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Compte-rendu du séminaire paie à Brochon le 14 septembre 2018 Compte-rendu du séminaire paie à Brochon le 14 septembre 2018

mardi 2 octobre 2018, par Etienne André, Fabien Thorel, Sébastien Wafflart

Enfin ! Le bureau de l’association s’était promis d’organiser, sur le modèle du séminaire des Greta organisé en 2015 à Lille, un séminaire paye à destination des collègues en charge de la paye en EPLE (GIP, Greta ou mutualisation).

C’est la délégation académique de Dijon qui a relevé le défi. Qu’elle en soit ici remerciée. Elle a démontré, s’il en était besoin, la générosité de l’accueil de la Bourgogne, tout comme l’avait fait la délégation lilloise quelques années auparavant.

C’était une belle journée de rencontre et de travail autour d’une thématique ardue mais ô combien capitale pour les établissements qui assument ces fonctions de payeur. Au delà de la qualité des intervenants, c’est la participation de collègues venant parfois de loin et au prix de longs déplacements qu’il faut souligner.

Cela nous encourage à réfléchir à d’autres journées autour de thèmes spécifiques, au-delà des thématiques plus communément partagées des assemblées générales annuelles. Le succès de ces journées, que ce soit sur le fond et sur la forme, est aussi la preuve de la vitalité de notre association et de ses membres.

Début des travaux

Après des retrouvailles pour beaucoup devant la gare de Dijon, un court trajet en car et le café dans le cadre enchanteur du château, à 10 h 20 Mme la proviseure adjointe ouvre la séance par un mot d’accueil.

Suivent les remerciements de M. Petitjean, secrétaire général de l’académie de Dijon, qui mentionne la reconnaissance que l’association Espac’EPLE a su s’attirer. Que sera le métier de comptable en EPLE, de responsable de paie en EPLE demain ? L’institution doit accompagner les collègues dans cette évolution.

Fabien Thorel remercie l’académie de Dijon, le lycée Liégeard et la délégation académique d’Espac’EPLE d’accueillir ce séminaire. La thématique de paie est un sujet vaste et complexe, elle ne sera certainement pas intégralement traitée en une seule journée.

Le point de vue de l’inspection générale

A 10 h 40, M. Hubert Schmidt, IGAENR, présente le rapport de l’Inspection sur la fonction paie en EPLE. Cette mission a eu lieu en 2016 et 2017, à la demande de la DAF. Il s’agissait de prendre connaissance des contraintes sur le terrain, et de relever les conditions de la qualité de ce travail. La Cour des comptes considère en effet les indus de paie comme un risque important de fuite d’argent public.

Les rapports 2012 et 2014 sur les EPLE abordaient déjà cette thématique, mais uniquement les AED et les contrats aidés. Pour les premiers, s’agissant de contrats de droit public, le sujet est bien maîtrisé. Pour les contrats aidés, le cadre juridique est de droit privé, donc mal adapté, assez complexe, changeant, donnant lieu à un contentieux fourni et à des difficultés de recouvrement auprès de l’ASP.

Ce rapport de 2017 s’intéresse, cette fois, aux AESH et aux personnels en Greta et CFA. Question posée dans le cadre de la mutualisation par les GIP : le groupement n’étant pas un établissement, des interprétations pas généralisées tendent à estimer que des charges évitables devraient être versées. L’IGAENR regrette que la mutualisation des fonctions-support des Greta n’ait pas été engagée.

Les chefs d’établissement sont peu motivés par cette fonction qu’ils considèrent comme chronophage, risquée et qui n’attire pas de reconnaissance. Les outils (Dem’Act notamment) ne sont pas adaptés. Les comptables ressentent de la solitude, un manque d’accompagnement, de personnel qualifié, et des outils insuffisants (Gospel).

Mme Gagelin remarque que la forte insatisfaction sur les outils informatiques prend en partie sa source dans des difficultés organisationnelles qui ne sont pas propres aux services informatiques à proprement parler.

La mission a relevé des difficultés de gestion comptable, dans la traçabilité des opérations, et le suivi des versements de l’ASP, compliqué par des arriérés importants, pour lesquels on risque fort de s’arrêter sur « la moins mauvaise solution ».

Les organisations sont différentes dans toutes les académies, l’IG a observé que la concentration apporte une meilleure sécurité par la professionnalisation. Le GIP-FCIP de Versailles s’est saisi de la mutualisation par une décision du recteur, l’implication du recteur étant une exception. De tels services exigent des moyens notamment immobiliers qui ont besoin du soutien des collectivités de rattachement.

En conclusion, la paie ne doit plus être regardée comme une question d’ordre technique relevant de l’EPLE. Oper@ devra convaincre en assurant un service au moins égal aux prestations actuelles des logiciels privés adoptés par nombre d’opérateurs.

Le point de vue de l’administration centrale

11 h 30, Mme Catherine Gagelin, DAF A3.

La paie a été mal encadrée par le ministère dans le passé, car se situant à l’interface de plusieurs services du ministère : comptabilisation (DAF A3), gestion (DAF C3), financement (DAF A1). Jusqu’à ces derniers mois, ces périmètres se rencontraient trop peu, et dans les académies puis sur le terrain a pu se développer un sentiment de délaissement. Or les services informatiques ne peuvent donner satisfaction qu’en travaillant de manière étroite avec les services métiers, et de manière continue, avec des relais de terrain. L’assistance utilisateur est un point d’attention tout particulier de la démarche en cours.

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Diaporama de l’intervention de la DAF

11 h 40 : Jérôme Denis, DAF C3, par extension expertise paie en EPLE.

Oper@ doit remplacer Gospel plombé par des difficultés techniques, avec une maintenabilité et une évolutivité insuffisantes. Le périmètre approche 200 000 personnes et deux milliards d’euros. Il doit permettre la dématérialisation et la rationalisation du travail de paie.

L’article 35 de la loi du 22 mars 2012 met en place la déclaration sociale nominative, et l’article 60 de la loi de finances du 29 décembre 2016 le prélèvement à la source. La DSN (Déclaration Sociale Nominative) doit remplacer plusieurs déclarations existantes (DUCS, DADS…), et sur un rythme mensuel et un haut degré de précision. La DSN doit être profondément intégrée au travail du cycle de paie.

Le PAS exigera lui aussi une mini-DSN mensuelle. La DSN proprement dite, qui sera universelle chez les employeurs privés dès 2019, sera de rigueur en 2022. Elle exige d’être émise d’un endroit unique pour l’intégralité des salariés d’un établissement. La nouvelle organisation suppose donc l’abandon de la paie autonome en EPLE (sauf SIRET spécifique comme les Greta et CFA), une mutualisation sur une base territoriale, et un outil de gestion unique (plus de paie à façon par la DGFiP).

M. Schmidt : certaines DRFiP ont jadis incité les EPLE à adopter la paie à façon, en vue de légitimer le maintien de leurs services. M. Denis précise qu’environ 20 000 personnes sont payées dans ce cadre.

Question salle sur le périmètre de "l’endroit unique" cité ci-dessus : l’unicité est portée par le numéro SIRET, un Greta travaillera bien de manière indépendante de son établissement-support. Marie-José Bourgeois : pour les petites paies résiduelles en EPLE, il est urgent de les pousser à la mutualisation !

M. Denis : le prélèvement à la source aura lieu, mais pas sur les bons taux. Il est bien entendu prévu de regrouper ces derniers établissements. Le PAS va susciter d’une manière générale beaucoup d’ajustements.

Mme Gagelin : il est prévu que le PAS fonctionne via PASRAU, mais les petites structures auront accès à une saisie manuelle dans une interface en ligne. C’est un palliatif, mais la DSN elle ne tolérera plus ce fonctionnement

Nadia Rabia : la taxe sur les salaires est établie sur le SIREN, pas sur le SIRET, ce qui poserait problème pour les Greta contrairement à ce qui vient d’être dit. M. Denis : le groupe de contact DSN dit que non, ce sera bien le SIRET qui sera utilisé. La DSN intègrera la taxe sur les salaires.

L’échéance de passage à la DSN est 2022. Oper@, qui est fondé autour de la DSN, doit la mettre en place en 2020.

Question : un support de Greta peut-il être mutualisateur ? M. Denis : les deux numéros SIRET permettent l’étanchéité entre les deux.

Mme Gagelin : les comptes doivent être sincères. Si un établissement est employeur, il a des charges (même intégralement subventionnées) qui doivent figurer dans la comptabilité de cette structure. Or les mutualisations GIP à Versailles et Créteil donnent une paie qui n’apparaît nulle part en classes 6 et 7 ; ailleurs on peut rencontrer à l’inverse une double imputation. La comptabilisation ne devrait pas avoir lieu dans un budget annexe, la fonction de payeur strict ne s’y prête pas.

Danielle Hazera s’étonne que cette consigne claire et simple ne soit pas mise en application partout sur le territoire. Mme Gagelin : la paie se présente sous de nombreux angles d’attaque, et la force de persuasion à mettre en œuvre était élevée au regard d’autres défis que la DAF devait porter. En ce moment, le levier de la DSN et le PAS permettent de faire bouger les choses et d’en profiter pour normaliser le travail.

L’interfaçage Op@le avec Oper@ permettra (pas en 2020, mais ultérieurement) de répondre à ces défis, avec deux types de flux :

  • les données du mutualisateur pourront alimenter les charges des établissements d’affectation des personnels
  • la comptabilité générale du mutualisateur sera alimentée pour les mouvements en compte de tiers.

Tout mouvement comptable sera repris dans une comptabilité auxiliaire qui en retrace le détail, et Oper@ sera la source des données précises comptabilisées dans Op@le. L’un des motifs de difficulté entre les EPLE et l’ASP réside dans la complexité de notre mode de paie, avec autant de modèles que d’académies, et en sus une certaine instabilité.

Grégory Grandjean : verra-t-on progresser l’interface avec les outils métiers RH (ASSED…) ? Nous souffrons actuellement de devoir assurer de nombreuses doubles saisies. M. Denis : c’est dans la trajectoire des évolutions de l’outil, mais pas pour la première livraison.

Xavier Jehanne : les GIP ne sont pas des EPLE et ne pourront pas utiliser OP@le. Qu’arrivera-t-il ? M. Denis : les GIP ne sont pas par destination dans le périmètre d’obligation du passage à Oper@.

Dans les académies : l’organisation de la paie doit évoluer pour 2019 au plus tard, et les académies doivent se doter d’un référent académique compétent. Dans les établissements concernés, il faudra définir une fonction de responsable de paie, augmenter les compétences des personnels, et établir un cadre RH (fiches de poste etc).

Mme Gagelin : la réforme territoriale qui approche exigera une forte harmonisation des pratiques entre les académies. Gospel-PASRAU est en cours de qualification, il est livrable en octobre 2018.

Le paiement du PAS ne se fera que par prélèvement. Il faut un IBAN identique entre le flux PASRAU de la préfiguration 2018 et les références bancaires figurant dans l’espace employeur de Net-entreprises. Cet espace employeur permettra de préciser le RIB du payeur. Toute la documentation qui sera diffusée dit que le payeur doit avoir le même SIREN que l’employeur, ce qui interdirait une mutualisation telle que nous la pratiquons. Les mutualisateurs devront déposer à cet endroit pour chaque établissement, le RIB du service de paie.

Pause repas à 13 heures, assurée par l’équipe du lycée Stephen Liégeard et offerte par l’association

Le point de vue de l’Agence de Services et de Paiement

14 h 20 intervention de la direction Bourgogne-Franche-Comté de l’ASP

Mme Nadia Rhouli décrit la complexité du dispositif des emplois aidés : les règles des contrats aidés viennent d’une convention entre le MEN et l’ASP. Pôle Emploi est le prescripteur qui signe le contrat avec la prise en charge au taux de l’État. Le rectorat signe la prise en charge complémentaire (actuellement 50 %). Le mutualisateur ou EPLE employeur déclare la présence et les charges annexes. La direction régionale de l’ASP traite les PCC et les charges annexes. Enfin le siège de l’ASP assure le paiement et des contrôles.

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Diaporama de l’intervention de l’ASP

Le paiement des aides de l’État : elles sont versées par avance à 50 % du salaire brut ; le MEN en PCC assure les 50 % restants et les charges patronales.

Les charges annexes se transmettent dans Sylaé depuis fin 2017. Si tous les documents arrivent en même temps, l’ASP est en mesure de tout payer.

Sylaé (SYstème Libre Accès Employeurs) permet d’assurer le suivi et la transmission des déclarations de suivi d’activité, la consultation des contrats (avec exports).

Les données saisies dans Sylaé sont intégrées lors de traitements nocturnes. Les états sont régularisés lorsqu’ils parviennent à l’ASP. Lors qu’on a la capacité de justifier avec l’intégralité des pièces, il est possible de réclamer des versements, y compris après quatre ans. Théoriquement, l’ASP n’émet d’OR que si tous les contrats sont clos dans un établissement donné. Pour le reste, il y a des « négatifs » (compensations), qui devraient systématiquement faire l’objet d’une prise de contact avec la direction régionale de l’ASP. Les compensations de l’ASP se font sur le SIRET, et indépendamment des natures de contrats : il y a fongibilité entre les dispositifs.

Mme Gagelin : l’agent comptable de l’ASP cumule environ 16 M€ de restes à recouvrer auprès d’EPLE. En effet il s’adressait jusqu’à peu aux ordonnateurs (employeurs), qui ne traitaient pas tous ses demandes, pas toujours transmises aux mutualisateurs.

Le bureau DAF A3 a fait le constat qu’il y a des endroits où ça se passe bien, ce sont ceux où l’unicité des acteurs permet aux gens de se connaître. Un modèle de protocole a été établi pour faire face à ces problématiques multiples et empilées. L’idée centrale est de rapprocher les soldes respectifs de l’ASP et des employeurs. Le recollement est difficile à faire. Les pièces justificatives, des duplicata peuvent être tolérés, doivent permettre de régulariser un dossier. Les contrats financés à tort faute de justificatif légitiment la récupération des fonds par l’ASP. Des multitudes de petites sommes sur de très nombreux établissements sont trop négligeables pour mériter qu’on fasse des recherches.

Versailles a accepté de mettre en œuvre ce protocole en phase de test. Le GIP-FCIP souffrait de compensations faites suite à des erreurs des EPLE avant mutualisation au groupement d’intérêt public. Après accord et travail, le GIP a récupéré la moitié de son argent, et pour la suite a mis une personne à plein temps sur la résolution de ces difficultés.

Dans les cas les plus lourds, après travail d’apurement, le ministère pourra éventuellement en arriver à financer les manques.

Danielle Hazera se dit choquée par la circulaire du rectorat de Bordeaux demandant de reverser les soldes créditeurs de certains établissements aux établissements présentant des débits. Mme Gagelin demande effectivement que tout protocole au niveau académique soit validé avec l’ASP, sous la supervision de la DRFiP, pour régler les flux. La situation est exceptionnelle, et on est incapables d’appliquer les règles habituelles dans toute leur rigueur. Elle aurait aimé qu’il y ait plus de débets sur ces dossiers : on aurait alors pu accepter des remises gracieuses, financées par le BOP spécifique à ce problème, sur fonds du ministère des Finances. En l’état, les soldes qui apparaissent dans les comptes des EPLE sont prescrits, et le juge des comptes ne peut plus régulariser ces problèmes.

Grégory Grandjean : d’une région à l’autre l’ASP n’a pas les mêmes pratiques, dans certains endroits elle est injoignable, et ne répond à aucun courrier.

M. Guerric Lalire espère qu’avec Sylaé, il ne se crée plus de décalages, les situations qu’il faut traiter relèvent de l’histoire. Les collègues demandent qu’on puisse obtenir un accès Sylaé même pour un ancien mutualisateur qui n’est plus actif, mais a encore des soldes à régulariser.

Mme Gagelin : Versailles est en train de modéliser précisément la manière d’aborder ce travail. En 2019 la DAF A3 devrait pouvoir commencer à déployer le dispositif.

Une exemple de terrain : maîtriser les risques comptables de la paie

15 h 30 : Christophe Tricot présente sa démarche des quatre années écoulées pour la sécurisation de ses pratiques

Christophe Tricot est adjoint-gestionnaire, agent comptable du lycée Pasteur à Lille, et comptable du GIP-FCIP de son académie par adjonction de service. Il n’est pas un technicien de la paie, mais il s’est efforcé de maîtriser des risques qui étaient élevés sur la paie. Le GIP assure jusqu’à 18 000 paies par an, ce qui n’est pas gigantesque, mais la cartographie de paie est très diversifiée, avec tous les leviers pour payer des personnes, de tous les statuts. Cette variété est à l’origine d’un risque très important.

Il n’est pas possible de tout procéduraliser, et le plan d’action a pris du temps (quatre ans) pour être raisonnablement complet.

Salaires et traitements : Christophe a du admettre que le contrôle comptable ne peut pas être le même que sur de la dépense standard, car le comptable n’a pas véritablement la possibilité de rejeter ou interrompre le paiement : il est d’ordre public de rémunérer les personnes de manière régulière. La question importante était par conséquence de comprendre comment la paie était produite. Le journal de paie était la pièce comptable majeure, mais pas d’origine comptable. Il a mis au point un bordereau d’autocontrôle permettant de s’assurer de la cohérence de la fonction de paie dans son ensemble. Ce bordereau comprend les aléas de paie (reversements, retenues, acomptes…).

En tant que comptable en adjonction de service, on n’a pas à s’inquiéter de l’ordonnancement. Il est plus simple d’exiger la production d’un tel document, qui peut par ailleurs se révéler utile pour le contrôle budgétaire, ou en tant qu’outil de management.

A ce stade le contrôle comptable à proprement parler n’a pas commencé. La fiche de procédure rémunération présentée par la suite permet de réfléchir par exemple à la pertinence des pièces justificatives, dont la liste a pu être établie.

L’organisation du contrôle est fondée sur des sondages, avec une traçabilité maximale. Chaque élément de paie d’une personne a pu être contrôlée sur les douze mois de l’année. Après une première logique directive, il a été décidé de lister des contrôles à réaliser, et de choisir le moment optimal pour réaliser chacun d’entre eux.

Une fois que le comptable a bien fait comprendre ses intentions, il est stratégique de ne pas participer de trop près aux opérations, pour que le processus soit pris en mains par les personnels qui s’impliqueront dans la démarche de vérification.

Danielle Hazera : quelle est la responsabilité pécuniaire personnelle d’un comptable façonnier ?

Mme Gagelin : la RPP s’arrête au périmètre de chacune des compétences. Le payeur vérifie que les éléments transmis par l’ordo permettent de justifier une paie. Si ces données ne sont pas correctement contrôlées, alors la responsabilité du comptable façonnier peut se trouver engagée. Mais le comptable ne peut pas être responsable des éléments non transmis (service non fait → indus). Mais globalement la paie en comptes de tiers engage moins le comptable qu’une paie avec des mandats admis par le comptable.

Après avoir cadré les salaires des personnels permanents, il fallait aborder la maîtrise des vacations. La logique est bien différente. Les faits générateurs sont multiples et irréguliers, pour 2 300 personnels de tous les statuts possibles. Le volume est impossible à contrôler, les délais de traitement administratifs préalables sont longs voire très longs. Christophe réalise que la qualité comptable n’est possible que par la qualité de l’ordonnancement, c’est le contrôle interne budgétaire qui est le plus immédiatement nécessaire.

Après un inventaire des statuts des personnes, il a fallu inventorier les taux de vacations, et s’assurer que les textes invoqués étaient bien applicables au GIP. Ainsi a été décrit le champ des possibles de la rémunération. L’autonomie du GIP (l’assemblée générale peut édicter ses propres règlements) permet de transposer un texte existant pour utiliser une description réglementaire.

La base légale en termes de vacations, c’est la lettre d’engagement ; le GIP a assuré un modèle unique de lettre pour l’ensemble des besoins. Christophe a aussi concentré son attention sur l’autorisation de cumul, qui contrairement à la base légale (lettre d’engagement) et à l’attestation de service fait (pas de simplification par la seule signature du bordereau d’ordonnancement), n’est pas une pièce comptable, mais un "simple" élément de probité qui relève de l’ordonnateur.

Afin de s’assurer de la cohérence des éléments de liquidation, Christophe a demandé une certification de service fait (délégation au directeur du CFA), avec vérification des taux employés. Les logiciels existants ne permettent pas de verrouiller a priori selon la lettre d’engagement les taux de vacations utilisés. Suggestion de Nadia Rabia : elle fait indiquer le taux attendu en commentaire de la fiche du vacataire dans Gapaie, ce qui permet d’alerter en cas d’incohérence.

La description de la procédure permet aussi de matérialiser la modification de méthode de vérification, d’acter à l’égard du juge du compte le moment à partir duquel une méthode donnée est mise en application.

Code couleur des contrôles : si rouge (résultat insatisfaisant), le contrôle ne compte pas, il faudra faire trois contrôles. En vert (pleine conformité constatée), on gagne le droit d’être contrôlé une fois de moins dans les mois suivants.

Fabien Thorel : comment réagit l’ordonnateur à la relative intrusion du comptable dans son domaine ? Cela s’est bien passé, car la cartographie des risques, réglementairement présentée en CA, est partagée entre l’ordonnateur et l’agent comptable. L’ordonnateur peut fixer des priorités. En échange de la démarche qualité, l’ordonnateur sait pouvoir compter sur une réactivité de l’opération de paie très améliorée, de l’ordre de quelques jours, ce qui lui facilite les relations avec les salariés.

Après trois ans, Christophe a remarqué plusieurs arrêts de la Cour des comptes sanctionnant diverses pratiques dans les GIP. Il s’agissait notamment de pouvoir justifier du lien d’emploi : cette personne à qui une indemnité est versée exerce-t-elle bien la fonction justifiant cette indemnité ? Y compris lorsqu’on a mis en place des contrôles, il faut veiller à l’apparition toujours possible de nouvelles causes de désordres qui n’étaient pas prévues ni prévisibles jusque là.

Alerte : il est interdit de verser une indemnité à un personnel si le contrat de travail ne le prévoit pas. La décision d’attribution n’est pas une base légale mais un simple acte de ressources humaines. Il faut recourir à des avenants si un manquement est observé en la matière.

Certaines questions sont épineuses, et ont pu être posées au PNSR, pôle national soutien et recherche à Bercy, qui dispose de moyens étendus et, à l’égard du réseau des EPN, a un devoir de réponse.

En conclusion, il faut une démarche adaptée du contrôle interne comptable. Les risques sont relatifs et évolutifs. Le fait d’être comptable non gestionnaire permet d’aller plus vite, car il sera plus simple de répartir la charge de travail d’audit et des actions correctives.

L’ensemble de ces événements ont transformé chez Christophe son regard sur le contrôle de gestion et comptable. Désormais toute sa démarche associe des fonctions d’ordonnancement aux questions purement comptables.

A 16 h 50, Fabien Thorel remercie les intervenants et participants. Il souhaite un bon retour à ceux qui ne restent pas sur place pour les moments conviviaux proposés par la délégation Espace Dijon. L’association compte bien proposer d’autres séminaires tels que celui-ci dans un avenir proche.

Encore un plan sans accroc...