Formuler des réserves sur la comptabilité que l’on reprend

Préliminaire : pas d’états-d’âme

Il pourrait sembler paradoxal, pour une association professionnelle cherchant à développer l’entraide et la convivialité entre les agents comptables, de fournir des conseils pour dénoncer les erreurs de ses petits camarades. Pour autant il ne s’agit que de travail. De même que les CRC ne jugent que les comptes, pas les comptables, des réserves proprement établies de manière dépassionnée permettent de mettre une étiquette claire et nette sur des faits que le comptable entrant ne veut pas prendre en charge.

De même qu’Espac’EPLE préconise aux ordonnateurs de faire appel à la procédure de réquisition, les réserves permettent de tracer la frontière entre l’action de deux acteurs, l’ancien et le nouvel agent comptable. Même si bien souvent l’on est déçu par les plus ou moins gênantes erreurs de son prédécesseur, le premier objectif de l’exercice que nous proposons dans cet article, c’est de se dégager de toute tentation de jugement envers le collègue dont on reprend les comptes.

Votre prédécesseur a envoyé ses précédents comptes financiers à l’apurement, les réserves que vous pourriez émettre ne feront que remarquer des actes que vous soumettez à la même procédure de manière anticipée, car vous ne souhaitez pas les présenter dans votre propre cofi à venir.

Le cadre : ce que le juge du compte prendra en compte ou pas

Du point de vue de la CRC qui, en fin de compte, pourrait se prononcer sur les éléments que vous indiquerez en réserves, le droit à appliquer est assez restreint. Le juge du compte peut émettre une amende forfaitaire à l’encontre d’un comptable faisant des choses qu’il ne devrait pas faire (émission de chèques d’un montant supérieur au seuil, pour prendre un exemple parmi des centaines), mais jamais un AC ne sera mis à l’amende pour un tel acte qu’il n’aurait pas personnellement commis, si par inadvertance une chambre le faisait, en appel ça ne pourrait pas tenir.

Beaucoup de choses anormales dans une comptabilité que l’on reprend peuvent être retouchées par le comptable entrant qui diagnostique le problème : mauvais usage de certains comptes etc.

Il reste, et c’est ça qui compte, les manquements en caisse. Seuls les débits non justifiés ou irrécouvrables sont pleinement pertinents dans des réserves du comptable entrant.

Toute la subtilité de l’exercice sera donc de ne pas embêter le pôle d’apurement ni la CRC avec des critiques d’ordre général sur la tenue des comptes ou sur des crédits mal expliqués, mais de leur en parler quand même pour qu’ils puissent se faire une idée de ce qui a pu se passer sous le règne de votre prédécesseur, et prendre une décision sereine en vous posant le moins possible de questions. Parce que c’est toujours sympa de discuter avec nos contrôleurs, mais le moins de temps on y passe le mieux ça vaut, y a du boulot par ailleurs.

Méthode de présentation des réserves

Les réserves se présentent établissement par établissement. Après un court propos liminaire, elles sont présentées sous la forme d’un tableau en trois colonnes :

La colonne du milieu a une importance stratégique pour le comptable entrant cherchant à normaliser ses comptes : en notant ce qu’il fait à cet endroit-là, il informe le rectorat et la DGFiP de son activité. Si ces autorités ne trouvent pas ces actions pertinentes, elles peuvent réagir et proposer un autre traitement. Sinon, qu’elles se taisent à jamais !

Enfin, un simple code de couleurs permet d’annoncer très clairement au lecteur de quoi il retourne. Chacun devrait trouver cela pertinent :

• ce qui est écrit en rouge concerne des débits inexpliqués et non résorbables, avec la potentialité d’un débet du comptable sortant ;
• en vert, les crédits inexpliqués
• surligné en jaune, les points sur lesquels un avis des autorités de contrôle apparaît souhaitable aux yeux du comptable entrant émettant ces réserves.

Mettre les soldes soumis à réserve en quarantaine

Lorsque l’on reprend une comptabilité mal tenue, il n’est pas rare de se retrouver avec des comptes empêtrés de bêtises, qui gênent le travail quotidien de l’agence comptable. Pour éviter cela, Espac’EPLE vous préconise de mettre en quarantaine les soldes sur lesquels vous aurez émis des réserves.

Le compte 4678, Autres comptes débiteurs ou créditeurs, est probablement le dernier compte de tout le plan comptable dans lequel il est possible de stocker aussi bien des soldes débiteurs que créditeurs, sans générer de blocage par les contrôles automatisés de GFC et du module compte financier. C’est donc là que nous vous proposons de déposer les montants anormaux légués par votre prédécesseur.

Il faudra subdiviser ce compte, et nous vous proposons de le faire suivant le plan suivant : une lettre sera l’initiale du comptable sortant donc le solde est hérité, puis vous précisez le compte d’origine.

Par exemple, si Toto vous a laissé un 5159 avec des cochonneries dessus, vous pourrez les transférer sur le 4678T5159. Ainsi on conserve en dur la trace de l’origine de ces soldes, et l’opération est aisément réversible, si d’aventure l’on parvenait à identifier et justifier les montants.

Dans le développement des soldes, vous pourrez copier-coller les indications du comptable ayant légué la situation.

Un exemple -anonymisé- de réserves adressées à la DGFiP et au rectorat