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GFC : évolution ou "WEBisation" ? GFC : évolution ou "WEBisation" ?

samedi 24 mai 2014, par Sébastien Jouannic

Espac’EPLE a été créée le 22 septembre 2010 par des collègues persuadés qu’une telle association manquait à notre paysage professionnel. Son objectif est de rassembler les agents comptables dans un réseau professionnel dynamique et convivial et de constituer le relais actif de ces acteurs de terrain avec les institutions académiques et nationales.

Si cette volonté de rassemblement autour de nos problématiques métier dans une association professionnelle était latente, le déclencheur a été l’annonce du projet d’évolution de GFC vers une architecture WEB.

Pourquoi un GFC –WEB serait-il envisagé ?

Aujourd’hui, notre application Gestion Financière et Comptable est écrite avec un langage (code de programmation) informatique obsolète, en voie de disparition (Delphi). Il en résulte que le développement de l’application devient difficile et sa sécurité n’est plus garantie à terme.

Une évolution de GFC ne peut donc être envisagée à moyen et long terme qu’avec une réécriture du programme en utilisant un langage de programmation actuel.
A ce jour et selon les informations dont nous disposons, le ministère définit le cahier des charges de cette nouvelle application comptable. Le scenario à l’étude est celui d’une application web, car c’est aujourd’hui le type d’outil le plus commun.

Depuis sa création, l’association a défendu l’idée que les comptables devaient garder la maîtrise des bases de données de leur comptabilité

Nous avons ainsi rencontré la DAF, avec ou sans les services informatiques du ministère en 2011, puis en 2013 et plus récemment en mars 2014 et avons, à chaque fois, fait part de nos inquiétudes sur ce sujet.

A chaque fois, il nous a été répondu que la DAF partageait notre analyse sur l’importance de la disponibilité des données. En revanche, l’idée d’une application web est défendue du fait notamment de la simplification qu’elle entraînerait en termes de mise à jour (celles-ci ne seraient plus effectuées par les utilisateurs, avec les difficultés que nous rencontrons en ce domaine, mais directement par le ministère ou le rectorat... comme pour SIECLE, ProgrÉ, GOSPEL…)
Lors de la rencontre du 12 mars dernier, nos interlocuteurs de la DAF nous ont annoncé la mise en place d’un groupe de travail sur ce sujet.

Il nous paraît donc nécessaire d’aller plus loin que l’expression d’un refus d’un GFC WEB aux contours encore assez flous, pour préciser ce que nous souhaitons en tant que futurs utilisateurs de cette application, et surtout responsables de ce que nous ferons avec.

Nous avons donc dans un premier temps établi des propositions que nous vous soumettons, et qui pourront être complétées au fur et à mesure des débats que vous pourrez mener au sein de vos délégations académiques.

PDF - 28.5 ko
Texte offert à la discussion sur l’évolution de GFC
Au format PDF

Ce qu’Espac’EPLE défend

Nous souhaitons pouvoir utiliser l’outil à tout moment, sans être tributaires d’événements extérieurs. Un logiciel de comptabilité doit être disponible quasiment tout le temps : les difficultés rencontrées avec d’autres logiciels en ligne comme GOSPEL, ProgrÉ mais aussi SIECLE en termes de périodes d’indisponibilité auraient des conséquences rapidement catastrophiques si notre futur outil devait connaître les mêmes.

Si l’intérêt d’une mise à disposition des données à l’attention des autorités de tutelle ou même au sein des groupements, des données respectives de l’ordonnateur et du comptable n’est pas discuté, un système de « remontée » de ces bases nous paraît préférable à l’utilisation de bases localisées sur des serveurs externes aux EPLE, qui nous rendrait tributaires non seulement des capacités du serveur concerné mais aussi de la qualité, parfois très aléatoire, des connections à l’Internet disponibles dans nos établissements.

Un logiciel de comptabilité doit permettre l’enregistrement en simultané d’un grand nombre de données  : encaissements, validation d’écritures automatiques, opérations courantes, le tout sur plusieurs comptabilités générales. Si l’on y ajoute les connexions des gestionnaires pour les opérations de l’ordonnateur : approvisionnements, liquidation, recettes, mandatement, régies, la capacité de connexion simultanée doit être très importante.

Les exemples d’utilisation sont nombreux et la souplesse actuelle de GFC dans ce domaine est devenue indispensable. Un retour en arrière dans ce domaine est devenu totalement impossible, a fortiori avec l’accroissement du périmètre des agences comptables que nous avons connu ces dernières années et qui est encore d’actualité pour certaines académies.

On constate et l’on peut également le regretter, la saisie simultanée d’opérations sur une même base est souvent une « faiblesse » des applications web : SIECLE n’est pas satisfaisant sur ce point. Les utilisateurs du module « GFE » déplorent le manque criant d’ergonomie, et ceux du module « absence » relèvent, dans de nombreux établissements, des problèmes de connexion, des latences... qui découragent les utilisateurs.

Les performances concrètement mesurées sur le terrain des applications en ligne déjà déployées entraînent une dégradation parfois insoutenable de la productivité horaire des utilisateurs. Appliqué à la comptabilité, cela pourrait s’envisager... en doublant le nombre d’agents, peut-être ?

Une autre faiblesse des applications WEB est le temps de connexion avant perte des données non validées. C’est méconnaître nos métiers que de prétendre que nous pouvons aller d’un bout à l’autre d’une chaîne opératoire sans être dérangé et donc interrompu dans notre saisie. Si cette interruption génère la perte des données saisies et non validée parce que la connexion a expiré (comme dans ProgrÉ), c’est définitivement le moyen de paralyser les agences comptables.

Ce qu’Espac’EPLE souhaite

Loin de remettre en question la nécessité d’évolution de GFC, le choix d’une architecture web n’est pas la seule option techniquement possible. D’autres langages de programmation permettent l’écriture d’un logiciel implanté au niveau local. La mise en place d’un logiciel installé dans les établissements avec un système de remontées automatiques des bases est possible. Cela peut être couplé avec un système de sauvegarde automatisée garantissant la sécurité de celles-ci. Cela se faisait du temps ancien de Téléac (pour la base élève), avec des moyens technologiques nettement moins simples d’utilisation qu’actuellement.

Un tel système aurait l’avantage de garder la souplesse d’utilisation actuelle mais laisserait entier le problème des mises à jour et de la maintenance du logiciel. Sur ce point cependant, on peut tout de même penser que, l’outil informatique étant de mieux en mieux maîtrisé par les collègues, ces difficultés iront en diminuant. Il est néanmoins utile de rappeler aux académies la nécessité d’informer les établissements de la disponibilité des mises à jour de manière à ce que les gestionnaires ne soient pas obligés de penser à vérifier périodiquement l’existence de celles-ci.

Enfin, les solutions existantes de télémaintenance sont assez satisfaisantes et permettent aux établissements en difficulté d’avoir le soutien nécessaire des équipes informatiques académiques.

Engagez la discussion dans vos académies, entre collègues et avec nos partenaires

Ce que nous proposons ici n’est qu’une ébauche de ce que souhaitons présenter au ministère. Cet article doit servir de point de départ et n’a pour but que de lancer et de cadrer un minimum le sujet. Nous attendons maintenant les avis, propositions et suggestions dont nous ferons dans un second temps une synthèse qui sera présentée ici-même et proposée au ministère.

L’association n’a pas vocation à phagocyter les groupes de travail mis en place sur le sujet, ni sur d’autres d’ailleurs, mais plutôt à organiser, alimenter la réflexion et dégager quelques idées-force sur le sujet. Et au moins, si nous sommes sollicités pour émettre un avis ou des propositions, celles-ci auront, nous l’espérons, le mérite d’avoir déjà fait l’objet de discussions au sein de notre profession.

N’hésitez donc pas à faire part de vos avis via la boite courriel : gfc_futur esc@rgot espaceple.org