Compte-rendu de la réunion Espace Créteil le 3 mars 2017

Le plan comptable demande qu’on mette les fournitures au compte 60, le 62 c’est pour des services, et ceux qui tiennent absolument à crier à la face du monde que c’était pour des réceptions ont le service, le domaine et l’activité pour le faire savoir. Les EPLE ayant à tenir une comptabilité de stocks intermittente, le 31/12 le stock de chips est à zéro, et tout le monde très content.

Mais tout arrive, et une fois douze comptables et trois fondés de pouvoir rassemblés, la réunion a commencé par un tour de table, à 9 h 45. Antonia Endrass endosse le rôle de secrétaire de réunion, nous lui devons ce compte-rendu parfaitement détaillé.

Billet d’humeur : un audit DGFiP qui s’éternise

Hervé Ratiarison commence à s’habituer à la présence d’une auditrice de la DDFiP, depuis six mois dans son agence comptable. Cette personne assure une recherche opiniâtre du plus ténu soupçon de détournement. Elle s’implique tellement dans l’établissement qu’Hervé lui a proposé de travailler à l’intendance, et il arrive d’ailleurs qu’elle prenne part aux travaux.

Illustration de l’état d’esprit dans lequel elle travaille : elle a trouvé un jour un RIB qui, enregistré sur GFC et utilisé dans une liquidation, ne correspondait pas au RIB porté sur la facture. Hervé lui dit que parfois le compte change, que le fournisseur n’est pas explicite dans ses alertes, mais qu’en général l’ancien RIB demeure valide pendant quelques mois avant de poser un problème.

Hervé a été sommé d’appeler le fournisseur, devant l’auditrice avec le haut-parleur en fonction. Manque de pot le premier interlocuteur qui a répondu lui a affirmé que le compte est clos et qu’on ne peut pas payer dessus. En poussant l’enquête, notre collègue a tout de même pu faire certifier à l’auditrice que le paiement qu’elle avait repéré avait été libératoire, mais quelle suée !

Adhésions, vie de l’association

Les collègues présents sont invités à renouveler leur cotisation si ce n’était déjà fait. Des bulletins d’adhésion sont distribués. Il est rappelé que l’association n’a aucune autre ressource, même si ses dépenses sont à ce jour largement couvertes par cette modique cotisation.

Le dernier comptage fourni par le trésorier national indique 234 adhérents, mais c’est très partiel, toutes les académies ne sont pas à jour de transmission de leurs cotisations, et le nombre définitif n’est établi que le jour de l’AG annuelle. En mai 2016, nous comptions 462 adhérents, en rappelant que selon l’IGAENR nous sommes 1 272 comptables.

L’essentiel des dépenses d’Espac’EPLE sont celles de l’activité nationale : site web, frais de déplacement des collègues du bureau national (réunions, audiences), qui ont tout payé de leur poche pendant plusieurs années, et les frais d’organisation de l’AG. Une partie de la cotisation est destinée à la section académique, les projets et besoins peuvent être transmis au trésorier de l’association.

Bureau national : prochainement la réunion du vendredi 17 mars servira à peaufiner l’organisation de l’assemblée générale prévue le 19 mai à l’école Boulle, Paris 12, comme en 2015 et 2016.

Le repas sera assuré par le lycée hôtelier Auguste Escoffier d’Eragny (95) comme l’année dernière et, nouveauté, la section d’enseignement professionnel du lycée Blum, section Accueil (ARCU), devrait être présente pour orienter et accueillir les invités. On est en phase de confirmation des interventions de la part d’invités de prestige.

La délégation académique souhaite une nouvelle rencontre avec le secrétaire général 

Développement d’Espac’EPLE  : la dernière bonne nouvelle importante vient de Paris. Après des années de trou noir, les comptables parisiens se sont enfin organisés, sous l’impulsion d’une jeune fondée de pouvoir, qui en épaulant une comptable récemment arrivée de Versailles, rend l’aventure enfin possible.

Site web  : de plus en plus de collègues organisent des réunions interacadémiques, donc le site devait suivre cette évolution. Chaque responsable académique de publication peut intervenir sur la racine régionale, mais chaque académie demeure autonome pour décrire en ligne son activité.

Versailles est toujours dans un passe difficile par le choc de la réforme de la carte comptable. Ces bouleversements sont en train de se terminer, la délégation cristolienne pourra peut-être faciliter la reprise. On peut imaginer des réunions régionales, ou par moitié nord et sud (Créteil et Versailles étant globalement est-ouest), voire selon le tracé d’une ligne de RER...

Des nouvelles d’AJI-gestion pour l’éducation

AJI est en train de préparer un nouvel outil en ligne, qui automatisera largement la production d’un bilan social de l’EPLE. Les collègues qui étaient présents à l’AG à la Mutualité, il y a quelques années, se rappelleront ce thème. L’association travaille actuellement sur les connecteurs pour récupérer des données des systèmes d’information de nos établissements.

La revue Intendance se porte bien, avec 5 300 abonnés sur 7 800 EPLE, il faut motiver les plus petits établissements pour s’abonner, alors que les lycées sont presque systématiquement adhérents.

Il n’est pas vraiment possible, pour différentes raisons, de moduler le tarif d’adhésion, qui demeure modique à l’échelle d’un EPLE : c’est bien souvent la seule demande documentaire du gestionnaire, voire le seul outil qui représente un coût !

Un rapprochement est en cours entre OpenAcadémie et AJI-gestion pour l’éducation. La première propose typiquement des logiciels libres qu’on télécharge et qu’on utilise chez soi ; AJI présente l’avantage d’une infrastructure serveur avec connexion sécurisée, les deux se complètent, et s’enrichiront de confronter leurs pratiques et leurs propositions. Tout cela vient en sus des ENT, avec l’espoir que le successeur de Lilie à la région finisse par attirer la satisfaction des communautés éducatives.

E-maintenance, un outil de gestion des bâtiments qui facilite grandement le DUER

Etienne André fait une rapide démonstration de l’outil E-maintenance : par quatre moyens différents, toute personne fréquentant l’établissement peut signaler un souci dans les locaux. On peut organiser les signalements par localisation et par nature, de manière personnalisée.

Par exemple, les tickets tagués comme concernant la sécurité seront systématiquement présentés en commission d’hygiène et de sécurité : c’est donc le moyen de remontée de signalement de risques, et la possibilité de tracer l’ensemble du travail déjà réalisé.

Proposition d’organisation des signalements :

• Sécurité
  • Electricité, éclairage
  • Systèmes d’alarme et de sécurité
  • Problèmes mécaniques (chutes, encombrements)
  • Inclassables sécurité
  • Chrono du SSI

• Tenue des bâtiments
  • Fuites
  • Portes et fenêtres
  • Graffiti, dégradations, saleté

• Confort dans l’établissement
  • Horloges, signalisation
  • Bruits, acoustique
  • Mobilier, matériel

• Informatique et associés
  • Photocopieurs, imprimantes
  • Ordinateurs
  • Vidéoprojecteurs
  • Réseaux dont téléphonie

• Diverses demandes
  • Aide à une activité pédagogique, éco-club...
  • Courses, déplacements
  • Inclassable, je n’ai pas trouvé la bonne catégorie

Avec E-maintenance, tout le monde est informé en temps réel, la loge peut savoir ce qui se passe. Etienne explique que lorsqu’il consulte les signalements, il peut les commenter, pour ajouter des informations, préciser que le bon de commande a été émis, assigner le travail à une personne plutôt qu’une autre...

Parmi les moyens d’émission des tickets, il y a le SMS avec son téléphone, et les ATTEE d’entretien l’ont adopté. Le reste des signalements vient des ATTEE de maintenance et l’intendance, et parfois des profs (surtout pour les problèmes d’informatique et vidéoprojecteurs)

Au début, E-maintenance permettait d’envoyer des SMS sur le téléphone de l’OP pour lui faire savoir en temps réel que des tickets étaient arrivés sur la plateforme, mais le coût est élevé pour AJI-gestion pour l’éducation, et cette fonction devra devenir payante.

L’application contient une aide à la communication, avec un QR-code notamment, pour inciter les personnels (voire les élèves !) à participer. Certains collègues craignent que cela déshumanise le contact avec les agents de maintenance, mais cela n’empêche certainement pas le contact direct et la discussion autour de l’écran.

Le paramétrage de E-maintenance ne prend qu’une poignée de minutes, littéralement, alors approchez la chaise du clavier ! Pour les OP c’est un moyen de devenir plus efficace, et c’est valorisant.

Le rapport 2016 de l’IGAENR

Lors de notre AG de mai 2016, notre association avait reçu deux des inspecteurs généraux alors en train de travailler à ce rapport, et nous avions eu une esquisse de ce qu’il allait décrire.

Le rapport est paru six mois plus tard. Il se développe en 86 pages d’une grande clarté et dont la lecture est recommandée à tous les collègues. Notre président, Fabien Thorel, a repris les propositions formulées au fil du rapport, pour les commenter dans un article sur notre site.

Globalement, l’inspection générale a peu de divergences avec ce qu’Etienne André croit possible de décrire comme la manière de penser propre à Espac’EPLE (terrain glissant, pas sûr qu’il y ait consensus). Il y a un net satisfecit sur la professionnalisation de notre métier, avec très sensiblement moins de situations anomiques qu’en 2008, où la Cour des comptes avait tiré le signal d’alarme.

Les débats demeurant, ou pas tranchés par les inspecteurs généraux, tournent autour de l’éventuelle séparation du gestionnaire et du comptable (beaucoup de gens contre, et qui peuvent encore imposer ce point de vue un bout de temps, alors que les pour ne s’engagent guère), et la définition du périmètre d’une agence comptable au-delà d’un nombre d’EPLE qui ne veut pas dire grand chose tant les situations sont disparates.

Dans les évolutions dessinées, il y a le recours aux nouveaux moyens de paiement  : le liquide et les chèques sont appelés à s’éteindre progressivement, nous devons porter l’effort sur ce point. Paiement en ligne, prélèvement ont leur partisans, mais personne n’a encore exploré TIPI : si ce système est aussi pénible à utiliser pour les familles que les demande de bourse de collège en ligne (version MEN), c’est voué à l’échec. Aucun établissement représenté ce jour n’a cherché à tester ce système.

Discussion sur la notion de technicien comptable. A l’origine, ce titre a été le moyen pour certaines académies d’économiser sur la fonction comptable, en n’affectant pas un fondé de pouvoir, mais donc un technicien en catégorie B. Or bon nombre des présents s’accordent à penser que le labeur de saisie comptable ne relève pas d’un travail de catégorie A. La question d’un profilage de postes en catégorie B pour des personnes motivées par la comptabilité sera posée lors d’une prochaine audience auprès du secrétariat général de l’académie.

L’IGAENR, sans annoncer de chiffre cible, préconise la disparition des petites agences comptables de moins de 6 établissements : l’expérience a montré qu’elles ne peuvent pas servir de tremplins pour des postes plus importants, cela ne marche pas. Le rapport ne rentre pas dans l’analyse de l’implantation géographique des agences comptables, alors qu’on a pu remarquer ça et là des choix très contestables.

Une autre lacune gênante du rapport, relevée par Fabien, se trouve dans l’absence d’une définition du nombre maximal de comptabilités qu’une agence peut concentrer.

En revanche, les inspecteurs généraux ont relevé que certaines académies, dont la nôtre, utilisent un barème d’attribution des postes administratifs en EPLE, et font savoir aux établissements la dotation fournie pour assurer la comptabilité générale. Ils préconisent la généralisation de ce système. Les chefs d’établissement demeureront souverains pour pressurer l’intendance au profit du secrétariat-du-chef, mais la transparence simplifiera les relations.

Et puis cette pépite : l’IGAENR évoque l’idée d’une lettre de mission du comptable, établie par le secrétariat général d’académie. C’est la demande qui avait été formulée, dès 2011, par Pierre de Maulmont, alors délégué académique d’Espace Créteil ! C’est la première marche vers une évaluation des fonctions comptables par l’autorité académique, et l’initiative des "dialogues de gestion" à Créteil est saluée et recommandée par l’inspection générale.

Sur le dispositif national : l’IGAENR a à peine remarqué que la RCBC a eu lieu depuis son précédent rapport de 2012. C’est passé comme une lettre à la poste ! Et la production de l’IC M9.6 par la DAF A3 n’y est pas pour rien.

L’inspection relève que ce bureau est petitement dimensionné, et s’inquiète de sa capacité à assurer l’énorme de travail de la rénovation du système d’information (projets Op@le et Opér@).

Dans les académies, les "R-conseil" (DACSES chez nous) sont diversement convaincants aux yeux des inspecteurs généraux. Ils pensent que certaines petites académies devraient jouer de la mutualisation à l’intérieur des nouvelles régions académiques, pour garantir une meilleure qualité de service. Et ils relèvent que ces postes doivent être mieux rémunérés pour attirer des comptables, compte tenu de l’absence du logement par NAS.

Le logiciel Cofi-pilotages permet de tirer des statistiques, des moyennes et des comparaisons de la remonté télématique de nos comptes financiers. Certaines académies (Reims) ont fourni des données à Espac’EPLE, et cela devrait pouvoir être généralisé. Une fonction intéressante de Cogefi pourrait être l’intégration des moyennes nationales ou académiques, pour les comparer dans les graphiques à l’activité de son établissement.

Le contrôle interne comptable / maîtrise des risques comptables et financiers : c’est l’un des points d’attention de l’IGAENR, car les rectorats ne semblent pas s’être donné les moyens de nous pousser à aller plus loin dans ce domaine. Il faut s’attendre à ce que très prochainement le DACSES nous relance sur le sujet.

Etienne André n’est pas convaincu par l’intérêt opérationnel d’Odicé, qui demeure un diagnostic déclaratif, et trop rarement un facteur du changement. Il évoque l’idée du registre des non-conformités, qui au contraire permet d’assurer une amélioration continue de chaque chaînon du travail comptable. En complément, il assure une mesure du délai global de paiement, par un relevé statistique pas trop pénible à établir, mais qui sera peut-être un jour automatisé (projet de logiciel "CéhicéSCO")

L’IGAENR relève le besoin de formation des ordonnateurs, sans donner de piste précise pour traiter ce problème profond. Plusieurs collègues présents pensent que la question sera enfin entendue par les chefs d’établissement lorsqu’ils auront eu quelques collègues sérieusement inquiétés par la justice, et qu’on ne peut rien espérer d’autre.

Les conventions de groupement d’agence comptable sont critiquées dans leur variété et leurs excès par l’inspection générale ; des collègues présents se désolent que certains comptables s’en passent encore. Espac’EPLE propose un modèle de convention de groupement comptable depuis longtemps. Les IG aiment bien l’idée des conseils d’agence comptable, mais ils ont bien compris que les ordonnateurs n’y mettent à peu près jamais les pieds.

L’analyse financière  : c’est, selon l’IGAENR, encore un terrain à défricher. L’annexe 13 de la M9.6 doit être élaguée de concepts non opérationnels en EPLE, et clarifiée. Notre association et l’outil Cogefi sont implicitement signalés comme une initiative louable que les inspecteurs auraient aimé voir venir de l’institution.

Le rapport contient un certain nombre de courbes (issues de Cofi-pilotages) permettant de situer son établissement par rapport à une moyenne académique et nationale : à consulter pour enrichir la présentation des cofis 2016 !

Les perspectives d’avenir : la dématérialisation réelle, et d’éventuels services facturiers devront attendre la rénovation du système d’information comptable. Pour en savoir plus sur le service facturier, voir les discussions récentes d’Espace Lille.

Le rapport donne des statistiques intéressantes sur la population des collègues (âge, grade...).

Formation des comptables : outre le développement d’une formation initiale à la prise de poste comptable, la DAF A3 a créé une formation continue par un séminaire à l’ESENSR. Trois comptables présents s’y sont déjà rendus, et quatre attendent de pouvoir y aller. L’IGAENR propose l’accès à des formations à l’encadrement, communes avec les CE, c’est un perspective intéressante.

Chorus-pro, deux mois plus tard

Difficultés de connexion : deux collègues n’ont encore jamais pu entrer dans le logiciel. Le problème se trouve dans l’impéritie du chef d’établissement (oublie son mot de passe, s’en f. totalement...). Attention, les comptes qui ne se connectent jamais risquent d’être désactivés : il faudra faire en sorte que nos ordonnateurs entrent sur le logiciel au moins une fois tous les six mois, sans quoi le système nous pètera à la figure.

Des collègues espéraient obtenir un droit de visualisation sur le Chorus pro de leurs établissements rattachés. C’est possible, c’était annoncé dans une circulaire DACSES en décembre

Emission des mémoires : trois collègues ont déjà fait ce travail, une partie avec l’aide du mode d’emploi proposé par le collègue zonard.

Catherine Rouillier demande si l’on doit retourner dans Chorus pour dire qu’on a payé. Etienne André pense que non, sauf cas particuliers (situations de conflit, fournisseurs pénibles, montants exceptionnels...). Il est important que tous les EPLE émettant des mémoires via Chorus aient intégré leur RIB dans le logiciel. Il faut se munir d’une version PDF du RIB, et se connecter avec les droits du chef d’établissement, qui n’a pas vocation à déléguer la saisie de ces coordonnées bancaires, que l’on ne fait qu’une fois.

Emoi parmi les présents : sur chorus ce n’est pas obligatoire de mettre le RIB ! Etienne André a posé la question en formation des comptables d’EPN à Bercy, et la DGFiP se désintéresse totalement de ce problème, la réponse était "on sait que ça vous arrangerait vous les comptables". Le SIRET doit obligatoirement figurer sur la factures, désormais les mémoires GFC sont conformes.

La réunion se termine à 12 h 50

La secrétaire de réunion, Antonia Endrass