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Séminaire 2017 des agents comptables de l’académie de Créteil

dimanche 19 novembre 2017

Les agents comptables de l’académie de Créteil, ainsi que leurs fondés de pouvoir, étaient réunis au lycée Saint-Exupéry, mardi 6 juin 2017, à l’invitation de Mme la secrétaire générale.

Accueil par Mme Sylvie Thirard, secrétaire générale, qui se présente. Elle donne l’ordre du jour du séminaire.

Évolution de la carte comptable et qualité des comptes

La Cour des comptes, en 2008, avait remarqué la faiblesse du réseau des comptables des EPLE. Cela a déclenché la démarche qui se perpétue à ce jour. L’IC M9.6 en est une autre conséquence, avec le déploiement d’Odicé et la constitution du réseau R’conseil.

Mme Thirard note que les objectifs sont proches, en ce que les défaillances dans la comptabilité des EPLE se sont marginalisées. Il est toutefois nécessaire de mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (moyenne d’âge des agents comptables), dont la création des fondés de pouvoir est l’une des premières manifestations.

La qualité comptable doit être appuyée sur une capacité à l’analyse financière, obtenue par la formation des acteurs, jusqu’aux ordonnateurs, dans un contexte de dématérialisation.

Mme Housset, secrétaire générale adjointe, note que le travail en réseau et le partage de pratiques professionnelles, recommandé par le rapport 2016 de l’IGAENR, est l’un des points forts de l’académie de Créteil. Les dialogues de gestion comptable assurés par le rectorat lui permettent de relever les différents modes d’organisation : l’ensemble des agences comptables (environ 90) ont été rencontrées par la Division des Établissements.

Mme Housset songe à susciter la réunion de conseils d’agence comptable avec les gestionnaires, le fondé de pouvoir, et peut-être dans certains cas les ordonnateurs aussi. Le rectorat est conscient de la nécessité de fournir des données de comparaison pour les indicateurs des établissements. A titre d’exemple, elle montre les moyennes du taux de non recouvrement des établissements des trois départements, sur les trois années 2013 à 2015, par type d’établissement.

Cette politique de qualité et de recherche de la maîtrise des comptes se déploie aussi par le dialogue avec les collectivités de rattachement. Les situations difficiles sont traitées par une action concertée. Les DDFiP sont rencontrées en moyenne deux fois par an ; des échanges ont aussi lieu sur les indicateurs.

Op@le (1)

L’Outil de pilotage et d’administration financiers en EPLE, doit faciliter le travail (dématérialisation, automatisation) et améliorer la communication des données. Il doit améliorer la sécurité des opérations financières, et la qualité du service rendu à l’usager en parallèle d’autres téléservices en cours de déploiement. L’environnement technique sera adapté aux nouvelles utilisations, avec d’autres services d’assistance, une structure technique fiable, et une meilleure interopérabilité entre les applications, notamment l’infrastructure des collectivités de rattachement.

A tous les niveaux du ministère et du rectorat, le projet est considéré comme prioritaire et est suivi avec la plus extrême attention, avec un processus travaillant sur les niveaux techniques, de communication, de formation et d’assistance aux acteurs.

Mme Catherine Gagelin, chef du bureau DAF A3, revient sur l’histoire du projet, décidé à partir de 2012 pour un faisceau de motifs techniques et juridiques. Il est nécessaire de préparer en parallèle un nouvel outil pour la paie en établissement.

Mme Gagelin insiste sur le saut important de productivité que le nouvel environnement logiciel doit permettre. Aussi c’est dès maintenant que se mène la conduite du changement, pour en tirer tout les bénéfices.

Oper@

M. Berkoukeche, du bureau DAF C3, présente le projet Oper@ comme logiciel de paie. Il présente le calendrier de déploiement, avec janvier 2019 pour les premiers embarquements. Une phase pilote se fera dans quelques académies d’abord.

Question de Dominique Dupasquier : qu’est-il prévu pour les académies comme Créteil, où tout est basculé sur un logiciel du marché ? M. Berkoukeche répond que le ministère devra entrer en dialogue pour rapatrier ces collègues.

Il n’existe pas de cartographie des EPLE qui font de la paie, rappelle Mme Gagelin. Les collègues payeurs se sentent isolés et démunis face à la diffusion de l’information, l’un des enjeux est la mise en place d’un réseau pour les collègues ; il y a un réel enjeu métier pour structurer le réseau.

Retour à Op@le (2)

Nous avons capitalisé sur la connaissance de l’application. Actuellement 25 000 personnes travaillent sur GFC. Il faudra être en capacité de nous accompagner avec une croissance des services d’assistance à la hauteur des enjeux.

La solution devra être très ergonomique pour permettre aux ordonnateurs de prendre toute leur place. GFC doit être techniquement changé. Par ailleurs, la loi de 2013 a clairement reparti les compétences entre les collectivités de rattachement et l’État sur l’informatique des EPLE. L’État ne peut plus normer les serveurs et les systèmes d’exploitation, il n’y a donc plus de possibilité de maintenir les serveurs et le système GFC.

Obligations réglementaires avec la M9.6 : le Conseil de normalisation des comptes publics demande que des changements soient opérés, comme l’interdiction des écritures négatives, ou nouvelles modalités de gestion des éléments d’actif. Il faut noter aussi que la dématérialisation des factures par Chorus pro n’est pas traitable sans rematérialisation en l’état actuel.

Op@le (3) : trois choix structurants

Une application WEB et une base centralisée se justifient d’un point de vue de la gestion de la base la plus sécurisée possible. Au niveau national, il y a chaque année des accidents qui voient des comptabilités disparaître faute d’une sauvegarde adaptée.

Il a été décidé de faire appel à un progiciel, qui comporte déjà les fonctions fondamentales de sécurisation et d’interopérabilité, et est ensuite adapté aux besoins particuliers. Le produit fournira le lettrage (report automatique des références des opérations) et la journalisation (traces de qui a saisi quand quelle opération). Le périmètre fonctionnel sera élargi par rapport à GFC, en intégrant la gestion de l’inventaire et des valeurs inactives, le recouvrement, et jusqu’à la gestion des tiers (suivi individualisé des relations avec chaque tiers).

Ces fonctions sont attirantes, mais il faudra savoir changer la manière de travailler. La donnée d’entrée (l’approvisionnement) devra être faite avec sérieux, car tout le reste en dépendra. Dans le cadre de la dématérialisation, il sera nécessaire que les chefs d’établissement se connectent au logiciel. Il faudra donc répondre à leurs besoins, notamment en matière de lisibilité de la stratégie. La DAF s’inquiète que les collègues qui assurent aujourd’hui le travail se sentent dépossédés de leurs compétences.

La Direction du Numérique pour l’Éducation est fortement impliquée dans la mise en place d’infrastructures d’accès au réseau sans lesquelles cette mutation ne sera pas envisageable.

Question de M. Bernard Macler : comment, en phase d’expérimentation, le contact se fera-t-il entre les pilotes et l’ancien système ? Mme Gagelin répond que les collègues devront travailler dans les deux univers à la fois, car on ne peut pas espérer qu’une agence comptable toute entière bascule dans une expérimentation, notamment parce que dans une agence il se trouve toujours une situation particulière qui n’est pas propice. L’un des axes majeurs est de garantir l’intégrité des données et l’étanchéité entre les établissements.

L’audit sur place par la DGFiP

Mme Vienne intervient au nom du DDFiP de Seine-et-Marne pour présenter la démarche de l’audit. Six ou sept auditeurs par département sont amenés à visiter des EPLE parmi d’autres établissements publics ou subventionnés. Un certain nombre de critères précèdent au choix des cibles d’audit.

Les auditeurs souhaitent se placer dans la collaboration et l’échange, pendant deux à trois mois. Mme Vienne de fixe comme idéal que ce soit en présence de l’auditeur que les solutions soient apportées, et non pas par des injonctions dans le rapport final.

Pour aller au-delà de l’échange, en Seine-et-Marne a été mis en place un dispositif dans lequel est organisée une réunion de restitution avec tous les acteurs (ordonnateurs, gestionnaires, collaborateurs, rectorat), où est présenté un plan d’action qui fera l’objet d’un suivi.

Les résultats sont satisfaisants en 2015 et 2016 au niveau national, avec 25 % d’excellents, 50 % de satisfaisants. 22 % sont insatisfaisants, et 3 % préoccupants. Sont généralement maîtrisés l’environnement juridique, l’élaboration et l’exécution du budget, la gestion des fonds sociaux, les concessions de logement et le passif.

Des points faibles sont récurrents : le contrôle interne est peu développé, le suivi des règles est insuffisant. Souvent il n’existe pas d’organigramme fonctionnel, pour s’assurer qui assure une tâche, qui peut la suppléer et qui la contrôle. Il est utile de laisser des traces des contrôles qui sont réalisés, sur les régies, et les opérations en général. Trop souvent les auditeurs constatent de l’irrégularité dans la saisie des opérations, qui devraient être quotidiennes, et dans la validation des sessions. Il est important de demander la requalification des subventions anciennes, même si la DDFiP sait que les financeurs ne répondent pas toujours.

Les auditeurs vérifient chez les EPLE que le cautionnement soit en règle, et que les régisseurs aient des suppléants. Il faut s’assurer d’éviter le maniement par des agents non habilités, et nommer formellement des mandataires au besoin.

Pour le recouvrement des créances, malgré la faiblesse des moyens, les comptables et les gestionnaires doivent savoir que plus on agit vite plus le résultat est efficace. Les voyages pédagogiques sont un concentré de tous les problèmes rencontrés dans le cadre des EPLE. Le plafond d’encaisse n’est pas souvent fixé, il faut sécuriser les mouvements de numéraire. Étienne André signale que l’accueil dans les DDFiP pour le dépôt n’est pas toujours à la hauteur de nos espérances.

Pour le suivi des stocks, les processus ne sont pas assez souvent sécurisés, et régulièrement l’ensemble des fonctions sont assurées par la même personne qui maîtrise tout sans contrôle.

Pour les remises de service, doivent être présents les ordonnateurs et les gestionnaires. La DDFiP espère bien que les documents soient datés de la veille, et pas de deux mois avant. Les auditeurs accompagnent les comptables pour que ces moments se passent bien, c’est aussi une occasion de faire passer des messages aux autres acteurs.

Mme Vienne finit en signalant deux techniques d’escroquerie qui se sont développées récemment : d’abord la fraude au président, et plus généralement l’emprise sur une personne pour lui faire faire un paiement « urgent ». L’autre technique inquiétante est la fraude aux coordonnées bancaires.


Travail en ateliers

Franck Hugoy présente le cadre de travail en ateliers qui doit suivre. Cela commencera par une heure d’échanges sur des cas pratiques ; puis une heure de sensibilisation à la notion de patrimoine. Ensuite, puis une demi-heure de réflexion sur le déploiement des coordonnateurs comptables

Atelier BJ04 animé par Jalila Degachi : questions

L’admission en non-valeur

Étienne André : il est nécessaire de rappeler à tous les acteurs (adjoints-gestionnaires, ordonnateurs...) la différence entre remise gracieuse et ANV. La remise gracieuse est faite à la demande du débiteur. C’est bien une ANV lorsqu’on renonce à poursuivre une somme trop faible. Retour de bonne fortune : on peut imaginer conserver la créance alors même que le débit a été apuré en classe 4 : dans une subdivision ad hoc ?

Trop souvent les huissiers ne se démènent pas pour les diligences parce que le montant est faible : c’est idiot de leur part, car ils sont rémunérés forfaitairement. C’est d’ailleurs pour cela qu’il n’est pas opportun de poursuivre de trop petites sommes.

Faut-il annoncer le nom du débiteur au CA ? Oui, parce que l’agent comptable doit pouvoir contrôler l’acte du CA. On peut toutefois présenter en conseil une liste avec le numéro de créance, sans le nom : le comptable est en situation de faire le lien et le contrôle. Il est donc essentiel de toujours avoir une créance pour tout recouvrement en cours, à faire à la main.

Faut-il forcément prélever sur les fonds ? Non, il n’est pas interdit de mettre une provision pour ANV au budget. On ne connaît pas de collectivité de rattachement qui aurait manifesté de l’hostilité à cette perspective.

Sur quel service imputer ? Il n’y a pas d’obligation particulière d’utiliser le SRH. Le code activité sera en zéro, spécifique à ces opérations ; le compte à utiliser est le 671.

Valeur du certificat administratif

Il n’a aucune valeur juridique, c’est un simple élément d’explication. Jalila Degachi considère qu’il faut deux pièces pour un ordre de recettes : le fondement (acte, convention, notification de subvention) et la pièce justificative et explicative appliquée à la situation : liste des mandats conformes à la volonté de la source de subvention, liste de participants à un voyage, etc.

Le certificat administratif est à éviter, il n’est utile que lorsque la situation est complexe ou anormale, et nécessite des explications. Les développements de solde sont utilisables aussi.

Faut-il mettre les factures en justification d’un ordre de recettes ? La liste des mandats est suffisante dans la plupart des cas. Il faut jouer de la sélection avancée, dans GFC, pour sélectionner dans cette liste les opérations précises que l’on souhaite mettre en référence. Pour les subventions sous condition d’emploi, cette liste peut éventuellement être d’un montant supérieur à celui de la recette qu’il justifie : cela implique seulement que les opérations ne sont pas toutes financées par cette subvention, le reste l’est donc sur la dotation de fonctionnement, c’est tout et cela ne pose aucun problème juridique.

Pour les voyages, mettre une liste d’encaissements n’est pas conforme, l’encaissement ne peut être la justification de la recette (c’est l’inverse !). Il faut pour la recette des voyages l’acte du CA fixant le tarif, et la liste des inscrits au voyage.

Erasmus +

Pas d’utilisateur dans la salle. Antonia Endrass signale qu’il y a une agence qui répond patiemment aux questions des gestionnaires. Jalila a consulté les conditions d’utilisation de la subvention dans l’IC M9.6 : il ne peut être remboursé aux fonctionnaires que des frais de déplacement. En tout état de cause, les EPLE ne sont pas en situation de produire des rémunérations.

Défraiement des achats de matériel

Modalités de remboursement d’une DAO : on peut le faire dans le cadre d’une régie d’avance ou une avance pour menues dépenses. Pour les enseignants pratiquant le fait accompli, il faut rappeler que seul l’ordonnateur ou son délégué peut engager les crédits de l’établissement.

Mantra à répéter à tout le monde dans ses établissements : l’impréparation n’est pas l’urgence. Débat sur la forme des dépenses : une DAO n’est pas nécessairement fait en liquide, un euro est un euro, et le comptable choisit librement le mode de remboursement au personnel qui aurait fait une avance.

La CB de régie de voyage est nominative, au nom du régisseur. On peut avoir plusieurs cartes sur un seul compte.

Il est important de faire prendre la décision de prise en charge d’une DAO par l’ordonnateur ou son délégué (ici adjoint ou chef de travaux) : le comptable ou le régisseur n’a plus qu’à mettre de sa poche s’il a remboursé une dépense que l’ordonnateur n’accepte pas d’ordonnancer par la suite.

L’encadrement des DAO peut faire utilement l’objet d’une annexe à la convention de groupement comptable. Rembourser par virement administratif est un bon moyen de temporiser et calmer les ardeurs dépensières. Rembourser avec la mitraille qui alourdit le coffre fait partie des mesures de rétorsion utilisée par certains, mais c’est peu élégant.

Chèque émis et non tiré

Si un chèque n’a pas été encaissé un an et sept jours après son émission, il convient de l’annuler par OR 7583 pour annulation d’un mandat de l’exercice antérieur. Si jamais c’était pour un ordre de paiement, alors il faudrait en toute rigueur remettre l’argent sur le compte à ordre de paiement pour attendre la prescription quadriennale, mais comme c’est pour une faible somme (chèque = forcément inférieur à 300 €), il sera en pratique plus adapté de faire aussi un OR 7583 pour solder l’opération qui semble ne pas devoir jamais aboutir.

Erreurs dans l’inventaire et les amortissements

La question soumise est compliquée à comprendre, on ne sait pas avec certitude à quel endroit et à quel moment l’erreur est née, et cela changera l’attitude qui doit être tenue. A priori, le compte 102 n’a rien à voir avec ce qui est décrit. Il faudra peut-être passer des sorties d’inventaire au 102 et refaire des recettes au bon endroit.

Fusionner le 10681 et 10687 ?

Il est envisageable de les fusionner, par décision souveraine du CA. Attention le 10687 permet de constater la gestion du SRH sur le long terme, avec une traçabilité de qualité à l’égard des administrateurs.

C’est un choix politique d’établissement qui consiste à conserver la maîtrise, à l’instant et à travers le temps, de la répartition entre les réserves, quitte à accepter un versement d’un service à l’autre de manière ponctuelle.

A l’inverse, certains établissements pratiquent la subdivision des comptes 1068x, de manière à distinguer sans calcul supplémentaire la part disponible des montants de fonds propres immobilisés ou stockés.

Chèques vacances

Ce n’est pas un moyen de paiement légal, on n’est pas dans l’obligation de les accepter. Il faut conventionner avec l’ANCV pour pouvoir le faire, et il y a des frais. Les chèques-vacances ne sont donc pas les bienvenus s’ils sont très rares. Attention, il faut être attentif à la date de validité des chèques-vacances. Argument pour les éviter : les voyages pédagogiques sur le temps scolaire ne sont absolument pas des vacances.

Lorsqu’on reçoit les chèques-vacances, on encaisse sur le compte 5113 et on les renvoie par lots rapidement ; assez vite après on reçoit un virement du montant total moins 2,00 € de frais. Pour solder le 5113, il faut mandater au 627, sur le code du voyage en AP, ou en ALO, comme on le sent.

GFC et nouvelle saisie du numéro de facture

Le nouveau cartouche de numéro de facture est obligatoire pour les fournisseurs déclarés dématérialisés (utilisant Chorus pro). On peut l’utiliser pour les autres fournisseurs. En revanche, pour qu’il soit utile, il est nécessaire de mettre le numéro de facture "nu", précisément graphié comme sur la pièce justificative par le fournisseur lui-même, sans y ajouter aucune mention telle que "FAC", ni ajout du numéro client ou d’une date.

GFE et subdivisions de compte

Au besoin on peut modifier les numéros de compte dans le fichier de transfert de créances avant de l’importer. Pour ce faire, il faut l’ouvrir avec un tableur (valider que ce soit avec le jeu de caractères Win/1252), et rechercher/remplacer pour changer quelque chose comme un compte d’imputation. Cela suppose de toujours jeter un œil par la fonction de prévisualisation avant de valider l’importation d’un fichier.

Questions diverses internes au groupe

Besoin d’Antonia : à la recherche d’un conducteur procédural pour le recouvrement, en passant par l’huissier et jusqu’à l’ANV.

Communication avec les ordonnateurs : si le gestionnaire n’est pas diligent pour répondre à des questions, il faut envoyer les relances en copie à l’ordonnateur. On respecte les collègues gestionnaires, mais il ne faut pas aller trop loin dans l’affect entre pairs.

Bordereau de chèques perdu, bien qu’envoyé en RAR par l’établissement : aucune réponse d’aucun des acteurs (ni DDFiP ni l’établissement). La collègue a produit des lettres de désistement pour tous les chèques, mais n’a obtenu que deux nouveaux paiements. Il faut se méfier du déni des acteurs qu renâclent à refaire ce qu’ils ont déjà fait.

Pour limiter le recours aux chèques, le prélèvement automatique ou le télépaiement sont intéressants. Le télépaiement est critiqué pour le travail qu’il transfère de la régie vers l’agence comptable, mais on peut annuler cet inconvénient en faisant ouvrir un compte DFT pour la régie, qui reçoit les paiements en ligne.

Atelier BJ04 : la comptabilité patrimoniale

Il peut être nécessaire de faire des sorties d’inventaire massives. C’est toutefois plus facile qu’avant la RCBC. Parfois c’est seulement la classe 1, les comptes de financement et le 139 qui ne correspondent pas correctement. Au besoin, il faut faire coller en créant des fiches « vides » qu’on supprimera lors de la sortie d’inventaire massive en préparation.

Pour préparer une sortie d’inventaire, se munir d’un stagiaire de bac pro GA, à qui l’on convie la collection des étiquettes d’inventaire à coller sur les biens. Les étiquettes qui n’ont pas pu être posées sont celles de biens qui ont des chances de mériter d’être sortis de l’inventaire.

La qualité de l’inventaire se construit au fil des exercices en vérifiant que les fiches d’inventaire sont faites en correspondance avec les opérations effectivement ordonnancées.

Mise en place d’un réseau des fondés de pouvoir et agents comptables

Il est question de mettre en place des réunions de bassin des agents comptables et fondés de pouvoir. Il faudrait deux ressorts par département, avec comme coordonnateur un administrateur et un simple AC ou fondé de pouvoir.

Il s’agit d’institutionnaliser ce qui a été proposé par Espac’EPLE depuis quelques années. On peut craindre que les comptables ne cessent de venir aux réunions de bassin des gestionnaires. L’objectif est d’avoir un espace de discussion spécifique aux questions comptables.

Si les comptables font remonter des difficultés importantes avec des partenaires, l’autorité rectorale prendra-t-elle au sérieux nos alertes ? Il semble prudent de ne pas dépasser deux demi-journées par an (novembre et mars), pour ne pas rentrer en concurrence frontale avec des réunions de gestionnaires, des AG départementales de gestionnaires et le séminaire académique des comptables.