).

Marché téléphonie mobile UGAP

Il existe un marché, confidentiel mais très compétitif, de téléphonie mobile avec l’UGAP. Le nom du correspondant est encore inconnu. Ce marché s’adresse aux établissements ayant l’usage d’un parc mobile minimum de 10 appareils pour que cela vaille le coût, compte tenu des frais d’accès facturé par l’UGAP pour avoir droit au marché.

Les provisions pour créances irrécouvrables

A défaut d’avoir suffisamment de crédits ouverts, des provisions peuvent être faites après une DBM de type 3. Si les ordonnateurs refusent, il est nécessaire de les saisir par un courrier formel envoyé en recommandé avec avis de réception.