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Espace et la CRC Aquitaine-Poitou-Charentes : compte-rendu de la journée du (...) Espace et la CRC Aquitaine-Poitou-Charentes : compte-rendu de la journée du 6 octobre 2014

lundi 17 novembre 2014, par Karine Chartier

Le lycée Camille Guérin, à Poitiers nous a accueilli pour une intense journée de travail.

L’ordre du jour était le suivant :

  • intervention de la CRC Aquitaine/Poitou-Charentes sur Le contrôle juridictionnel des comptes
  • intervention du service académique des actes financiers
  • vie de l’association : renouvellement du bureau académique

Voir l’invitation

Présents  : 45 personnes environ, aussi bien des agents comptables (dont 28 de l’académie de Poitiers) que des fondés de pouvoir.

Ouverture de la journée à 10 h 00 par M. le proviseur du lycée Camille Guérin : présentation des différents intervenants, évocation de l’importance de l’association dans le cadre de la réforme du cadre budgétaire et comptable, de la formation en général (exemple du parcours de formation ESEN des chefs d’établissement et notamment en ce qui concerne les fonctions d’ordonnateur), du décret GBCP du 7 novembre 2012, du contrôle interne budgétaire et comptable, et présentation du thème de la journée : le contrôle juridictionnel des comptes.

Le mot de la présidente :

Valérie Hulin rappelle qu’elle assure l’intérim en tant que déléguée académique de l’association des agents comptable d’EPLE, elle remercie le proviseur de recevoir l’association dans son établissement. Elle présente les excuses de M. le secrétaire général de l’académie et M. le directeur des moyens du rectorat, qui sont empêchés. Elle remercie M. Clément, chef de bureau du SAAF, qui représente l’institution académique.

Elle remercie également M. Wathelet, président de la 2e section en charge des EPLE à la CRC, d’avoir répondu à l’invitation de l’association pour éclairer les comptables sur le contrôle juridictionnel des comptes.

Elle présente l’association ESPAC’EPLE :

  • Le principal objectif de l’association est de fédérer les comptables des EPLE, c’est à dire les agents comptables et leurs fondés de pouvoir, en organisant des rencontres régulières, dans un cadre où de manière aussi libre que possible, pour que nous puissions discuter des questions qui ont trait à notre métier.
  • Elle précise qu’il ne s’agit pas là de syndicalisme, car l’association ne s’investit pas dans la défense individuelle des intérêts personnels mais s’attache plutôt en la recherche d’un partage de bonnes pratiques et de solidarité professionnelle.
  • Si l’association au niveau national est jeune, puisqu’elle a quatre ans, force est de reconnaître l’impulsion de plusieurs collègues qui se réunissent depuis plusieurs années : en Charente et en Charente-Maritime notamment. A ce titre il convient de saluer le travail de Martine Gaboreau, déléguée académique depuis janvier 2012, qui a sollicité plusieurs collègues pour mettre sur pied la délégation Espace Poitiers et a œuvré depuis plusieurs mois pour que cette journée puisse se faire.
  • Le bureau de la délégation se veut représentatif de l’ensemble du territoire au sein de l’académie, et est représenté au bureau national (présentation des membres du bureau sortant, et information de la présence de deux personnes au bureau national constitué en juin 2014).

L’objet des travaux de ce jour s’appuie sur une actualité réglementaire et comptable riche, en particulier en matière d’apurement administratif des comptes des EPLE (décret du 19 mai 2014 relatif à l’apurement administratif des comptes). De plus, l’arrêt du conseil d’Etat du 21 mai 2014 met en application pour la première fois les nouveaux principes issus de l’article 90 de la loi de finances rectificative du 28 décembre 2011 sur la mise en jeu de la responsabilité du comptable.

Elle cède la parole à M. Wathelet.

Intervention de la CRC Aquitaine-Poitou-Charentes

M. Wathelet se présente et explique qu’il a aussi des fonctions de formateur. Sa présentation est basée à la fois sur une présentation-type qui peut être faite à des étudiants, et la présentation faite lors de la rencontre avec Espac’EPLE et l’AJI (cf. numéro 131 de la revue Intendance).

M. Wathelet insiste sur la dualité du rôle de l’agent comptable qui est à la fois gestionnaire et comptable.

Questions de la salle :

Q : En cas d’absence de document relatif à l’apurement des comptes de plus de cinq ans, à qui demander ?

R : Au pôle d’apurement, à qui CRC fait parvenir les quitus. Le pôle interrégional d’apurement est compétent pour délivrer les documents, cependant pour les EPLE la transmission n’est pas automatique et il faut demander un écrit.

Q : une personne qui n’est plus comptable et n’a pas reçu quitus doit-elle continuer à payer, en l’absence de document reçu ?

R : A voir avec l’AFCM, question à poser aussi à la hiérarchie.

Question sur le cas pratique des bons de commandes que le gestionnaire peut signer mais pas le comptable

R : Le problème de fond doit être soulevé. Dans d’autres structures, les délégations sont possibles. Il y a une anomalie en droit. La logique de regroupement des agences va peut-être solutionner naturellement le problème.

Question sur la mise en jeu de la responsabilité personnelle et pécuniaire et la notion de préjudice financier : cette notion peut-elle être appliquée sur, par exemple, un compte de 2008 ?
R : Non, la césure est claire.

Questions de la salle

Q : Le contrôle de l’imputation des dépenses fait-il l’objet de contrôles du comptable ? La jurisprudence est claire en cas de confusion entre section de fonctionnement et section d’investissement, qu’en est-il dans une même section ?

R : cela dépend de la gravité du manquement. A noter que l’approche de la CRC sera une approche de bon sens, ce qui n’est pas forcément le cas au tribunal administratif. Les « bonnes pratiques » se répandent grâce à la politique de la Cour des comptes qui va centraliser les pratiques des CRC. Cependant tout cela sera fonction des personnes qui contrôlent. La CRC ne fustige pas. Elle est sur une logique d’accompagnement.

Pause déjeuner

Intervention de M. Clément, chef du service académique des actes financiers, sur le contrôle interne.

Propos introductif : M. Clément souligne l’intérêt du rectorat pour l’association, c’est une initiative intéressante. Il fait un point sur les suites réservées au rapporte de la Cour des comptes et à celui de l’IGAENR, qui préconisait un nombre plus grand d’établissements par agence comptable afin de mieux séparer les ordonnateurs et les agents comptables (problème de la dualité de fonctions agent comptable + gestionnaire).
Le ministère de l’Education nationale a privilégié deux axes : un nouveau référentiel avec l’instruction codificatrice M9.6, et la réforme de la carte comptable mise en œuvre dès 2008.

Dans l’académie de Poitiers : cette réforme a occasionné une augmentation de 45 % du nombre d’établissements par agence entre 2008 et 2011. La moyenne académique est aujourd’hui à six établissements par agence. Le nombre d’établissements par agence va de 4 à 10.

L’académie est en quatrième position nationale pour le nombre d’établissements par agence. La moyenne nationale est à 4,5.

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Présentation de l’outil ODICé modifié, avec le module ordonnateur, le module agence, la distinction entre l’établissement support de l’agence et les établissements rattachés.

M. Clément insiste sur la nécessité de constitution par chaque agent comptable d’un dossier d’agence, qui doit reprendre un certain nombre d’éléments parmi lesquels : nomination de l’agent comptable, cautionnement, régies instaurées, accréditation des ordonnateurs, délégations de signature, etc.

Questions de la salle

Q : Quelle est la position de l’association sur la mutualisation de paye et les GRETA ?

R : L’association a justement nommé un membre du bureau pour coordonner ces questions, voir le compte-rendu du bureau national du mois de septembre 2014. Il s’agit de Nicolas Dufresne, premier vice-président et présent dans la salle.

Q : Les ordonnateurs ont-ils été ou vont-ils être sensibilisés à l’outil ODICé ?

R : Pas au niveau institutionnel, l’agent comptable a un rôle à jouer en la matière. A noter que cela a été fait au niveau syndical.

Q : l’intérêt ne serait-il pas, outre un outil, de mutualiser des modèles de fiches de procédure et autres documents ?

R : (association) c’est justement l’intérêt de l’association Espac’EPLE
L’ancienne chef du service académique des actes financiers observe qu’une mutualisation a été commencée par départements, et que le rectorat s’associe à cette démarche en proposant des espaces collaboratifs sur l’intranet académique.
M. Clément insiste sur la nécessité de communication vers les ordonnateurs.
Les agents comptables présents demandent une communication de la part du rectorat vers tous les EPLE pour préciser que les agents comptables vont demander la mise en place d’ODICé dans les établissements.

Q : Le rectorat a mis à disposition des établissements un document-type à joindre à l’appui d’un acte de prélèvement sur fonds de roulement. Sachant que certains collègues ont construit un modèle différent, est-il possible d’utiliser ses propres outils ?

R : Il n’y a pas d’obligation d’utiliser le modèle fourni, qui est celui qui a été proposé par la DAF A3.

Vie de l’association

Présentation des nouveaux statuts et recensement des candidatures pour le nouveau bureau, qui va fonctionner pendant trois ans. Valérie Hulin explique l’intérêt de fonctionner à un échelon de proximité, et la nécessité d’avoir des représentants de chacun des quatre départements. Les candidats sont au nombre de 13, les départements sont équitablement représentés :

  • Charente : Karine Chartier, Hervé Saint-Hilaire, Frédérique Puydupin
  • Charente-Maritime : Olivier Belvèze, Maryse Bély-Vialon, Nicolas Dufresne
  • Deux-Sèvres : Olivier Coq, François Giron, Xavier Gustin
  • Vienne : Halalia El Ichi, Valérie Hulin, Jean-François Liénart, Jean-Claude Sureau

Une réunion du bureau permettra de répartir les missions et notamment de désigner un président de la délégation académique, un correspondant financier, et un secrétaire académique.

Bilan 2013-2014 :

Au niveau national, présentation du bilan de l’AG figurant sur le site internet de l’association. Information sur la constitution du bureau national en septembre 2014, le compte-rendu figure sur le site web de l’association.

Au niveau académique, présentation des travaux par département.

  • 79 : un groupe de travail existe depuis quatre ou cinq ans, le travail porte sur l’harmonisation des pièces justificatives en dépenses comme en recettes. L’an passé les préoccupations étaient différentes avec des questions relatives aux marchés publics, à la mise en place par le conseil général d’une tarification de la restauration en fonction du quotient familial, et au travail avec les huissiers de justice.
  • 86 : en réunion les pratiques relatives au contrôle interne ont été abordées
  • 17 : il existait des réunions informelles dans le nord du département, depuis la RCBC les rencontres sont plus régulières . L’an passé, travail sur l’harmonisation des choix de comptes 6 et 7 dans la nomenclature, reprise de la notion de contrôle interne, travail sur un outil de présentation du rapport au compte financier avec une partie « rapport de gestion » et une partie « rapport de l’agent comptable ».
  • 16 : réunions fréquentes depuis quatre ou cinq ans, production de divers documents (contrôles du comptable, pièces justificatives des dépenses et des recettes) et travail sur d’autres documents (utilitaire de contrôle des mandatements, question du remboursement des frais occasionnés par les stages en entreprises, …).

Questions de la salle

Q : Les réunions d’agents comptables n’étaient pas jusqu’à présent organisées comme venant de l’association, ne serait-il pas judicieux de communiquer en ce sens à l’avenir ?

R : Consensus à ce sujet, le nom de l’association sera à mettre en avant dès la convocation. Il est convenu qu’à compter de ce jour les réunions départementales ou académiques se feront sous l’égide de l’association Espac’EPLE. A noter : la réunion plénière académique de ce jour a fait l’objet d’une présentation préalable au rectorat, il y a donc une forme de caution des autorités.

Le constat est celui d’un manque de communication des travaux qui ont pu être effectués. Karine Chartier rappelle qu’il est possible de publier des articles et des documents sur le site internet de l’association.

Conclusion de la journée

Après les remerciements d’usage, les travaux se terminent en déterminant la prochaine rencontre : un bureau académique le 17 ou le 18 novembre prochain, à Niort.