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Vademecum des débuts d'une délégation académique Vademecum des débuts d’une délégation académique

mercredi 16 janvier 2013, par Etienne André

Après deux ans d’existence, notre association n’est pas encore implantée partout sur le territoire. Ce vademecum vise à aider les collègues voulant se lancer dans l’animation d’une nouvelle délégation académique.

Ce qu’il faut concrètement faire

Le principal objectif de notre association, c’est de fédérer largement les comptables d’EPLE, en leur permettant de se rencontrer dans un cadre où, de manière aussi libre que possibile, ils puissent discuter des questions relevant proprement de la fonction d’agent comptable public.

Se positionner par rapport aux réseaux existants

Les réunions entre gestionnaires ne permettent pas de correctement remplir le besoin de rencontre entre comptables, et la représentation syndicale s’en éloigne encore plus. Il ne s’agit pour autant pas de corporatisme, les comptables étant un simple élément de la machinerie administrative de l’éducation nationale au niveau local.

Il ne s’agit pas d’un syndicalisme de l’élite des personnels de catégorie A : l’association ne s’investit pas dans la défense individuelle des intérêts des personnels, mais dans un partage de bonnes pratiques et de solidarité professionnelle. Il ne s’agit donc que de travailler ensemble pour travailler mieux, et si l’association doit avoir l’occasion d’être entendue de la part de notre hiérarchie, cela ne doit pas être dans le cadre d’un rapport de forces, mais simplement de la recherche du consensus.

Il arrive que les collègues investis dans le syndicalisme soient réservés sur l’opportunité de notre existence. Nous ne souhaitons pourtant en aucun cas nuire à l’activité syndicale, essentielle à chacun d’entre nous.

Notre association se doit aussi d’être neutre au regard de la diversité syndicale. Dans ce sens, nous avons observé que des collègues syndicalistes notoires demeurent sur la réserve et ne s’impliquent pas dans Espac’EPLE, pour ne pas froisser les autres organisations représentatives du personnel. Après les avoir remerciés de cette délicatesse, il faut cependant rassurer ces collègues sur la pertinence de leur participation active à nos travaux !

Ce que la structure nationale vous apporte

D’abord la crédibilité d’une association au positionnement exigeant, qui a multiplié depuis ses débuts les contacts à haut niveau et a su faire preuve de sa volonté de contribuer modestement mais activement à l’évolution de nos fonctions.

L’outil fédérateur est le site web http://www.espaceple.org . Le site est collaboratif, et chaque délégation académique est pleinement autonome dans la publication de contenu dans sa propre rubrique. Techniquement, cela ne représente aucune difficulté particulière, et le webmestre se tient à votre disposition pour vous assister dans ce travail.

Il vous sera toutefois recommandé de vous inspirer du ton général tel que vous le trouverez sur le site, et en particulier des articles sur la ligne éditoriale et la relecture et mise en forme.

Le site vous servira pour annoncer vos réunions, en publier le compte-rendu, enfin pour proposer des contenus débattus et validés collectivement, ou personnels mais raisonnablement consensuels, les tribunes.

L’association vous propose, en marge du site, des adresses électroniques du type ma_délégation_académique@espaceple.org : ces adresses ne sont que des redirections vers une boîte aux lettres que vous utilisez déjà, il suffit de préciser vers quelle adresse préexistante vous souhaitez que les messages soient aiguillés.

Les membres du bureau national peuvent vous apporter un appui, pourquoi pas par un déplacement dans votre académie si cela peut représenter un intérêt.

Les rencontres inter-académiques sont encouragées, l’une des démarches de l’association consistant à tenter d’aligner par le haut les pratiques et les cadres organisationnels d’exercice de nos fonctions.

Ce que vous pourrez apporter à la structure nationale

Des membres et une couverture territoriale plus complète, renforçant la crédibilité de l’association ; un peu de ressources par les cotisations (nous n’en avons aucune autre) ; du contenu pour le site web.

La participation de votre délégation académique aux activités nationales est espérée. A ce jour nous avons toujours pu compter sur la générosité des collègues assurant par leurs propres moyens leurs déplacements jusqu’à Paris où nous tenons généralement ces réunions, mais cela n’en fait pas une règle.

Comment définir une date pour une première réunion

À ce stade, un minimum de culot est très utile. Même parfaitement seul dans un tout premier temps, il vous suffit de vous assurer de la venue de quelques collègues que vous espérez intéressés par l’idée, et le reste suivra ou pas, il faut se lancer. Faites au plus simple, invitez les collègues dans votre établissement, sauf si vous pouvez compter sur l’accueil chez un collègue mieux placé.

Dans certaines académies, des réunions au rectorat ou à la région (la plupart d’entre nous sommes en lycées) ont été mises à profit, étant proposé aux collègues de se retrouver avant ou après la réunion institutionnelle : c’est un bon moyen de s’assurer une belle affluence, mais il faut alors se méfier du manque du temps, et au tout début on peut en avoir besoin.

Il n’y a pas de nécessité à décider d’une date très longtemps à l’avance. Néanmoins, deux semaines sont un minimum incompressible.

Techniques de convocation de réunion

Si se réunir est au fond notre principal objectif, il ne faut pas manquer le travail de convocation. Voici les points importants d’une convocation réussie :

- elle est envoyée par courrier électronique aux boîtes professionnelles des collègues comptables, qui ne sont pas très difficiles à réunir, même manuellement, depuis un annuaire électronique d’intranet académique par exemple
- cela n’exclut pas une campagne d’appels téléphoniques ou de fax de manière parallèle, ou encore la prise de parole "sauvage" lors d’une réunion d’un autre ordre - si ça ne froisse personne !
- mettez toujours les chefs d’établissement des collègues en destinataires par copie, cela pourra faciliter leur départ, ne serait-ce que parce qu’ils auront été informés de la tenue de la réunion
- le texte de la convocation doit être simple, soigné et clair. Le lieu précis (y compris la salle dans l’établissement où elle a lieu si possible), l’heure, l’ordre du jour doivent toujours être détaillés.
- le titre du message doit être très clair, sur le modèle : "Réunion d’Espac’EPLE, association des agents comptables, le 17 octobre 2012 au collège Picasso de Champs sur Marne". Même si ça peut paraître un peu long.
- le message envoyé doit être signé de manière claire et l’expéditeur ou le collège accueillant la réunion doit être facile à joindre pour demander des détails ou tout simplement pour s’excuser. L’adresse du site de l’association doit figurer dans la signature, pour permettre aux collègues de découvrir nos travaux par ce biais s’ils ne nous connaissaient pas déjà.
- insérer dans la convocation un lien vers un service web de cartographie pointant vers le lieu de la réunion est un plus ; mettre un lien vers le site web de l’EPLE qui vous accueille est une marque de politesse.
- vous pouvez utilement mettre en pièce jointe de la convocation une version "à imprimer", pour ceux qui voudront la glisser dans leur agenda et/ou la faire passer à leur chef d’établissement : le contenu en sera le même que le courriel proprement dit.
- cette pièce jointe devrait normalement être au format PDF
- l’erreur la plus grossière est de seulement mettre la PJ dans un message vide : même si votre message n’était pas tout simplement supprimé par les systèmes automatiques de détection des pourriels, il risquerait fort de ne pas être lu.
- penser à publier l’annonce de la réunion sur le site web, il s’y trouve une option pour la mettre en valeur en page d’accueil. A défaut, envoyer la convocation en copie au webmestre permet de s’assurer que cela sera fait assez rapidement
- il est extrêmement utile d’envoyer, aux mêmes correspondants, un courriel de rappel quelques jours avant la date de la réunion

Des exemples d’ordre du jour

Le site de l’association est rempli de comptes-rendus de réunions tenues dans toutes les académies actives ! Faites votre marché en y ajoutant les questions que l’actualité vous semble imposer.

Nul besoin de fournir une liste gigantesque de points à aborder, cela pourrait même effrayer, et presque certainement décevoir des collègues qui tiendraient à un sujet particulier qui serait victime du manque de temps.

Ménagez toujours un temps pour les questions d’organisation de l’association : prise d’adhésions, désignation du bureau, choix de la forme de la délégation académique (association déclarée 1901 locale ou adhésion directe à Espac’EPLE)...

Certaines académies mettent fortement l’accent sur la convivialité des réunions, organisées autour d’un bon repas : c’est une carte que vous pourrez tenter, par exemple si le réseau comprend un lycée hôtelier avec un restaurant d’application.

Tenue de réunion et prise de notes

Il faut pouvoir compter sur un animateur de réunion. Sa tâche sera la tenue de l’horloge, pour que les points essentiels de l’ordre du jour puissent au moins être abordés, et la direction des débats, pour recentrer au besoin sur la démarche propre à Espac’EPLE : les questions de gestion des EPLE ne sont jamais bien loin, on peut les évoquer, mais en parler longuement n’est probablement pas opportun.

Cette animation ferme dans un gant de velours n’est pas simple, il ne faut pas hésiter à demander à chacun un effort pour se concentrer sur l’objectif.

Une autre fonction à tenir impérativement lors d’une réunion d’Espac’EPLE, c’est la prise de notes. A priori, cela ne peut être l’animateur qui l’assure. Nous recommandons vivement que les notes soient prises au clavier par un collègue, même peu à l’aise en dactylographie. C’est et de loin la meilleure garantie que concrètement le compte-rendu voie le jour après la réunion, et dans de bons délais qui plus est.

Ce travail étant assez ingrat, il est adroit de proposer que celui qui aura pris les notes en réunion n’aura pas à en plus les mettre en forme et les modérer avant diffusion. Celui qui a fait fonction d’animateur pourra prendre le relais pour ce travail.

Des notes informatisées, même sans mise en forme, pourront être envoyées sur le site et proposées à la publication, les collègues aguerris interviendront dessus pour rendre tout ça présentable.

Une fois un compte-rendu de réunion publié, un courriel avec le lien vers la page du site peut être envoyé aux mêmes destinataires que la convocation : c’est une consolation pour les absents, ou une incitation à venir la fois prochaine.

C’est qui le chef ?

Peu importe ! Il est recommandé de nommer plusieurs vice-présidents, délégués départementaux ou autres fonctions ronflantes, même si cela finit par représenter la moitié des membres de l’association : l’intérêt est qu’ils puissent parler au nom de l’association lors des audiences ou autres rencontres au sommet.

Ne soyez pas trop timide au moment de vous proposer comme délégué académique, il est bien rare qu’il y ait plusieurs candidats pour assurer ce travail ! Si vous êtes malgré tout plusieurs, vous pourrez passer la main, ou proposer une animation tournante avec un changement chaque année.

Conseil pratique pour impliquer tout le monde et éviter que l’animation de la délégation ne repose que sur une seule personne : faire en sorte que le représentant de l’académie au bureau national ne soit pas le délégué académique. Et prévoyez des suppléants pour chaque fonction.

Ne négligez pas en tout cas de vous faire connaître du bureau national à l’aide du formulaire idoine disponible sur le site.

Ce que peut être le programme d’une délégation la première ou les deux premières années

L’un des points impératifs est de se présenter en demandant une audience au secrétaire général d’académie. Cela ne vaut pas pour un laisser-passer VIP, mais sans avoir fait cette démarche, le rectorat ne pourra pas tenir compte de l’existence de l’association dans l’académie, et dans certains cas cela serait gênant.

Ensuite, d’autres rencontres peuvent être sollicitées, auprès des partenaires naturels de notre métier : les DDFiP, la chambre régionale des comptes, les collectivités territoriales, et une multitude d’autres institutions ou groupement avec lesquels partager notre approche du métier de comptable public.