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Compte-rendu de la journée d'échanges professionnels d'Espace Lille (...) Compte-rendu de la journée d’échanges professionnels d’Espace Lille du 23 juin 2017

jeudi 31 août 2017, par Emmanuelle Lemoine

La troisième journée d’échanges professionnels de l’année 2016-2017 s’est tenue le 23 juin 2017 au lycée Marguerite Yourcenar de Beuvry. Elle a réuni 57 participants issus de l’association Espace Lille et de l’amicale des DDFPT, sur le thème des objets confectionnés (OC).

En ouverture de séance, Christophe Tricot présente l’objectif de cette rencontre. Celle-ci ne s’inscrit pas dans une dynamique de formation, mais dans une volonté commune et partagée d’ouvrir le débat sur les objets confectionnés, afin de concilier réglementation financière et valeur ajoutée pédagogique.
Après un rappel de la définition d’un OC (transformation de matière d’œuvre ou prestation de service réalisée par les élèves dans le cadre d’une démarche pédagogique et ayant une valeur marchande), quatre points ont été abordés.

1) La vie économique de l’objet confectionné

Miguel Dos Santos, DDFPT du lycée LE CARON à ARRAS, rappelle le contexte dans lequel une vraie réflexion a été menée afin d’assurer une maîtrise réelle de l’ensemble des activités pédagogiques réalisées en atelier. La décision a été prise avec l’agent comptable de formaliser la procédure par la rédaction d’un projet pédagogique avec la création d’un formulaire.

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Formulaire OC

Ce formulaire complété est le préalable à toute commande ou toute sortie de matière d’œuvre. Le projet pédagogique doit être validé par le DDFPT. Après vérification, la commande est passée et stockée dans le magasin. La matière d’œuvre sortie pour les enseignants doit être conforme au projet pédagogique. Le magasinier a toute son importance dans le processus et joue un rôle incontournable.
Lorsqu’il s’agit d’un client externe, le DDFPT se déplace sur site pour établir un devis sur la base des tarifs votés en CA (matière d’œuvre +35% frais généraux). Le chantier est réalisé par les élèves en fonction de leur progression pédagogique. Tout ceci n’est possible que par la présence d’un magasinier de confiance.

- Tarif et analyse des coûts

Le spectre s’étend de la tarification d’une tarte en Segpa à la production de prestations intellectuelles et artistiques. Différentes tarifications peuvent être choisies :

  • facturation de la matière d’œuvre et des frais généraux
  • facturation uniquement à la « main d’œuvre » horaire (cas des lycées automobiles où les clients apportent eux-mêmes leurs pièces pour la réparation)
  • tarification unique et forfaitaire pour les productions intellectuelles
  • introduction d’un tarif heure machine, plateau, groupe ou élève

Il convient d’avoir une réelle analyse sur la tarification qui doit être juste et la moins abstraite possible. Il est vivement conseillé d’inscrire dans la matrice de calcul le maximum d’éléments concrets et quantifiables, et de maintenir le pourcentage pour frais indirects aux seules charges générales de structure.
Dans cette analyse sur la tarification, la progression pédagogique est un élément capital, notamment pour les matières d’œuvre dont le coût fluctue (denrées alimentaires selon les saisons, métaux...).
Le vote des tarifs en CA tient compte de l’ensemble de ces paramètres. Après quelques années d’analyse, le CA doit revenir sur ce tarif. Dans l’hôtellerie, le tarif ne peut être arrêté pour 10 ans.

- La problématique des devis

Il est rappelé la possibilité de demander un acompte de 30 à 50% avant le démarrage de la fabrication de l’OC. Il est de toute façon important d’obtenir un engagement du client notamment lorsqu’il s’agit d’un client institutionnel.
Il est dans l’intérêt de l’EPLE qui fabrique l’OC d’avoir une analyse précise des coûts : rapport coût de fabrication/achats des denrées, décrochage recettes/dépenses, ordre de service/bulletin de fabrication. Selon l’établissement et en fonction de la masse financière, la mise en place d’un contrôle de gestion peut être nécessaire et un travail de collaboration entre l’agent comptable et le DDFPT est indispensable.

A l’issue de la présentation de M. Dos Santos, plusieurs questions ont été posées.

Question relative à la mini-entreprise (politique régionale) : la gestion se fait en autonomie par les élèves avec un magasin éphémère. Ils gèrent les commandes, la caisse et ce par le biais de la MDL. Tout est géré par les élèves et l’association.

Question sur la transformation de la matière d’œuvre et les OC destinés aux élèves : un prix est établi et les élèves sont prioritaires sur l’achat. Même si l’OC n’est pas vendu, il faut tout de même faire une étude du coût de l’ouvrage pour le contrôle de gestion. Il faut intégrer le coût des OC non vendus afin de savoir ce qui a été dépensé.

Question sur la gratuité des objets confectionnés : pourquoi vendre des OC à caractère pédagogique ? Il s’agit d’un transfert de propriété. La facturation induit une obligation de résultat, de qualité et d’exigence, ce qui valorise le travail de l’élève.

Cas de chantiers écoles financés forfaitairement par la Région : le rôle de l’ordonnateur et de l’agent comptable est de s’assurer que l’ensemble de la matière d’œuvre sortie correspond aux recettes.

Retour sur la tarification dans l’hôtellerie : soit le CA vote un tarif à la fourchette des frais généraux (acte non transmissible), soit le CA vote une grille tarifaire qui peut s’éloigner de la matière d’œuvre et des coûts liés aux frais généraux.
L’approche heure/élève, heure/machine est très intéressante. En tout état de cause, la méthode de calcul doit être très fine en raison de la concurrence du secteur privé. Un établissement ne peut pas pratiquer un tarif 50 à 60% plus bas que dans le privé. Il n’est pas exclu pour l’établissement de prendre contact avec les chambres de commerce pour expliquer le caractère pédagogique de l’objet confectionné.

2) La gestion des stocks : qui fait quoi ?

Dans les lycées du bâtiment, un déplacement sur le chantier pour établir un devis peut être nécessaire ; le magasinier effectue ensuite la commande.
Dans l’hôtellerie, l’utilisation du logiciel « Resto » facilite l’organisation et la gestion des stocks et des objets confectionnés.
La signature de l’ordre de service par l’ordonnateur, c’est-à-dire l’autorisation de fabrication, est obligatoire. Le chef d’établissement valide les ordres de service pour chaque production. Dans l’hôtellerie, ceci peut devenir ingérable compte-tenu du flux. Dans certains lycées hôteliers, il est complexe de faire signer l’ordre de service à l’ordonnateur, mais la signature du menu ne vaut pas validation de l’ordre de service.

Différents exemples de procédures sont présentés à l’assemblée :

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Procédure de fabrication des OC
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Procédure de gestion des OC
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Organigramme OC

3) L’encaissement et le recouvrement des facturations

Plusieurs questions se posent quant au formalisme adopté (régie, convention de mandat) et aux personnes habilitées à encaisser les produits des ventes (secrétaire du DDFPT, DDFPT, enseignant), notamment dans le cas de l’hôtellerie et de l’automobile.
Un régisseur peut donner mandat via une convention de mandat. Dans cette hypothèse, le régisseur reste responsable. L’agent comptable peut nommer les enseignants mandataires. Mais la difficulté de trouver un régisseur volontaire est réelle car cela implique le paiement, sur deniers personnels, d’un cautionnement et d’une assurance (non obligatoire mais recommandée).
L’automatisation et la dématérialisation des moyens des règlements peuvent être mises en œuvre, notamment dans l’hôtellerie, par l’installation de terminaux de carte bancaire, voire de bornes automatisées d’encaissement. Il est indispensable de mettre en place une procédure d’utilisation de la carte bancaire en cas d’erreur de saisie du montant (tard dans la nuit par exemple).

Philippe Derollez, agent comptable du lycée hôtelier Jesse de Forest à Avesnes sur Helpe, présente ses documents de suivi des objets confectionnés :

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Suivi hebdomadaire hôtellerie
Excel - 1.5 Mo
Ordre de service hôtellerie
PDF - 60.3 ko
Tableau de bord de gestion hôtellerie

4) Risques et responsabilités

- Transport

L’enseignant ne peut pas transporter les élèves dans son véhicule personnel. La responsabilité personnelle de l’enseignant pourrait être engagée. Comme il l’est rappelé dans le vademecum « Sorties et Voyages », les enseignants ne sont pas autorisés à conduire des élèves, sauf de façon exceptionnelle et sur autorisation du Recteur. Le chef d’établissement peut établir un ordre de mission ponctuel ou permanent pour l’utilisation d’un véhicule de service, ou encore recourir à la prestation d’un chauffeur intérimaire.

- Assurance

Il convient de s’assurer que la volumétrie de la police d’assurance est suffisante, en particulier pour les garanties des chantiers écoles.

- Pièces justificatives pour le recouvrement

La constatation des droits se fait à la facturation. L’instruction codificatrice M9.6 ne définit pas la liste des pièces à joindre aux ordres de recettes. Il faut néanmoins joindre au minimum les tarifs votés en CA et tout document permettant de justifier la fabrication de l’OC : bulletin de fabrication, mémoire si facturation. Pour éviter un risque de non recouvrement, il faut s’assurer de la validité de l’engagement du débiteur en lui faisant signer un « bon pour accord » sur le devis.

- Suivi des prestations dans un LP automobile

Différentes solutions sont possibles : système de ciblage ou de macaron avec référence de l’ordre de service, contrôle par sondage, dématérialisation de l’ordre de réparation, ou encore enregistrement par les enseignants de tous les véhicules qui entrent avec photocopie de la carte grise. Pour les véhicules qui restent longtemps dans l’établissement, il convient de demander la présentation des documents officiels.
Au lycée Henri Senez de Hénin-Beaumont, un enseignant a mis en place un logiciel « gestauto » qui peut être accessible à tous. Cet enseignant envisage d’adapter son logiciel à d’autres filières (métallerie chaudronnerie, hôtellerie…).