Les intervenants extérieurs dans les EPLE

En effet, le cadre applicable peut aller de celui d’un simple fournisseur si nous sommes dans le cas d’un intervenant extérieur avec SIRET, ou celui des vacations avec ce que cela signifie comme contrats, acte de recrutement, bulletin de paie et autres déclarations.

Rappelons tout d’abord l’article d’AJI sur le sujet dans le n° 160, et les informations disponibles sur le site www.gestionnaire03.fr.

L’article ci-dessous est assez exhaustif et vous trouverez un tableau en synthèse en fichier joint. Si vous trouvez qu’il y a matière à discuter sur un point, aucune hésitation et un courriel à contact @ espaceple.org s’impose.

Note : les conventions avec les intervenants sont utiles pour garantir la sécurité du chef d’établissement (responsabilité et assurance), encadrer les interventions devant élèves et définir les modalités d’exécution de la prestation, mais ne constituent pas forcément des pièces justificatives du paiement (sauf mention de la convention dans la facture, ou lorsque aucun document ne permet de définir une base de liquidation certaine ou de justifier du bénéficiaire du paiement !) et ne sont le plus souvent pas soumises à approbation du CA.

Néanmoins, en cas de doute, privilégiez l’autorisation préalable du CA. Par ailleurs, la liste des pièces justificatives est donnée ici à titre indicatif. Nous avons tenté d’être le plus exhaustif possible. Il convient toutefois de se référer au décret n°2022-505 du 23 mars 2022 pour tout complément d’information.

1. Artiste-auteur indépendant ou affilié Agessa ou MDA

Type de rémunération possible

Rémunération en droits d’auteur, ainsi que des frais de déplacement s’ils sont prévus.

Procédure de commande

Convention préconisée ou a minima un devis avec montant brut. Il n’est pas nécessaire de présenter la convention en CA, car elle est couverte par la délégation annuelle donnée à l’ordonnateur.

Pièces justificatives de la demande de paiement ou du mandat

Note de droits d’auteur avec la déclaration URSSAF, ainsi que la contribution diffuseur

Frais et procédures supplémentaires

Inscription à l’URSSAF ou à l’Agessa avec les cotisations patronales à régler (règlement par CB).

2. Intervenant extérieur ou spectacle vivant avec SIRET

Type de rémunération possible

Forfaitaire avec les frais de déplacement, s’ils sont prévus dans le devis.

Procédure de commande

Contrat ou bon de commande (EJ) du montant de du devis de la prestation. Acte du CA bien sûr dans le cas d’un contrat pluriannuel.

Pièces justificatives de la demande de paiement ou du mandat

Paiement sur facture ou note d’honoraires, avec le cas échéant le devis accepté s’il est mentionné dans la facture.

3. Artiste-auteur indépendant ou affilié Agessa ou MDA

3.1 Mise à disposition par une association

Type de rémunération possible

Forfaitaire, avec les frais de déplacement s’ils sont prévus dans le devis.

Procédure de commande

Contrat ou bon de commande (EJ) du montant de du devis de la prestation. Acte du CA bien sûr dans le cas d’un contrat pluriannuel.

Pièces justificatives de la demande de paiement ou du mandat

Paiement à l’association uniquement et sur facture, avec le cas échéant le devis accepté. Le RIB doit absolument faire apparaitre le nom de l’association, et non pas les coordonnées personnelles d’un responsable de celle-ci.

Frais et procédures supplémentaires

Si l’association n’a pas de SIRET, joindre la copie de ses statuts ou de la publication au journal officiel.

3.2 Artiste affilié GUSO

Type de rémunération possible

Versement d’un salaire.

Procédure de commande

Acte d’adhésion au GUSO. Ensuite, acte de recrutement de personnel puis faire la déclaration préalable GUSO, et enfin la déclaration unique simplifiée après l’intervention.

Pièces justificatives de la demande de paiement ou du mandat

Acte adhésion, acte de recrutement et copie de la déclaration unique simplifiée.

Frais et procédures supplémentaires

Inscription GUSO avec cotisations patronales (règlement par virement ou CB)

3.3 Artiste non affilié

Type de rémunération possible

Dans ce cas, pas de rémunération possible, mais le remboursement frais de déplacement est possible.

Procédure de commande

La convention est préconisée : elle doit indiquer l’intervention à titre gracieux, et le cas échéant la prise en charge des frais de déplacement.

Pièces justificatives de la demande de paiement ou du mandat

État de frais de déplacement avec ordre de mission + certificat administratif explicatif ou convention. Le certificat ou la convention ne sont, dans ce cas là, pas des pièces comptables. Ce sont bien les pièces relatives au remboursement de frais de mission pour un collaborateur occasionnel du service public qu’il convient de produire, à l’instar des déplacements des professeurs. Les pièces complémentaires sont des pièces d’ordonnancement.

Frais et procédures supplémentaires

Ràs.

3.4 Vacations

Type de rémunération possible

Convention de financement

Procédure de commande

Acte convention entre EPLE et l’intervenant, précisant origine du financement et le montant global des ressources affectées à ces vacations. Il convient également de prendre un acte de recrutement définissant le nombre de vacataires, et prévoir une convention avec le mutualisateur de paye.

Pièces justificatives de la demande de paiement ou du mandat

Acte de recrutement, convention de financement + convention avec le mutualisateur, le contrat de vacation et le bulletin de paie. La valeur d’une vacation est déterminée par un texte règlementaire ou la convention dédiée de financement. La liquidation se fait par taux plein ou demi-taux selon les dispositions prévues par les textes. L’EPLE ne peut pas définir lui-même un taux de vacation, ni en arrêter la valeur (se référer au barème de Montpellier)

Frais et procédures supplémentaires

Cf. décret n°2004-986. S’agissant du taux de vacation, il faut un texte règlementaire ou une convention.

Un tableau de synthèse ci-dessous.