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Versailles : compte rendu de la réunion du 21 mai 2012

dimanche 9 septembre 2012, par Sébastien Jouannic

Approbation de l’ordre du jour et du compte rendu de la précédente réunion

Le compte-rendu de la réunion précédente est approuvé.
L’ordre du jour est adopté avec l’ajout de questions diverses concernant :
- les difficultés rencontrées par des collègues du 92 avec le conseil général pour la prise en charge des droits constatés
- la formalisation des remboursements de DAO
- la prise en charge des dépenses liées à des travaux réalisés par les établissements pour le compte du CRIF.

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Compte-rendu Espace Versailles 21 mai 2012
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Informations diverses

Dans le site de l’association figure une rubrique de suivi des décisions des CRC établie par Etienne André. Le travail est apprécié mais Dominique Debec regrette qu’il n’y ait pas les noms des collègues, des établissements… et un classement par thème serait plus pertinent que par année, pense-t-il. Sébastien Jouannic précise que la rubrique est lancée mais va évoluer... si les collègues s’en saisissent.

L’idée d’un classement thématique est à étudier, l’absence de noms est une conséquence de la politique éditoriale du site : ne sont cités que les membres de l’association ou ceux qui ont accepté de l’être.

Actualité de l’association

Esppac’EPLE compte environ 250 adhérents, certaines académies sont très dynamiques (Orléans-Tours, Reims), d’autres ne comptant que très peu d’adhérents (Grenoble par exemple, mais sans doute la taille des agences comptables y est-elle pour quelque chose).

Il est précisé que notre académie a un nouveau secrétaire général et une nouvelle secrétaire générale adjointe et qu’il faudra rapidement demander une audience.

Préparation de l’AG nationale du jeudi 21 juin à Levallois-Perret

Les thèmes abordés lors de cette AG seront :
- les agences comptables : évolution des structures et des métiers, avec comme sous-thèmes
- délégation/maîtrise : les enjeux
- contrôle hiérarchisé de la dépense
- l’actualité de la réforme de la RPP et l’apurement administratif

Parmi les intervenants attendus à cette AG, l’IGAENR.

A noter : une rencontre a eu lieu avec la Direction de la Comptabilité Publique à Bercy, il a beaucoup été insisté auprès de nos « cousins » sur la partie formation qui nous fait défaut. Des représentants du MINEFI seront aussi présents à l’AG.

Des personnes de la DAF interviendront sur le contrôle hiérarchisé. Un collègue AC d’université viendra présenter son expérience du passage des fonctions d’AC en EPLE à l’université.

Désignation d’un bureau pour la délégation de Versailles

Conformément aux statuts de l’association, nous devons élire un bureau pour notre délégation. Sébastien Jouannic insiste sur l’importance non pas des fonctions prises mais du nombre de personnes impliquées : faire vivre notre délégation ne sera que plus facile et plus souple si nous sommes suffisamment nombreux à nous investir dedans.

Le bureau de l’association est donc élu (voir doc joint).

RCBC

La formation est faite par bassin durant le mois de juin.
Pour notre association, seule nous concerne directement la mise en œuvre comptable, qui représente ¼ des opérations, les ¾ concernant la compta ordo.

Il est proposé d’aborder tous les sujets par thème afin de s’approprier des outils : il est rappelé que seuls les problèmes comptables seront traités. Pour l’instant, la première urgence est de s’atteler aux immobilisations en faisant des sorties d’inventaire (massives si nécessaires) afin de faire coïncider compta générale, inventaire informatique et existant. Dominique Debec conseille de créer une 4e subdivision au 1069 pour les biens dont on ne retrouverait pas l’origine du financement. Attention aux ajustements d’arrondis d’euros omis ou mal faits à passer au 4788 ressorti pour la circonstance….(cf fiches de procédure mises au point par Dominique pour les sorties d’inventaire).

Il vaut mieux faire les sorties en juin car ensuite on va passer à DEM’ACT, la rentrée, la prépa budg... Le calendrier est très contraint.
Sébastien propose d’échanger par mail jusqu’en octobre sur les différents thèmes après la formation :
- nouvelle pièce 14
- jours de trésorerie
- caisse-CAF-IAF
et autres…. L’idée est, pour les prochaines réunions, de déterminer un aspect de la réforme qui sera repris et « décortiqué » ensemble en réunion. A déterminer donc après les formations.

Il faudra vraiment changer d’approche car le contrôle comptable s’effectuera par service : AP, ALO etc….

Tour de table sur la préparation de l’envoi des COFI

18 participants, et quelques constantes dans le fonctionnement, même si chacun procède différemment en fonction de sa structure et de sa pratique tout au long de l’année.

Selon les cas, tout se fait à l’agence comptable, ou pour partie dans les établissements rattachés.

Les pièces justificatives sont recontrôlées (ou pas) et les feuillets budgétaires modifiés.

Dans l’un des établissement représentés, une longue journée est organisée, chaque établissement contrôlant le COFI d’un autre établissement (intéressant pour le contrôle croisé). Un repas est organisé ce jour-là avec l’ensemble des gestionnaires de l’agence. Rendre la préparation du COFI conviviale, l’idée est à reprendre...

Autre idée : l’édition des feuillets budgétaires en couleur permet de s’y retrouver facilement, et le feuillet récapitulatif édité en format A3 fait une excellente pochette.

Si le comptable réceptionne toutes les opérations, un second contrôle n’est pas nécessaire.

En général, les comptables constituent seuls les liasses 1 et 2, beaucoup font l’ensemble du travail matériel et l’envoi à la TG.

Est posé le problème de l’archivage des pièces comptables. Tous les cas de figure sont évoqués, mais beaucoup ont abandonné le tripli complètement, et le dupli qui reste éventuellement dans les ER.
Concernant l’archivage, Bruno Ponsonnaille nous propose le travail et les fiches qu’il a mises au point dans son lycée, pour faire les choses proprement (cf PJ)

A rappeler :
- La CRC ne remonte pas au-delà de 6 ans.
- Les archives doivent être conservées 10 ans.
- Les Archives Départementales donnent la liste de ce qui peut être détruit (voir doc en PJ, exemple dans les Yvelines).

Information sur les problèmes rencontrés avec des CG en matière de restauration et de droits constatés. Problème des OR.

Exposé du « souci » avec le CG92 : celui-ci a récupéré le recouvrement de la DP en septembre... pour ensuite demander à ce que les collèges reprennent la main plus de 6 mois après. D’où de grosses difficultés de recouvrement à attendre. Le problème à l’air résolu : le CG est revenu sur cette décision. Le parallèle est fait avec les difficultés rencontrées dans le 95 avec la mise en place du dispositif resto collège.

Le manque de concertation avec les établissements et son absence totale avec les comptables est à relever. Les problèmes apparaissent toujours trop tard en l’absence de discussion.

Néanmoins, se pose surtout la question pour les comptables concernés d’être obligés de refuser un OR et pour quel motif (en l’espèce aurait-on pu soulever le moyen de titre incomplet ?)

Une rapide recherche montre que si pour les pièces justificatives de dépense le texte est clair, autant pour les OR, leur prise en charge et les pièces qui doivent les accompagner sont laissées à l’appréciation du comptable et il n’y a pas grand chose qui nous permette de refuser une prise en charge (voir l’instruction n°11-022-MO du 16 décembre 2011 et celle n°11-008-MO du 21 mars 2011 sur la prise en charge des ordres de recette).

Bruno Ponsonnaille nous propose sa documentation et ses fichiers excel en matière de contrôle des OR et des PJ (cf. fichiers).

Formalisation du paiement pour les DAO

Comment formalise-t-on que l’on a bien effectué les remboursements des menues dépenses à leurs auteurs ? (surtout s’ils prétendent ne pas avoir été remboursés…)

De l’avis général, il ne faut ne pas remettre l’argent sans avoir indiqué jour, nom, objet de la dépense, somme, et signature de l’intéressé, qui sera opposable si besoin est. En terme de moyen la plupart d’entre nous utilise soit un cahier / registre, soit font signer le bordereau.

Problème des subventions pour travaux immobiliers attribuées par le CRIF

En dehors des problèmes de responsabilité qui concernent le gestionnaire et l’ordonnateur, se pose pour le comptable le problème de l’imputation : doit-on accepter une imputation au C ou au ZD ? Jusqu’à récemment, nous imputions tous au C.

Beaucoup continuent, au motif que la Région retrace les opérations dans son propre patrimoine à partir d’enquêtes qu’elle nous envoie périodiquement. Il y aurait donc double inscription si nous immobilisions, une dans le patrimoine de la Région, l’autre dans celui de l’établissement, ce qui pose question et ne semble pas logique.

D’autres, alertés par la mise en débet d’un collègue de l’académie de Rouen pour une clôture non immobilisée, immobilisent maintenant les travaux. Certains englobent dans ces opérations les frais de dossiers, les réceptions des BC etc…les défraiements de cabinets sous la même imputation (l’accessoire suit le principal ?).

Personne n’a de certitude, et on se demande même si la CRC et le conseil régional de Rouen ont les mêmes pratiques que celles d’Ile de France.

Il est proposé

  1. de contacter Madame Pinon-Revel à la région
  2. de faire remonter le problème à la DGFIP et à la DAF etc... Dans un premier temps, Bruno Ponsonnaille se propose de préparer une note récapitulative sur ce sujet qui sera la base de notre demande.

La séance se termine vers 12h15.

La secrétaire, Geneviève Bouctot