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Compte-rendu de la journée professionnelle du 30 mars 2016

Wattrelos, cité scolaire Emile Zola

lundi 25 avril 2016, par Sébastien Wafflart

30 collègues étaient réunis aux confins de l’académie pour travailler sur les relations de l’agent comptable avec l’ordonnateur et l’adjoint-gestionnaire, et sur les relations entre EPLE et associations hébergées.

Les ateliers étaient animés par Olivier LELEU et Anne CRETEL (I) et par Colette DOSSCHE et Christophe TRICOT (II). Un grand merci à eux pour leur travail de préparation et de formalisation.

I - les relations Ordonnateur / Agent Comptable

L’atelier débute par une introduction rapide qui rappelle la modification profonde de la fonction d’Agent Comptable depuis la mise en place de la LOLF, modification renforcée par l’annexe 13 de l’IC M9.6. Cette "mutation" de la fonction d’Agent Comptable induit un profond changement dans les relations entre ce dernier et les différents Ordonnateurs de son groupement comptable. Mais au -delà de la relation Agent Comptable/Ordonnateur, il convient de s’intéresser plus particulièrement à la place du Gestionnaire, adjoint de l’Ordonnateur pour toutes les questions relatives au domaine "financier", dans cette relation.
L’atelier débute donc avec un questionnement sur l’opportunité pour l’Agent Comptable, dans les établissements rattachés dont il a la charge, de ne transmettre les informations qu’à l’Ordonnateur, charge à ce dernier de relayer à son Adjoint Gestionnaire.
Certains collègues Agents Comptables rappellent qu’ils sont également Adjoints Gestionnaires et qu’il peut donc s’avérer compliqué de "court-circuiter" un pair. D’autres collègues précisent que dans la relation Agent Comptable/Ordonnateur, ils sont comptables : les Adjoints Gestionnaires des établissements rattachés ne sont par conséquents pas des "pairs" au sens propre.
Un collègue Adjoint Gestionnaire, ex Agent Comptable, intervient alors pour évoquer son ressenti depuis qu’il n’est plus comptable. Selon lui, une "hiérarchisation"(peut-être inconsciente) est opérée par les Agents Comptables vis-à-vis des Adjoints Gestionnaires selon qu’ils exercent en collège ou en lycée. Est également évoqué un ressenti quant au manque de responsabilisation de certains Adjoints Gestionnaires lorsque, par exemple, l’Agent Comptable les dépossède d’une charge de travail dans un domaine pour lequel il est exclusivement responsable (l’exemple pris est celui de la comptabilité patrimoniale). Est enfin abordé le thème des fondés de pouvoir dont le rôle peut être mal perçu par certains Adjoints Gestionnaires (en cas de représentation de l’Agent Comptable lors du Conseil d’Administration par exemple).
Un consensus s’établit sur la nécessité pour les Agents Comptables de faire preuve de pédagogie afin :
- d’amener au mieux les Adjoints Gestionnaires à adhérer à la démarche de qualité comptable ;
- de faire en sorte que les Adjoints Gestionnaires soient partie prenante du processus de contrôle interne comptable.

Un autre consensus émerge quant à la nécessité de faire transiter les informations via les ordonnateurs en cas de dysfonctionnement manifeste.
Suite à ces débats intéressants, l’atelier se recentre sur les différents types de relations pouvant exister entre Agents Comptables et Ordonnateurs. Sont répertoriées :

- les relations "quotidiennes" ou "usuelles", définies en principe dans la convention de groupement comptable (date de dépôt des bordereaux par exemple) ;
- la fonction de conseil avec des conseils "spontanés" à l’initiative de l’Agent Comptable (par exemple via une fiche navette détaillant l’analyse de la balance mensuelle) ;
- la fonction de conseil avec des conseils "ponctuels" (à l’initiative de l’Ordonnateur ou de l’Agent Comptable - par exemple, un conseil relatif à un prélèvement sur le Fonds de Roulement) ;
- Le devoir d’alerte (dont la destination potentielle ne se cantonne pas aux seuls Ordonnateurs).

Concernant ce devoir d’alerte, un rappel est fait sur son bien fondé : il s’apprécie en termes de garantie et non d’ingérence. Est reprécisée l’interdiction pour l’Agent Comptable d’être juge de la légalité et de l’opportunité des décisions de l’Ordonnateur. Sont énumérées les cas motivant une alerte (les infractions pénales ou non ; les dérives de gestion), ainsi que les différentes conduites à adopter.

Est également évoqué le rôle des pièces 9 et/ou 9bis des comptes financiers. Certains collègues Agents Comptables scindent systématiquement leur rapport comptable du rapport de gestion afin de conserver une certaine "liberté". D’autres rédigent des rapports conjoints pour n’utiliser la pièce 9bis qu’en cas de dysfonctionnement majeur.

L’atelier se termine par un retour sur la notion de "pédagogie" évoquée un peu plus tôt. Les collègues présents s’accordent à dire que c’est en étant pédagogue que l’Agent Comptable réussira à faire prendre conscience aux Ordonnateurs qu’ils ont désormais une responsabilité partagée dans le domaine de la comptabilité. Plusieurs vecteurs existent :

- le Conseil d’Agence Comptable, où peuvent être conviés les Ordonnateurs ;
- des rencontres plus ou moins fréquentes avec les Ordonnateurs et Adjoints-Gestionnaires (hors cadre du contrôle inopiné), lors, par exemple, de séances de travail sur la rédaction des fiches de procédure internes.

II - Les associations hébergées

Après un rapide propos introductif, nous dressons un inventaire des associations hébergées ou faisant partie intégrante de la communauté éducative. Une association est dite « hébergée » lorsque son siège social est à l’adresse postale du lycée et que son activité sociale est principalement réalisée au sein des locaux et aux horaires d’ouverture de l’EPLE.

Les associations hébergées sont
le foyer socio éducatif (FSE)
la maison des lycéens (MDL)
l’association sportive du lycée (AS), elle même affiliée à l’UNSS
les coopératives (COOP), utilisées principalement dans le cadre d’achats groupés (trousseau, boites à outils, tenues pour l’hotellerie...)

les associations « satellites » sont les diverses « amicales » qui peuvent ou non être hébergées par l’établissement.

Sont retracées ci dessous les principales conclusions des échanges que nous avons eus et pour lesquelles un consensus s’est naturellement dégagé entre nous.

Associations et agent comptable : La thématique des associations n’intéresse pas en premier lieu l’agent comptable, mais devient rapidement une thématique de qualité comptable dès lors que des relations financières régulières existent entre l’EPLE et une ou plusieurs associations : facturation de loyers de COP, remboursements divers, acceptation de nombreux dons... De même, toute suspicion de gestion de fait, notamment dans le cadre des sorties et voyages scolaires, doit sans délai provoquer l’étonnement (par écrit) du comptable : un mail envoyé à l’ordonnateur ou au gestionnaire matériel pour demander les précisions nécessaires, voire effectuer un rappel sommaire mais clair de la réglementation en la matière et des conséquences de son non respect.

  1. Les relations financières : 1.L’EPLE peut recevoir des dons en provenance d’une association, ces dons sont explicitement acceptés par le CA et sont affectés à une destination précise. Dans le cadre des sorties et voyages, les dons sont généraux et ne peuvent en aucun cas être uniquement affectés aux adhérents de l’association donatrice. Si l’association ne veut aider que ses adhérents, l’aide ne transite pas par la comptabilité de l’EPLE. Le mécénat correspond plutôt à des financements issus du secteur privé, mais se heurte rapidement au principe de neutralité commerciale des EPLE...
  1. 2.L’EPLE peut facturer une redevance si une COP a été formalisée. La COP est nécessaire si et seulement s’il y a une occupation régulière des locaux, que ces locaux soient exclusivement affectés à l’association ou non. Il est fortement conseillé aux ordonnateurs de s’assurer de la solvabilité réelle des associations avant d’émettre tout type de facturation. Si une COP n’est pas nécessaire, une convention plus simple peut venir régler les différents aspects administratifs, juridiques et matériels de la coopération entre l’association et l’EPLE.
  1. 3.L’EPLE ne peut par principe pas verser de don (non conditionné) mais peut subventionner une association qui devra alors respecter l’affectation de la subvention décidée par l’EPLE et validée par le CA ; CA devant lequel l’association devra présenter le bilan financier et qualitatif de l’utilisation de cette subvention.

Adhésion : l’adhésion a une association est toujours volontaire et facultative. Un EPLE peut adhérer à une association si et seulement si l’objet social de l’association respecte les principes constitutifs du service public et s’il est en lien avec le principe de spécialité de l’EPLE.

Implication des personnels de direction : il est fortement déconseillé à l’ordonnateur, au gestionnaire matériel et à l’agent comptable de faire partie du bureau d’une association hébergée. Le chef d’établissement, président de droit de l’AS, peut tout à fait refuser d’exercer la présidence matérielle et opérer une délégation de pouvoir en bonne et due forme à un autre membre du bureau.

Associations et sorties scolaires : la seule façon pour une association de participer à une sortie scolaire est de verser un don à l’EPLE. Toute prise en charge directe par l’association, même partielle, d’une sortie ou d’une composante d’un projet (transport, hébergement, visites etc...) est constitutive d’une gestion de fait. Une association peut organiser une sortie avec les élèves, mais qui ne sera pas de la responsabilité de l’EPLE et qui ne pourra dès lors pas avoir lieu sur temps scolaire.

Paiement à une association : de nombreuses associations interviennent dans nos EPLE afin de délivrer une prestation de service ou coordonner une action plus complexe. L’EPLE a tout intérêt à conventionner avec l’association pour fixer le cadre pédagogique, administratif et financier de son intervention, sans que cette convention doive devenir une pièce comptable au sens propre. Une facture en bonne est due forme, accompagnée d’un RIB au nom de l’association (et jamais de RIB nominatif) doit en principe suffire au comptable pour la prise en charge de la dépense, tant qu’aucun doute sérieux ne plane sur la réalité du service fait.

Prochaine journée professionnelle en fin d’année scolaire.