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Espace Rennes le 23 septembre 2015 à Saint-Brieuc : frais de déplacement des (...) Espace Rennes le 23 septembre 2015 à Saint-Brieuc : frais de déplacement des personnels et conventions de prestations intellectuelles

vendredi 30 octobre 2015, par Marie-Laure Mahé

Nous étions accueillis par le Lycée Freyssinet Saint-Brieuc.

Ordre du jour

  • Point sur GFC-WEB
  • Les frais de déplacement
  • Questions diverses
  • Un point additionnel : les conventions de prestations intellectuelles (exemples de conventions)
  • Programme prochaine réunion

1- Point sur GFC-WEB par Nathalie Ferdinand

Nathalie participe depuis quatre ans au groupe de travail GFC-web. Le langage utilisé pour GFC version actuelle est trop vieux, n’a plus de développeurs (sauf des retraités) et ne peut donc plus évoluer ; le logiciel doit être entièrement repris.

Le futur logiciel sera sous WEB, c’est acté et il faudra donc se battre pour avoir des débits suffisants. Le groupe de travail souhaite un logiciel verrouillé et complet (avec gestion des stocks, interfaçage avec les logiciels de paye, gestion des inventaires…)

Le groupe élabore des fiches process mais c’est un énorme travail et il y a une « dead line » puisque GFC ne pourra plus fonctionner après janvier 2018.
Il faudrait donc soit en externaliser la conception, soit détacher du personnel à cette fin.

Compte tenu du délai maintenant très serré il est envisagé d’utiliser et d’adapter un logiciel existant, SIFAC par exemple, ce qui ferait gagner du temps. La mise en route de SIFAC a été très lourde, mais il est en langage SAP, ce qui facilite son adaptation.
DAFA3 n’a toujours pas pris de décision.

2- Les frais de déplacement : Camille Guérin et sa « dream team » Patricia Renault et Caroline Hainglaise

Références :

1er point : Rembourse-t-on les élèves des lycées professionnels ?

Un tour de table est effectué ; une majorité d’établissement effectue des remboursements selon des modalités très diverses.
E. Rolland se charge de collecter les diverses délibérations et modèles de remboursements.

2e point : Jurisprudence

Débets prononcés concernent les cas suivants :

  • pas d’ordre de mission (O.M.) ou O.M. imprécis
  • O.M. non nominatif
  • O.M. avec une date postérieure à celle de la mission
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Exemple d’ordre de mission

Il apparaît qu’une convocation de l’administration n’est pas suffisante, il y a obligation d’O.M. signé de l’ordonnateur (sauf si délégation) ; Un O.M. permanent doit avoir une durée inférieure à 12 mois et être limité à une zone géographique précise.

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Frais de déplacement : points de vigilance signalés lors d’audits DGFiP

Nuitées : article 1.4.3.3.2 de la M9-6 : « En l’absence de textes applicables aux E.P.L.E., c’est au conseil d’administration de se prononcer sur le montant des indemnités versées en remboursement des frais de mission des personnels de l’E.P.L.E »

3ème point : Pièces justificatives

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Etat de remboursement des frais de déplacement

Préconisations suite à l’audit TG de Saint-Brieuc :

  • Bons visas sur l’O.M.
  • Date de signature de l’O.M. à vérifier, de même que les destinations
  • Vérification des distances à effectuer
  • L’O.M. peut préciser si on rembourse sur la base du trajet le plus court en km ou le plus rapide en temps. Il précise également les modalités de remboursement : indemnités kilométriques ou base du tarif SNCF.
  • Nécessité d’une harmonisation des pratiques au sein d’une même agence comptable
    - Les pièces à joindre au comptable sont : l’O.M., l’état de frais signé du demandeur conforme à l’annexe du décret, la délibération éventuelle du CA, le justificatif de l’hébergement le cas échéant, et le RIB.
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Exemple d’acte du CA valant réglement intérieur du remboursement des frais de déplacement du personnel

L’article 4 du décret de 2006 précise que les déplacements à l’intérieur de la commune de résidence administrative ou familiale peuvent être pris en charge lorsque la commune dispose d’un service régulier de transport, dans la limite du tarif ou de l’abonnement le moins onéreux.

L’article 11 de l’arrêté de 2013 prévoit un délai forfaitaire d’une heure avant le départ et une heure après le retour d’un voyage en train, portés à deux heures en cas d’utilisation de l’avion ou d’un bateau.

La prise en charge des frais de déplacement des collaborateurs occasionnels de l’administration est prévue (article 2 du décret). Une convention entre un intervenant et l’établissement peut prévoir des modalités de remboursement des frais différentes de celles prévues dans le décret.

La grille des tarifs SNCF annoncée n’est pas encore fournie.

3- Questions diverses

  • Bourses de collège : le report de la date de retour des dossiers ne doit pas empêcher la constatation des élèves non boursiers
  • S’agissant des fiches de procédure (par ex : les comptes de classes 6 et 7 à utiliser …) beaucoup d’éléments existent sans qu’il soit besoin d’en concevoir d’autres sur espace MRCF en se connectant à toutatice.fr bandeau en haut sur la droite « maitrise des risques comptables et financiers en EPLE ») cf. écran joint
  • Distinction OPC / fonctionnement : elle est claire pour les biens usuels, beaucoup moins pour les travaux, notamment en cas de DMO. Il apparaît que beaucoup de collègues les comptabilisent de préférence en fonctionnement, la gestion des biens en inventaire étant plus contraignante. Est-il obligatoire de rentrer les opérations de D.M.O dans le budget de l’établissement ou ne pourrait-on pas utiliser le compte de tiers 4434 « opérations pour le compte de la collectivité de rattachement » (article 2.2.7.5.3 de la M9-6), ce qui pourrait avoir pour mérite de résoudre la question initiale : fonctionnement ou investissement ?
  • Compensation du comptable : elle ne peut se faire entre deux établissements qu’après accord des familles.
  • Encaissements par internet : TIPI (titre payable par internet) en cours d’expérimentation dans l’académie de Nantes via la DGFiP) et mis en place via les logiciels d’accès au self dans certains établissements

En annexe du compte-rendu : des éléments sur les frais de déplacement et les conventions de prestations intellectuelles

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La réglementation en matière d’intervenants extérieurs
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Document d’engagement pour des activités relevant du droit d’auteur
Au format MS Word
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Contrat impliquant un intervenant extérieur, vacataire, pour l’organisation d’une action éducative

Nous rappelons que nous diffusons des exemples et non des modèles de documents

Notre association se veut « agile », alors si vous constatez des erreurs dans les documents, si vous avez des interrogations ou formulez des interprétations différentes, et enfin si des actualisations vous semblent nécessaires il est conseillé de le dire pour en faire profiter tous les collègues.

Prochaine réunion dans l’académie de Rennes

Prochaine réunion régionale prévue dans les Cotes d’Armor ou le Morbihan en mars 2016 sur le thème des marchés publics, traité du point de vue de la responsabilité du comptable en complément d’un stage du PAF consacré à ce sujet : après le travail très apprécié de la « dream team » des Cotes d’Armor (Camille Guérin, Caroline Hainglaise et Patricia Renault) ce sera au tour d’un groupe d’Ille-et-Vilaine avec la participation, du finistérien Lionel Julien, de plancher sur les marchés
Se proposent de défricher le sujet :Lionel JULIEN, Philippe Dufossée, Marie Laure Mahé, Isabelle Pennaneac’h (partie jurisprudence)

Pour Espace Rennes, Marie-Laure Mahé, lycée Chateaubriand Rennes, et Camille Guérin, lycée Renan Saint-Brieuc