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Journée de formation DGFiP du 25 octobre 2013 Journée de formation DGFiP du 25 octobre 2013

vendredi 22 novembre 2013, par Sébastien Jouannic

La participation de notre association à cette journée, organisée chaque année par le ministère de l’économie et des finances à l’attention de ses comptables avait été formulée il y a près de deux ans, et l’année dernière déjà, des représentants d’Epac’EPLE avaient participé.

La journée a été très animée, alternant interventions de représentants du ministère et présentation de pratiques par des agents comptables en matière de services facturier (mais pas que) ou de contrôle interne comptable. Elle a aussi été très dense.

Ce compte rendu a donc pour objet, plutôt que de tendre à l’exhaustivité, de vous présenter ce qui peut, dans un EPLE, nous aider au quotidien, nous pousser à la réflexion, ou nous permettre d’établir des parallèles entre nos pratiques et celles de nos collègues de Bercy.
Bonne lecture...

Introduction

Par P. FAROUILH, chef du bureau des opérateurs de l’État

Evocation du décret GBCP et du bouleversement qu’il représente.
L’amélioration de la qualité des comptes est sensible depuis quelques années et reconnue par la Cour des comptes qui signale ces améliorations.

Le développement des commissaires aux comptes se poursuit et est présenté comme très intéressant. Plus de 200 organismes en sont maintenant dotés. Plusieurs remarques de la salle viendront, un peu plus tard souligner le coût de ces commissaires aux comptes, et les difficultés liées au raccourcissement des délais de clôture des comptes.

Des journées d’échanges de bonnes pratiques ont été organisées à plusieurs reprises cette année. M Farouilh souligne l’importance de ces journées pour « rompre l’isolement » (cela vous rappelle quelque chose ?) et souhaite qu’elles se multiplient.

Le développement du CIC se poursuit un peu partout, et l’accent est mis sur la clôture anticipée des comptes, objectif fort et plusieurs fois rappelé dans la journée. La demande formulée est de travailler maintenant à l’amélioration de la présentation des comptes financier en CA.

Présentation de la démarche stratégique de la DGFIP

Agnès Teyssier d’Orfeuil, chef de mission animation et coordination du réseau à la DGFiP

Cette démarche sera mise en place dans les cinq ans à venir, après un temps de réflexion qui a débuté en octobre 2012. Quatre objectifs sont annoncés :

  • les missions : double vision « solidité financière et qualité de service ». L’idée de favoriser la confiance des usagers et de renforcer la proximité est largement développée.
  • le numérique : l’idée est celle d’une « administration numérique de référence au service de tous ». Ce développement doit être cherché en interne (outils à destination des agents) et en externe (outils à destination des usagers).
  • la culture commune : l’idée est de faire aboutir la fusion Trésor-Finances entamée il y a plus de cinq ans et de renforcer la culture commune aux deux anciennes entités. Pour l’intervenante, le développement de cette culture commune passe par la formation.
  • la méthode : on revient sur le contexte de la certification des comptes de l’État depuis 2006, le développement de la certification dans certaines structures et du CIC partout.

Dans le développement de cette intervention, ces objectifs ont été déclinés et plusieurs points sont à noter :

  • la sécurisation du recouvrement : notamment par l’outil informatique et la coordination des différentes structures
  • moderniser le contrôle et le paiement de la dépense : généralisation des services facturiers dans les cinq ans. Le but est d’améliorer les délais de paiement. Développement de méthodes de contrôle sélectif de la dépense et objectif de dématérialisation des factures de l’État. Pour le contrôle sélectif, celui-ci passe par une approche par les risques et enjeux. La CDC est consultée en matière de sélectivité des poursuites. Le but est de proposer un cadrage national avec déclinaisons locales pour un dispositif de contrôle basé sur les risques liés à la dépense et des audits de contrôle.

Pour améliorer la qualité de service, une réflexion est menée sur les téléprocédures et l’accueil physique et téléphonique.

Concernant la fin de la fusion, l’intervenante insiste sur la logique de domaine professionnel et le développement à l’international par l’amélioration des outils de comparaison. L’on pourra utilement rapprocher cela de l’intervention de Anthony Taillefait lors de l’AG d’ESPACE en juin dernier.

Concernant la méthodologie, celle-ci est fortement basée sur la simplification. La DGFiP souhaite développer un indicateur de complexité des procédures, avec donc une évaluation ensuite.
L’ambition numérique passe par le développement d’un espace numérique unifié pour les usagers mais aussi par des expérimentations en cours de forums professionnels, d’audio et vidéo conférences.

A l’issue de cette présentation, P. Farouilh reprend la parole et présente les chantiers prioritaires pour cette année, au premier rang desquels il place la certification des comptes, puis l’amélioration des relations ordonnateurs-comptables, qui passe pour lui par un effort de la part des comptables pour mieux faire connaître leur métier.

Le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Par Alban Marino, chef du bureau 2MPAP, direction du budget et Laurent Poisson, adjoint au chef de bureau des opérateurs de l’État

Dans cette intervention, le décret GBCP est (re-)présenté et commenté sur la partie objectifs et enjeux. A souligner l’importance donnée aux autorisations d’engagement / crédits de paiement. L’idée est de rapprocher les cadres budgétaires et comptables, dans la présentation notamment, afin de permettre un meilleur pilotage.

Des textes d’application sont en préparation qui préciseront les personnes morales de droit public concernées, les conditions du contrôle budgétaire, et, point présenté comme essentiel, un arrêté concernant la gestion des emplois et des crédits de personnel.

Les nouveaux documents de présentation budgétaire devront comporter des états purement budgétaires (autorisation d’engagement, crédits de paiement limitatifs, plafond d’autorisation d’emploi) mais aussi des états comptables (compte de résultat, état de l’évolution de la situation patrimoniale).

L’intervenant rappelle le site http//www.performance-publique.gouv.fr (onglet gestion publique).

La modulation des contrôles du comptable, prévue à l’article 42 du décret du 7 novembre 2012, est aussi développée. On parle ici de contrôle hiérarchisé mais aussi de contrôle sélectif (voir l’arrêté du 25 juillet 2013 encadrant le contrôle sélectif de la dépense).

Pour les contrôles allégés en partenariat et le CIC, de nouveaux arrêtés sont en cours de rédaction.

La clôture des comptes 2013

Par Pierre FOND, agent comptable de FRANCE AGRIMER, et Pierre FAROUILH, chef du bureau des opérateurs de l’État

L’idée développée est d’anticiper de plus en plus cette clôture. Le collègue de France Agrimer présente son expérience dans ce domaine.

Plusieurs outils sont évoqués : un agenda budgétaire et comptable a été mis en place. C’est un document unique, négocié avec l’ordonnateur, qui identifie le processus de production du compte en identifiant les prérequis, les acteurs, les conditions et les actions à mener.

Le travail présenté montre un travail très important de coordination avec les bueaux chargés du budgétaire. Tout est fait pour accélérer la présentation des comptes. Résultat de cette démarche, les comptes ont été présentés le 23 mars en 2010, et le 22 janvier en 2013.

Après cette présentation (résumée très rapidement ici), M Farouilh présente sa feuille de route pour la clôture des comptes 2013. L’idée est aussi d’anticiper cette clôture, cette démarche est présentée comme faisant partie du CIC et financier.

Elle repose :

  • sur la certification des comptes (qui se développe)
  • le CICF
  • la revue de qualité comptable et financière
  • l’audit

Des points de vigilance sont signalés, notamment la gestion du parc immobilier.

Surtout, un travail de recensement des bonnes pratiques est évoqué. Un « guide de clôture », avec des fiches pratiques, est en préparation. Une première version existe et sera complétée dans l’année.
L’accent est mis sur la pratique de pré-clôtures et de travail avec l’ordonnateur par la signature d’une note de clôture. L’association des commissaires aux comptes est aussi demandée.

Point normatif et instructions comptables

Par Valérie Jarlaud-Vialle, chef du pôle comptable, bureau des opérateurs de l’État

Dans cette intervention sont rapidement présentés les différents textes à l’étude, mais rien ne concernant directement les comptes des EPLE.

Fin de la matinée

Service facturier et dématérialisation

Par Bernard ADANS, agent comptable du CNRS, et Laurent POISSON, adjoint au chef de bureau des opérateurs de l’État

Présentation du CNRS : budget de 3,3 milliards, 19 délégations régionales et donc 19 agents comptables secondaires, 11 bureaux à l’étranger...

Le projet présenté est d’abord la mise en place d’un service facturier, mais va aussi au-delà pour son pilote puisqu’il comporte un très important volet dématérialisation, avec pour objectif la suppression totale du papier et l’automatisation des tâches du circuit de la dépense. Bernard Adans insiste d’ailleurs à plusieurs reprises dans sa présentation sur le fait que son projet dépasse le « simple » service facturier, en englobant l’ensemble de la chaine de la dépense et pas seulement la partie dépendante du comptable, ce qui nécessite évidemment un travail préalable en accord et avec le soutien de l’ordonnateur.

La mise en place de ce système implique la création d’une plateforme qui assure le traitement de la dépense et qui lie l’ensemble des opérations de la commande jusqu’au classement et la conservation des pièces justificatives. Donc un important rapprochement avec les services de l’ordonnateur chargés de la dépense a été nécessaire.

De cette présentation ressortent plusieurs éléments intéressants : le travail de rapprochement avec les tâches de l’ordo s’est fait sous l’égide du comptable et permet de supprimer les tâches, de vérification notamment, effectuées en double.

La partie informatique de ce projet est très importante puisque le système d’information mis en place intègre l’ensemble des acteurs. L’idée force est de chercher et « industrialiser tous les processus sans réelle valeur ajoutée » : pour résumer rapidement, c’est ne plus faire des contrôles qui peuvent être automatisés afin de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Au chapitre des difficultés on trouve bien sûr l’hétérogénéité des pratiques dans une structure aussi grande, mais aussi la tentation de l’anticipation des gains en personnel avant que la mise en place du système ne produise les effets attendus.

Ce système inclut aussi toute une partie de contrôle interne, et débouche sur la mise en place de contrôles modulés de la dépense en fonction des risques et enjeux rencontrés. Le tout fait l’objet d’audits pilotés par le service de l’agent comptable.

Après cette présentation, Laurent Poisson reprend la parole et reprécise la définition d’un service facturier (article 41 décret GBCP) mais aussi le cadre juridique actuel de la dématérialisation (décret GBCP articles 51 et 199). Lui aussi insite sur l’importance de la phase de préparation d’un tel système : préparation et adaptation des outils informatiques, conduite du changement avec les services gestionnaires et comptables, mise en place d’un contrôle interne.

Il rappelle que le service facturier doit faire l’objet d’un contrat de service entre l’agent comptable et l’ordonnateur.

Concernant la dématérialisation, le cadre est en pleine évolution juridique, une déclaration commune Cour des comptes-ministres du 24 juin 2013 donne trois grandes orientations :

  • faire de la dématérialisation le mode normal de production et de traitement des comptables des comptables publics
  • simplifier la confection des comptes et leur production au juge
  • simplifier les modalités d’accès des documents dématérialisés pour l’ensembles des acteurs

Cautionnement et responsabilité des comptables

Par Nicolas VANNIEUWENHUYZE, chef de la délégation à la gestion des cadres et personnels de centrale et à la responsabilités des comptables

Les éléments constitutifs de la réforme sont rappelés et notamment les nouvelles modalités de mise en jeu de la responsabilité des comptables ainsi que les modalités d’exercice du pouvoir de remise gracieuse du ministre.

Les notions de débets « avec et sans » préjudice sont développées. Le législateur n’a pas défini la notion de « manquement n’ayant pas causé de préjudice », c’est donc la jurisprudence qui s’en charge. L’intervenant donne quelques arguments à développer devant le juge en ce sens :

  • en matière de dépenses : communication de toute pièce établie par l’ordonnateur justifiant du service fait ou de la volonté de ce dernier d’effectuer les dépenses concernées
  • en métière de recettes : communication de tout docment justifiant de l’irrécouvrabilité de la créance prescrite ou éteinte (décision d’admission en non valeur de l’ordonnateur ou certificat de clôture pour insuffisance d’actif...)

Concernant le vote des remises gracieuses par les CA, ceux-là sont très rares... sauf dans les EPLE ou visiblement celles-ci sont moins bien préparées. La présence d’un « représentant de la tutelle de l’État » est visiblement aussi utile pour faciliter ces demandes.

Le contrôle interne comptable et financier

Par Fabrice ROBYN, agent comptable de l’agence nationale pour la garantie des droits des mineurs (ANGDM) ; Valérie NOWAK, chargée de mission CICF, maîtrise des risques et certification des comptes de l’ANGDM ; Valérie JARLAUD VIALLE, chef du pôle comptable, bureau des opérateurs de l’État

Présentation du CICF mis en place par F. Robyn dans son agence. Son système s’articule autour de deux services. Une délégation au contrôle et à la performance, dirigée par la directrice générale, en charge du contrôle de gestion et élabore un plan de contrôle annuel qui commence avant même l’ordonnancement de la dépense. Une direction des services financiers (l’agent comptable étant aussi chef des services financiers).

De ce système découle un travail conjoint très poussé entre l’ordonnateur et le comptable : des audits partenariaux sont réalisés conjointement par les deux services. Un référent par service gestionnaire participe à la rédaction du plan d’action qui est pluriannuel. L’intervenant insiste lui aussi sur le travail important et préalable de cartographie des risques et d’implication des services gestionnaires.

Il résume son système en trois axes :

  • organiser : attribution des tâches, points de contrôle, conservation des biens et valeurs
  • documenter : modalités d’établissement et de suivi de la documentation, formation et modalités de réunion
  • tracer : identification des acteurs et traçabilité des opérations.

Là encore ce travail passe aussi par une harmonisation des pratiques entre les différents services, et la restitution à ces différents services des résultats du CICF mis en place est essentielle.

Clôture }

David LITVAN, chef du service comptable de l’État

Les progrès de la qualité comptable sont rappelés ainsi que les avancées de la certification des comptes. Pour le contexte, c’est l’article 47-2 de la Constitution qui est rappelé ainsi que les débats européens pour aller vers des normes européennes de comptabilité publique à l’horizon 2020.

Il insiste sur le travail à poursuivre pour avancer les dates de reddition des comptes et précise que la certification des comptes est un objectifs à atteindre « seulement » pour les entités à enjeux (les 130 plus grosses entités).

Le décret GBCP donne des leviers d’actions :

  • proportionner les contrôles aux enjeux : CHD, CIC, contrôle allégé en partenariat.
  • Les processus : services facturiers pour diminuer les délais de paiement et idée aussi que cela conforte la position du comptable. La dématérialisation est vue comme un moyen d’accélérer sur ce point.

La journée se termine sur un rappel des attentes du ministère et de cette harmonisation européenne en cours, ainsi que sur un rappel du rôle d’alerte du comptable.