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Compte-rendu de la journée d'échanges professionnels à Lille le 9 décembre (...) Compte-rendu de la journée d’échanges professionnels à Lille le 9 décembre 2015

Les contrôles sur place de l’agent comptable

mercredi 6 janvier 2016, par Sébastien Wafflart

37 collègues ont travaillé au lycée Francisco Ferrer de Lille, sur deux thématiques :
les contrôles sur place de l’agent comptable et les frais de déplacement. Cette première restitution concerne les contrôles sur place de l’agent comptable.

Présentation des contrôles sur place de l’agent comptable

Bruno DENIMAL et Christophe TRICOT ont présenté en préambule la philosophie des contrôles sur place, leur caractère indispensable, le contexte dans lequel s’inscrivent ces contrôles. Nous nous sommes tout d’abord entendus sur le « package minimum » :

Contrôles indispensables : régies, patrimoine, stocks correspondant à une obligation règlementaire

Plusieurs questions sont venues alimenter le débat : Ces contrôles peuvent-ils être délégués ? Ces contrôles peuvent-ils être différenciés selon les établissements rattachés ? Plusieurs points ont été « validés » par tous :

  • L’établissement support est un établissement rattaché comme les autres et à ce titre, les contrôles doivent y exister et être formalisés.
  • La teneur des contrôles peut varier selon la structure et les moyens humains alloués à l’agent comptable.

Nous avons ensuite abordé la difficulté dans la manière d’appréhender et de présenter positivement ces contrôles aux gestionnaires. Ces contrôles doivent permettre :

  • de réinstaurer la relation ordonnateur/agent comptable, seule relation officielle puisque l’AC n’a pas de lien hiérarchique avec les gestionnaires des établissements rattachés.
  • d’améliorer la qualité comptable. Il ne s’agit pas d’effectuer un contrôle sanction mais de sécuriser le chainage financier. Il convient alors d’être pédagogue et de ne pas faire d’annotation négative sur le procès-verbal sans proposer une solution.

Pour ces contrôles minimaux, une demi-journée par établissement et par contrôle est nécessaire. A renouveler dans l’année si la situation l’exige. Toujours dans un souci de pédagogie, on peut tout à fait envoyer un modèle de PV vierge avant le contrôle aux gestionnaires de manière à ce qu’ils aient le temps de préparer le travail.

Contrôle des régies

Bruno DENIMAL et Christophe TRICOT nous ont présenté leurs modèles de procès-verbal respectif que nous avons commentés.

Il a été rappelé que le cautionnement est une obligation. Même si certains cas particuliers sont plus difficiles à régler. Ex : catégorie C qui ne touche pas d’indemnités, ou contractuels

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Contrôle régies
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Contrôle régies et stocks

S’agissant du quittancier : La version « papier » a l’intérêt de respecter la chronologie des opérations. Mais une version dématérialisée, notamment lorsqu’il y a un logiciel d’encaissement parallèle type TurboSelf, est tout à fait envisageable.

S’agissant du registre de caisse : il est possible de créer une feuille de calcul, à condition de ne pas écraser les données. Une impression virtuelle au format PDF présente l’avantage d’arrêter une situation sans pouvoir modifier le document par la suite.

Questions relatives à la sécurisation du numéraire

Le contrôle va porter sur le fonctionnement et l’organisation de l’activité de l’établissement rattaché : existe-t-il une caisse de surface ou de jour ? Les fonds sont-ils sécurisés durant la pause méridienne ?

S’agissant de l’examen du contenu du coffre : il a été rappelé que toutes les valeurs stockées au coffre doivent être traitées en valeur inactive, et à ce titre doivent être suivies en classe 8.

S’agissant du plafond d’encaisse : nous nous sommes mis d’accord sur une marge acceptable et temporaire de dépassement de l’ordre de 10 % mais là encore, il faut tenir compte également de la durée du dépassement du plafond d’encaisse qui ne doit pas être excessive.

Le délai d’encaissement des chèques a donné lieu à un débat entre nous notamment en ce qui concerne les échéanciers et les chèques à encaisser tous les mois qui sont stockés au coffre. La règlementation nous l’interdit mais dans la pratique, il est souvent plus « gérable » d’avoir immédiatement les chèques. La réflexion est également valable pour l’encaissement en espèces qui ne peut excéder 300 €. Toutefois, l’obligation de recouvrement de créances prévaut.

Le contrôle peut également porter sur la sécurisation des chèques (notamment dans les boites à chèques) et les délégations de signature.

Contrôle du patrimoine

L’enjeu est celui de la sincérité du bilan. Il est conseillé de procéder à des sorties d’inventaire régulières qui permettent de ne pas artificiellement gonfler l’actif par des matériels au mieux vétustes au pire inexistants.

Le contrôle peut démarrer dès le mandat en obligeant à joindre la fiche d’inventaire au mandat en OPC, gage que le bien a été renseigné dans le logiciel d’inventaire.

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Contrôle patrimoine

Sur place, le contrôle est effectué par sondage : si sur dix biens, le collègue n’en retrouve aucun, on mettra en observations « prévoir une petite sortie d’inventaire à l’ordre du jour du prochain CA ».

Contrôle des stocks

La variation de stocks a un impact sur le fonds de roulement. Il faut pouvoir justifier des variations de stocks.

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Contrôle stocks
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Contrôle régies et stocks

Les stocks ne présentent d’intérêt que s’il y existe une production destinée à être vendue. Ne pas confondre la gestion du stock qui relève du travail du gestionnaire, et la matière d’œuvre d’un point de vue comptable. De nombreux stocks n’ont pas leur place dans l’actif.

Bourses, remises de principe et remises d’ordre

Établir la filiation si l’élève ne porte pas le même nom que le bénéficiaire.
Les bourses sont payables au débiteur d’aliment qui n’est pas forcément le responsable légal. Dans Sconet, il s’agit du responsable financier.

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Contrôle bourses

L’enjeu, c’est de vérifier le caractère libératoire du paiement. Contrôle par sondage de la correspondance des RIB. Sur place, on peut vérifier la constitution du dossier et contrôler l’instruction de quelques dossiers. Attention au caractère représentatif de l’échantillonnage.

Le problème se pose différemment en cas de contestation et de paiement indu. (Ce qui est rarissime avouons-le)

S’agissant des remises d’ordre : il convient de distinguer les remises d’ordre de plein droit de celles demandées par les familles.

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Contrôles remises d’ordre et de principe

S’agissant des remises de principe : le contrôle portera par sondage sur les certificats de présence de la fratrie et la manière de justifier l’octroi de la remise.

Le débat a eu lieu entre nous sur le caractère de demi-pensionnaire ouvrant droit à la remise : certains exigeaient une « fréquentation complète et régulière », d’autres fixent un certain nombre de fois par trimestre. Pour d’autres encore, une fois suffit. Enfin, une dernière catégorie d’agents comptables estime que le simple fait d’être en possession d’une carte de restauration suffit.

S’ensuit un second débat sur l’application des remises de principe aux élèves à la prestation. Certains l’appliquent à terme échu. Pour ces derniers, le fait d’être à la prestation est juste une modalité de paiement. D’autres ne font pas bénéficier la remise de principe aux élèves à la prestation.

Contrôle des logements et voyages

Ces contrôles font partie du contrôle interne comptable demandé. La DGFiP contrôle même les actes d’engagement des familles et les échéanciers de paiement.
Certains d’entre nous se contentent du contrôle de régularité des opérations de recettes et de dépenses induites.

Contrôles d’initiative locale :

Les exemples apportés par les collègues présents vont des véhicules de service aux remises sur frais scolaires, en passant par un audit des frais de déplacement.

Sans qu’il ait été vraiment abordé d’exemple précis, on a pu constater que certains collègues apportaient une importance particulière à certains sujets. Là encore, la variable est le temps que l’agent comptable peut accorder à ces contrôles. Dans l’absolu, un agent comptable qui détecte un dysfonctionnement majeur dans un établissement rattaché a tout intérêt à s’assurer de la réalité de la démarche et des procédures sur place ; que cela soit au titre d’un contrôle de régularité ou dans le cadre de la mission de conseil à l’ordonnateur.

Ci-dessous un fichier reprenant de nombreux points de contrôles :

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Contrôle régies, coffre, stocks, patrimoine, logements et véhicules