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Bilan de la journée professionnelle d'Espace Lille du 8 avril Bilan de la journée professionnelle d’Espace Lille du 8 avril

Lycée Queneau de Villeneuve d’Ascq

mercredi 15 avril 2015, par Sébastien Wafflart

Les adhérents d’Espace Lille étaient à nouveau nombreux pour cette journée sur le thème de l’agent comptable et son groupement.

programme de la journée

34 collègues ont été accueillis chez Colette Dossche.

Après quelques échanges d’informations sur l’actualité nationale et l’assemblée générale d’Espac’EPLE, Christèle Leroy, du lycée Blaise Pascal de Longuenesse, nous a fait part des détails de la procédure de mise en jeu de sa responsabilité par la CRC, des charges ayant été retenues dans le cadre du contrôle des dépenses de marchés en restauration scolaire. [1]

Les participants se sont ensuite répartis en ateliers pour travailler sur trois problématiques :

1) La convention de groupement comptable, dont un modèle faisant consensus vous est proposé ici.

modèle de convention [2]

2) Le document de responsabilité de l’agent comptable ou document unique de l’agence comptable. Un sommaire de DRAC (ou de DUAC) a été rédigé.

sommaire DUAC

3) Le contrôle de la dépense. Cette première journée a permis de "dégrossir" le travail à mener sur ce thème.

COMPTE RENDU DE L’ATELIER 3
Référence aux textes :
Contrôles listés aux articles 19 et 20 du Décret GBCP :
Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique | Legifrance
Utilisation par certains collègues de la fiche navette « Bordereau mandatement » de l’académie D’Aix Marseille : http://www.gestionnaire03.fr/CICF_depenses_Marseille2013-D.pdf . Cette fiche sera lue et modifiée, le cas échéant, lors de l’atelier du 1er juillet
Focus sur l’ « exactitude de la liquidation » :
 le contrôle arithmétique de la facture relève de l’ordonnateur. Une bande de calcul est demandée pour les factures manuelles ou les imputations multiples. Une facture ne décrivant pas correctement l’objet de la dépense (ex : simple numéro de référence) peut faire l’objet d’un rejet, l’ordonnateur devant apporter des précisions (justificatifs recevables ou nouvelle facture).
Le rejet ne doit pas être vécu comme une sanction envers le gestionnaire mais comme un moyen de formation ou de responsabilisation :
Ex : modification du RIB/Imputation au mauvais compte de classe 6 (surtout avec la fin annoncée des réimputations)
Le contrôle porte principalement sur la validité des pièces jointes fournies.

A joindre aux mandats
Différents postes de dépenses examinés :
• Prestations sur convention ou contrat :
o Facture
o Contrat et/ou l’avenant (quid des factures dans lesquelles la référence au contrat n’est pas faite ?)
o si contrat pluri-annuel : acte du CA + AR de la DSDEN
o Convention d’adhésion si groupement de commandes et/ou de services.
o Mercuriale et/ou indexation des prix.
En cas de multiples paiements sur l’année (ex : location copieurs), 2 solutions ont été évoquées par les collègues : soit mentionner dans les commentaires du mandat la référence du mandat où sont annexées les pièces, soit rédiger un tableau des pièces qui sera joint à chaque bordereau. Ce tableau reprendra l’ensemble des pièces justificatives règlementaires avec la référence des mandats antérieurs.

• Bourses
o Bordereau des droits constatés
o Liste à payer de la DSDEN
o Tableau de régularisation
o Congés de bourses
o Pour les remises de principe : joindre les certificats de scolarité et/ou présence.

• Fonds sociaux :
o Acte du CA fixant les critères d’attribution des fonds sociaux
o PV de la commission avec liste nominative des bénéficiaires.

• Aides des collectivités :
o Convention (inexistante pour le Conseil Régional).
o Liste nominative

• Admission en non valeur – Remise gracieuse
o Acte du CA

• Dépenses d’investissement :
o N° d’inventaire sur la facture
o Fiche d’inventaire : fortement recommandée pour vérifier la correspondance avec la compta patrimoniale.

• Frais de déplacement :
o Pour les personnels :
 Ordre de mission : le groupe de travail de juillet élaborera un document synthétique regroupant les mentions obligatoires de base.
 Acte du CA pour le remboursement d’hébergement et de repas.
o Pour les élèves :
 La réflexion sera menée en juillet.

• D’autres types de dépenses seront étudiés en juillet : Voyages, Frais d’huissier, paiement aux associations et aux artistes
• Contrôle hiérarchisé de la dépense.

Prochaine journée professionnelle le 1er juillet à Calais. Un grand merci aux collègues qui se sont investis dans l’animation des ateliers et à l’équipe de restauration du lycée Queneau.


[1Le réquisitoire, la réponse de la collègue et le jugement seront prochainement mis en ligne sur le site.

[2Un autre modèle de convention est disponible sur le site, ici.