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Compte-rendu de l’AG d’Espace Bordeaux du 20 octobre 2021
mardi 23 novembre 2021
L’assemblée générale s’est tenue au lycée Charles Despiau de Mont-de-Marsan. 19 comptables et 16 fondés de pouvoir étaient présents.
Après un tour de table, Gilles PICON, agent comptable au lycée Gustave Eiffel de Bordeaux ouvre la séance en remerciant les collègues présents pour cette réunion. En effet, 19 agents comptables et 16 fondés de pouvoir sont venus aujourd’hui et représentent l’ensemble des départements de l’académie.
Il remercie également Charline COLLEMARRE (coordinatrice du pôle Finances à la Direction des Systèmes d’Information du rectorat) d’être présente.
Il rappelle ensuite l’ordre du jour prévisionnel :
- Rapport moral et financier
- Op@le, témoignage de Mme MUNOS-MOMPONTET expérimentatrice en version 1 au lycée Borda de Dax : présentation de l’application, liste des établissements en version 2, quel plan de formation académique, que faut-il anticiper…
- Retour sur le questionnaire concernant les fondés de pouvoir
- Restitution des échanges des groupes de travail, notamment sur la démarche de dématérialisation des pièces comptables
- Odicé : présentation de plans d’actions, de la suite à leur donner
- Programmation des groupes de travail 2021/2022 à définir collectivement.
1/ Rapport moral et financier
Anne-Lise NIOTOUT, fondée de pouvoir au lycée de la Mer de Gujan-Mestras et trésorière de la délégation, présente le rapport financier de l’activité passée. La délégation comptait à la fin de l’année scolaire dernière 55 adhérents, (31 agents comptables et 24 fondés de pouvoir). A ce jour, nous comptons 33 adhérents. Il est rappelé que l’adhésion à Espac’EPLE se paie désormais en ligne, trop facile !
Benjamin GODIN, agent comptable du lycée de Camblanes et Meynac, et délégué académique suppléant, présente le rapport moral et d’activités sur l’année scolaire passée :
- assemblée générale du 9 septembre 2020 au lycée Gustave Eiffel de Bordeaux : présentation et répartition de thématiques de travail collectif ;
- rencontre avec M. le secrétaire général de l’académie le 28 janvier 2021 : présentation de la délégation et d’Espac’EPLE ;
- en raison de la situation sanitaire en fin d’année scolaire, nous n’avons pas pu nous réunir comme nous l’aurions souhaité. Le travail collectif a pâti de cette situation, certains groupes de travail ont pu bien avancer comme la dématérialisation des pièces comptables, d’autres ont éprouvé des difficultés, à l’image de l’activité générale associative.
2/ Op@le, témoignage de Mme Michelle MUNOS-MONPONTET
Notre collègue agent comptable expérimentatrice en version 1 au lycée Borda de Dax, et Mme Charline COLLEMARRE du rectorat de Bordeaux (ADSI) assurent une présentation de l’application, de la liste des établissements en V2, quel plan de formation académique, que faut-il anticiper…
Nous remercions Michelle MUNOS-MOMPONTET de présenter un diaporama résumant son retour d’expérience en qualité d’agent comptable du collège d’Albret de Dax sur le lancement d’Op@ale.
Pour commencer Op@le est un PGI (progiciel de gestion intégrée) c’est-à-dire une application informatique par module avec une base de données unique et commune. Il n’y a plus de transfert de fichiers entre l’ordonnateur et l’agent comptable, ni avec la DDFiP. Trois comptabilités sont à disposition : la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale et la comptabilité auxiliaire (tiers clients et tiers fournisseurs).
Les principales évolutions et prérequis sont les suivants :
- Le budget : il faut intégrer la nouvelle notion de CGR (centre de gestion et de responsabilités) qui recouvre les services-domaines-activités. Le service SBN est supprimé car les bourses seront traitées en comptabilité de tiers. Il faut anticiper la disparition (pour les collègues l’utilisant) de la contribution entre services par la création de clefs de répartition entre services (pour les charges non identifiables) à faire adopter par le conseil d’administration. La dotation aux amortissements sera intégrée automatiquement dans le budget. Enfin, l’adjoint gestionnaire agent comptable peut saisir et valider les décisions de l’ordonnateur et les DBM sans contrevenir au principe de la séparation de l’ordonnateur et du comptable.
- La dépense : pour commencer, l’avancée principale est la visibilité partagée des processus et des pièces justificatives dans les sphères de l’ordonnateur et du comptable. Le processus nominal de la dépense est entièrement dématérialisé et impose un engagement juridique (EJ) systématique dans Op@le, et un lien existe entre Chorus pro et ce dernier. La constatation du service fait doit être également renseignée dans le PGI et constitue une étape incontournable qui déclenchera la demande de paiement. Pour résumer, s’il n’y a pas d’EJ, il ne peut y avoir de règlement de la facture. Un module de gestion des marchés publics est également disponible avec le contrôle de seuils de dépenses réelles. Enfin dernier point et prérequis important, lors du passage à Op@le, il n’y aura pas d’extourne.
- La recette : le processus de la recette est sécurisé. Toute créance est systématiquement précédée d’un titre de recettes. Concernant les droits constatés, une pré-alimentation des titres de recettes d’hébergement des élèves est disponible grâce à l’interface SIECLE-GFE. Dernier point : tous les titres de recettes sont individuels pour alimenter la comptabilité auxiliaire de tiers (comptabilité clients). Les avis de sommes à payer sont générés dans Op@le et transmis par mail aux responsables financiers.
- Le patrimoine : il n’y aura plus de double saisie. L’ordonnateur crée une fiche d’immobilisation provisoire au moment de la dépense. Cette fiche devient définitive lors de la prise en charge de la demande de paiement par l’agent comptable. Prérequis important : mettre à jour au plus vite la comptabilité patrimoniale.
- La régie : les opérations de la régie permanente de recettes sont limitées aux seules espèces. Les opérations de la régie permanente d’avance sont limitées quant à elles aux espèces et aux paiements par carte bleue adossée à un compte DFT régie. Point particulier : un personnel de gestion peut être nommé régisseur afin de permettre une délégation complète de l’ordonnateur à son adjoint gestionnaire.
- La comptabilité : le plan comptable général sera non modifiable (plus de subdivision possible) ; la nomenclature est modifiée également avec des comptes à six chiffres.
- Dans la comptabilité de tiers, toute créance ou toute dette est rattachée à un tiers défini (avec ou sans SIRET + les élèves), d’où le prérequis nécessaire de mettre à jour le fichier fournisseurs et clients GFC. Les tiers sont créés dans la sphère ordonnateur. Concernant les tiers élèves, la saisie et la validation des RIB se fait dans Op@le malgré l’interface avec la base élèves (BEE). Les tiers avec SIRET (clients/fournisseurs : sociétés associations…) sont créés grâce au connecteur SIRENE (domiciliation bancaire, identifiant Chorus Pro pour les tiers publics). Enfin les tiers sans SIRET (clients/fournisseurs : associations, personnes physiques tels les commensaux…) sont créés directement par l’assistant de saisie dans Op@le.
- Dans la comptabilité générale, les bilans d’entrée sont saisis tiers par tiers, créance par créance. Pour préparer le passage au PGI, il convient d’apurer au maximum les comptes de classe 4 toutes les fois où cela est possible. Il est conseillé de limiter les créances à recouvrer en ayant une politique active de relances, et de ne pas conserver d’avances sur des tiers élèves.
Synthèse des prérequis avant le passage à Op@le
- Nettoyer l’inventaire
- Identifier les tiers
- Scanner les RIB et contrats
- Base élèves propre, collaboration avec les secrétariats élèves
- Apurer les créances et rembourser les avances
- Rappeler aux fournisseurs l’obligation réglementaire de déposer leurs factures sur Chorus Pro
- Fin des contributions internes et clefs de répartition à faire voter en CA
- Arrêter tôt les commandes car pas d’extourne possible
- Matériels nécessaires : double écran et scanner
- Se doter d’un plan d’action de passage à Op@le.
L’accompagnement : la formation au niveau académique est réalisée en présentiel avec un formateur national et un testeur en version 1 pour les EPLE en version 2. Elle concerne les agents comptable les fondés de pouvoir et les adjoints-gestionnaires sur onze jours de formation, pour les assistants de gestion et/ou de comptabilité sur quatre jours de formation, et pour les ordonnateurs sur 2,5 jours.
L’ADSI du rectorat de Bordeaux intervient également sur les parcours de M@gistère et sur Tribu (un espace national et un espace académique). Deux espaces Tribu sont en accès libre.
14 EPLE de l’académie seront testeurs en V2 dès le 1er janvier prochain.
Pour conclure, la richesse de la présentation par Mmes MUNOS-MOMPONTET et COLLEMARRE et les échanges qui ont eu lieu n’ont pas permis à l’assemblée générale d’aborder les autres points prévus à l’ordre du jour.
Ces thèmes seront abordés lors de la prochaine réunion de la délégation, ouverte aux seuls adhérents à une date qui reste à déterminer. Damien Hillion propose d’organiser celle-ci dans son bel établissement de la Côte Basque :
Au lycée Maurice Ravel, 2 avenue du professeur Gregorio Marañon, 64500 Saint-Jean-de-Luz.