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Espace Créteil le 29 juin 2016 : compte-rendu Espace Créteil le 29 juin 2016 : compte-rendu

lundi 4 juillet 2016, par Etienne André

La délégation cristolienne d’Espac’EPLE s’est réunie le mardi 29 juin 2016 au lycée Frédéric Mistral, 7/9 rue Mistral, 94260 Fresnes.

Framboise Robert, déléguée académie, ouvre la séance en rappelant l’ordre du jour :

  • CIC et contrôle sur place ;
  • paiement et prélèvement en ligne
  • ajouté en séance : faire une sortie d’inventaire après la RCBC

Le contrôle sur place

Michel Bourgeois décrit son expérience, après avoir enfin suivi ses bonnes résolutions en la matière. Il a trouvé cela très intéressant. Il a vérifié les régies, les stocks. La gestionnaire a été prévenue 48 h à l’avance, ainsi que l’ordonnateur.

Michel a eu l’occasion d’émettre des remarques sur la gestion de la clé du coffre, il doit y avoir un seul dépositaire. Discussion sur les pratiques d’usage du quittancier, parallèlement à la comptabilité annexe et aux régies : une partie des collègues présents dédoublent l’intégralité des encaissements par une quittance à chaque opération, les autres établissent une quittance récapitulative en fin de journée.

Il faut aussi vérifier les valeurs inactives : les collègues présents ne comptabilisent pas en classe 8 les tickets RATP. Il est toutefois nécessaire d’en suivre le stock (un tableau à ce effet sur l’IZ).

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de g. à d. Madeleine Broix, Michel Bourgeois, Wilfried Vauvre et Framboise Robert ; Emilie Cadet, Nadine Seusse et Hervé Ratiarison

L’un des collègues présents a eu de très fortes suspicions de vol de denrées dans le stock alimentaire. La vérification qu’il a donc opérée sur les stocks alimentaires a été très poussée : relecture des menus, inspection des poubelles... D’une manière générale, il est compliqué de s’assurer que l’ensemble des livraisons sont bien intégrées dans le stock.

Étienne André a lui aussi tout récemment fait des visites inopinées. Les gestionnaires n’étaient pas prévenues, mais ont admis et compris la démarche. Ses visites ont été guidées par les PV de contrôle établis avec l’aide de Mme Angèle Manche, stagiaire de l’IRA de Nantes, prochainement diffusés.

L’objectif de ces contrôles est de supprimer la tentation chez les personnels, qu’ils aient conscience d’évoluer dans un milieu suffisamment carré pour qu’il ne soit pas envisageable d’avoir de mauvais comportements. Le système de l’approvisionnement centralisé (Normapro, GV restauration...) est évoqué, car il permet de supprimer tout stock alimentaire dans l’établissement : ce peut être une thérapie de choc lorsque des vols persistent. C’est toutefois une forme de privatisation du travail des personnels d’intendance particulièrement dangereuse aux yeux d’une partie des collègues.

Les matières d’oeuvre des ateliers doivent être imputées au 601 ou au 602 (la distinction entre ces deux comptes nous échappe un peu), et suivies en stock. La question de l’imputation des denrées servies lors d’un pot du CA revient, il est encore des collègues pour ne pas se plier à la règle voulant que le compte 6257 soit réservé à des prestations de service de type traiteur ou restaurant.

Michel Bourgeois insiste sur la vérification à mener, lors du contrôle inopiné, de la qualité du système de sauvegardes. Il a ainsi appris l’existence de restaurations faites par le gestionnaire sans qu’il en eût connaissance ! L’effective mise en sécurité par la sauvegarde des comptabilités annexes (demi-pension et contrôle d’accès, inventaire, stocks...) doit aussi être vérifiée. Des techniques, outils et attitudes à tenir sont abondamment décrits en ligne.

Ces audits que nos contrôles inopinés doivent contribuer à préparer

L’un des arguments les plus forts du comptable lorsqu’il visite un établissement rattaché, c’est de dire que le contrôle inopiné d’une autre autorité risque d’être nettement moins agréable à recevoir.

Madeleine Broix a reçu un contrôle sur place du conseil régional, un audit très poussé. L’organigramme du CRIF comprend effectivement un Bureau audit et contrôle. Il ne semble pas certain que la collectivité de rattachement soit réglementairement autorisée à procéder à un tel contrôle sur place, il n’y a que l’IG, la DGFiP et l’Urssaf qui sont habilités à ce type de contrôle.

L’établissement de Madeleine a attiré le contrôle parce que, sur pièces, il était au-dessus des ratios standards dans de nombreux paramètres : voyages etc. L’auditrice s’est dite à la recherche d’informations permettant d’envisager la révision des critères d’attribution de la DGFL. C’est une personne qui jusque là contrôlait principalement des associations, et semble découvrir les EPLE.

Le paiement en ligne

Wilfried Vauvre décrit la solution qu’il a retenue, qui ne coûte pas cher. En effet, pour 55 k€ d’encaissements, son établissement encourt des frais totaux de l’ordre de 500 € par an, soit 1 %. Il lui a toutefois aussi fallu acheter un module complémentaire à son logiciel de gestion d’accès (400 €), installé sur le site de l’établissement. Des identifiants sont communiqués aux parents avec la première facture de DP. Les parents peuvent savoir par la même interface si l’élève est passé à la DP. Le paiement en ligne représente à ce jour 20 % des mouvements dans son lycée. Cela peut sembler peu, mais ce sont les espèces qui ont le plus diminué en regard.

Il est possible de suivre le flux de trésorerie, qui est permanent, par l’application en ligne. Il faut importer dans Alise chaque matin les paiements reçus la veille, et cela incrémente les comptes.

Madeleine Broix : le comportement de Turbo-self est comparable. Dans son établissement, cela a été mis en place à travers l’espace numérique de travail Lilie. Son lycée s’est aussi équipé d’un terminal de paiement CB, proposé par l’éditeur du logiciel de contrôle d’accès (dans le cadre de l’équipement financé par le CRIF consécutivement à la mise en place du QF). Les commensaux en sont les principaux utilisateurs, mais ils sont assez nombreux pour justifier cet effort.

En fin d’année, il peut y avoir des écarts sur les frais, de quelques centimes : il faut mandater les frais bancaires pour compléter l’encaissement effectivement parvenu. Le relevé des commissions par la DGFiP représente une facture pouvant être utilisée comme PJ à ce mandat.

Les clients du télépaiement sont variés : les commensaux l’utilisent. Nadine Seusse informe l’assistance que TIPI, proposé par la DGFiP, ne permettra pas l’intégration avec les créances.

Le paiement par prélèvement automatique

Étienne André décrit une expérience encore partielle : il a peu vu fonctionner ce système après sa mise en place dans son précédent établissement, et est en train d’assurer actuellement sa mise en route au lycée Léon Blum. Il travaille avec Alise, qui ne facture pas de module complémentaire pour cette fonction. Les points à connaître sont les suivants :

  • Il faut obtenir pour chaque établissement, via la DDFiP, son numéro Identifiant Créancier SEPA (ICS). C’est une demande qui peut être faite à titre conservatoire, pour ne pas être gêné par le délai de la réponse pour le jour où l’on souhaitera proposer le prélèvement
  • Il faut obtenir une autorisation de prélèvement par les familles. Étienne utilise des dossiers d’inscription à la DP sur format A3 en deux volets, l’inscription proprement dite à gauche, et l’autorisation de prélèvement à droite. Avec un peu de cynisme, on peut imaginer que certaines familles signent sans vraiment comprendre...
  • C’est à l’établissement de conserver les mandats de prélèvement. Il y a un risque d’établissement rattaché "inventant" un mandat qui n’existe pas : le comptable peut exiger communication du mandat (cela peut être dématérialisé), à tout le moins il devra assurer un contrôle.
  • Le processus est fastidieux : la fiche de procédure en cours d’élaboration comprend dix étapes pour le lancement d’un prélèvement. Toutefois, à ce prix, le travail est le même pour un prélèvement comme pour mille !
  • Le premier prélèvement demandé sur un compte se traite séparément d’un prélèvement qui a commencé à se répéter. Cela conduit à produire deux fichiers à chaque séquence (codés FIRST et RCUR), en tout cas à chaque fois qu’il y a un entrant dans le dispositif.
  • Seuls les rejets sont désormais payants, à 0,03 € chacun. Il est indispensable de traiter les rejets, et de ne pas se contenter de réessayer un prélèvement la séquence suivante.

Wilfried Vauvre souligne le risque que fait courir au comptable le droit de rétractation, qui court sur six mois. Toutefois, ce risque est à ce jour théorique, et sans proportion avec le confort de travail que le prélèvement permet d’obtenir.

Sorties d’inventaire en mode RCBC

Etienne André s’est trouvé gêné au moment de pratiquer sa première sortie d’inventaire depuis la réforme, en ayant l’impression de ne pas comprendre la M9.6. Nadine Seusse a pratiqué, et confirme la simplicité du dispositif : il n’y a plus de DM à saisir, un simple OR sur le compte 20/21 en OPC, qui vide le 20/21. La contrepartie est le compte 28, ce qui annule donc les amortissements en même temps.

La classe 1 se traite par des écritures manuelles, théoriquement passées au fur et à mesure de l’amortissement complet des biens.

Vie de l’association, carte comptable, prochaine réunion

Framboise Robert appelle au renouvellement du bureau, dans lequel il manque un correspondant pour le Val-de-Marne. Chaque correspondant départemental redistribue les invitations dans son territoire. Cette comunication de proximité fournit par exemple l’occasion d’organiser du covoiturage. Nadine Seusse accepte cette mission.

Question : suite au groupe de travail de début juin, la carte comptable est-elle stabilisée ? Nadine Seusse y a participé. Il n’y a quasiment pas eu de retouche au projet ayant été diffusé, les objectifs restent d’atteindre six établissements par agence en moyenne, avec une cohérence géographique maximale.

L’attention est attirée sur les propos de M. Schmidt, IGAENR ayant participé à l’AG du 13 mai 2016, lors de la récente rencontre d’Espace Dijon : il n’y a plus d’objectif national, le ministère semble satisfait des équilibres atteints ou en passe de l’être.

Discussion sur la pertinence de rattacher de gros établissements à des EPLE plus petits. Il est peut-être pertinent d’éloigner les AC des lycées professionnels et notamment industriels, où se sont concentrées les affaires regrettables de mauvaise gestion : le comptable a ainsi plus de latitude pour agir, sans pression de l’établissement.

La réunion se termine par un repas convivial à la demi-pension du lycée Frédéric Mistral.

Prochaine réunion au lycée Champlain, rue des Bordes, 94430 Chennevières-sur-Marne, le mercredi 28 septembre à 9 h 30.