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Compte-rendu de la journée professionnelle d'Espace Lille du 26 avril (...) Compte-rendu de la journée professionnelle d’Espace Lille du 26 avril 2017

mercredi 31 mai 2017, par Emmanuelle Lemoine

La journée d’échanges professionnels de printemps s’est tenue le 26 avril 2017 au lycée Beaupré d’Haubourdin. Elle a réuni 27 membres sur le thème des pièces justificatives de dépenses et de recettes.

Christophe Tricot ouvre la séance sur le fonctionnement de l’association, avant d’aborder le thème principal de cette journée d’échanges.

1. Choix d’un logo

Plusieurs logos représentant l’association sont proposés aux participants. Ceux-ci s’accordent sur l’un d’entre eux, mais il est demandé à Richard Baillez de travailler les couleurs, afin de définir une charte graphique plus moderne. Les couleurs définitives seront choisies au prochain bureau.

2. Assurance de l’association

Une assurance au nom de l’association ESPACE 9 été souscrite auprès de la MAIF. Elle couvrira tout dommage, notamment lors des accueils par d’autres établissements.

3. Assemblée Générale d’ESPAC’EPLE

L’Assemblée Générale d’ESPAC’EPLE se tiendra le 19 mai 2017 à l’école Boulle à Paris. ESPACE 9 maintient le principe d’un remboursement forfaitaire de 30€ pour la participation aux frais de déplacement des adhérents qui s’y rendront. Le thème de cette année est la délégation du comptable (conférence et table ronde).

4. Les pièces justificatives de dépenses et de recettes

L’objectif affiché est d’établir un document abouti, pouvant être joint à la convention de groupement comptable, et permettant d’harmoniser le contrôle et de faciliter la prise de décision du comptable.

Un groupe de travail a été constitué en amont de cette journée d’échanges pour analyser un tableau recensant les pièces justificatives des dépenses, des recettes et des ordres de paiement.

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Guide des PJ

Il s’agit de la synthèse du travail des agents comptables des lycées Pasteur et Baggio de Lille, et Malraux de Béthune. Il est recommandé d’adapter ce tableau aux situations particulières et d’actualiser ce document, afin d’améliorer progressivement la qualité comptable. En l’état et non assorti d’explications, un tel tableau peut risquer de démotiver certains établissements rattachés.

Tout d’abord est expliqué l’intérêt du "Tableau de bord des PJ" en dépenses et en recettes. Un tel tableau se substitue aux annotations "contrat joint au mandat..." portées sur la facture ou aux commentaires insérés dans GFC.

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Tableau de bord des PJ

En ce qui concerne les contrats, afin d’être sûr qu’un nouveau contrat n’a pas été signé, il est possible de demander aux établissements de renseigner précisément le tableau des pièces justificatives avec, par exemple, le numéro de contrat, voire les dates de début et de fin du contrat. Une autre technique consiste à scanner les contrats et à insérer des liens hypertextes s’y rapportant.

Un guide de l’imputation par nature est également proposé aux participants.

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Guide de l’imputation par nature

Un débat s’installe ensuite concernant la vérification du caractère exécutoire des pièces  :

  • certains membres ne réclament pas les délibérations du conseil d’administration relatives aux contrats, au motif que la signature du bordereau de mandat certifie le caractère exécutoire des pièces jointes aux mandats.
  • d’autres demandent systématiquement les actes pour les contrats pluriannuels ou annuels, mais exécutés sur deux exercices comptables, ainsi que l’accusé de réception des actes.

Il est rappelé que l’autorisation générique donnée pour une année civile n’est valable que pour une prestation achevée dans l’année civile, ce qui est rarement le cas.
En pratique, au moment du budget, il apparaît judicieux de faire approuver l’ensemble des contrats en cours par le conseil d’administration. L’application Dem’act apporte davantage de sécurité juridique, puisque tous les contrats et conventions doivent y être déposés.

La question relative à l’acte exécutoire rendant le contrat exécutoire est posée par Gilberte Larivière. Théoriquement, la signature du bordereau par l’ordonnateur vaut caractère exécutoire, mais deux écoles s’affrontent :

  • 1e école : il appartient à l’agent comptable de faire un distinguo entre la justification du caractère exécutoire et la certification du caractère exécutoire.
  • 2e école : les actes sont systématiquement demandés car, en cas de contrôle, il revient à l’agent comptable de prouver le caractère exécutoire.

Le débat s’articule autour de la mise en jeu de la responsabilité du comptable. La jurisprudence est constante sur l’existence d’un ensemble de présomption de légalité et de caractère exécutoire, dont l’agent comptable peut se prévaloir. Ces présomptions peuvent être levées en cas de faisceau d’indices instaurant un doute légitime et sérieux, notamment pour ce qui concerne le caractère exécutoire des pièces justificatives ou la certification du service fait.

Quant à l’accusé de réception, l’agent comptable n’est pas juge de la légalité des actes. Les préconisations de la DRFiP lors des audits ou lors du diagnostic Odicé nous demandent souvent d’aller au-delà des obligations réglementaires. Certains conservent tous les actes dans un recueil. Il est rappelé que l’ordonnateur est également responsable lorsqu’en signant les bordereaux, il certifie le service fait et le caractère exécutoire des pièces.

Précisions apportées lors de la présentation des pièces justificatives des dépenses :

  • Frais de déplacement : l’acte du conseil d’administration peut préciser que la base de liquidation se rapportera au trajet le plus court du site "viamichelin" par exemple. Les seules pièces exigibles sont l’état liquidatif et l’ordre de mission. L’autorisation d’utilisation du véhicule personnel n’est pas une pièce comptable. La carte grise peut être demandée au delà d’un certain nombre de chevaux fiscaux (à partir de 6), bien que la signature de l’état de frais par l’ordonnateur atteste de la véracité des éléments déclarés par le demandeur.
  • Factures sans RIB : il est vivement conseillé d’imposer au service ordonnateur un pré-contrôle des RIB annexés aux factures, afin de renforcer la présomption du caractère libératoire du paiement.

Précisions apportées lors de la de la présentation des pièces justificatives des recettes :

  • Dotation de fonctionnement : tous les participants n’imposent pas que les ordres de recette de cette subvention soient les premiers de l’exercice.
  • Don d’association : l’acceptation du don par le conseil d’administration est différent de la décision du bureau de cette association autorisant le versement d’un don. Une décision du bureau ou une notification de don signée du président de l’association semble indispensable si le versement du don n’est pas encore intervenu car la délibération n’est pas une base légale de recouvrement.

Précision apportée lors de la présentation des pièces justificatives des ordres de paiement :

  • Le paiement des cotisations sociales étudiantes à l’URSSAF par ordre de paiement constitue une pratique illégale en cas d’absence de convention de mandat. Il est par contre possible de faire libeller les chèques à l’ordre de l’URSSAF et de les lui faire parvenir par voie postale.