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Assemblée générale du 5 juin 2015 : le compte-rendu Assemblée générale du 5 juin 2015 : le compte-rendu

lundi 8 juin 2015, par David Maupin, Etienne André, Frédéric Brut

Cette cinquième AG nationale confirme l’implantation de notre association parmi les collègues, avec une fréquentation en forte hausse.

Accueil

Après l’accueil petit-déjeuner, à 10 h 10 Fabien Thorel, président, ouvre la séance. Il remercie l’école Boulle, notre collègue Lucien Besse et son équipe. Il rend hommage à Philippe Gazeilles, qui nous avait invités au Collège de France l’année dernière, prématurément décédé en novembre 2014. Il remercie l’équipe de l’association, et les nombreux collègues qui ont fait le déplacement, c’est un encouragement très apprécié.

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Photos : Framboise Robert

Cette journée aura pour sujet l’analyse financière. Le thème choisi « Gouvernance de l’EPLE et nouveau rôle de l’agent comptable » sera décliné l’an prochain sous l’angle de l’agent comptable manager/pilote, dans toutes ses acceptions.

C’est la cinquième assemblée générale de cette association. Il faut rappeler le rôle qu’a joué Eric Legendre, celui qui a su fédérer les énergies au tout début, disparu trop tôt pour en voir les fruits. Ensuite la première présidente Marie-Anne Balin, qui a réussi à construire la crédibilité de l’association auprès de nos partenaires. Marie-Anne Balin est nommée, par acclamation, présidente d’honneur de l’association.

Diadji Ndao, concepteur de l’application Cogefi qui sera présentée l’après-midi, n’est plus comptable mais adjoint-gestionnaire ; toutefois, au titre du service exceptionnel que son travail de conception de ce logiciel représente pour toute notre profession, Diadji Ndao est nommé membre d’honneur d’Espac’EPLE par acclamation.

Rapport moral 2014-2015

L’ensemble des comptes-rendus détaillés des actions présentées est lisible sur le site de l’association. La présence aux formations de la DGFiP est intéressante car cela permet de mieux comprendre et anticiper les évolutions du cadre comptable. L’accueil des nouveaux collègues à l’ESEN permet de se faire connaître des entrants dans la fonction.

Espac’EPLE a l’occasion de représenter notre profession dans des rencontres comme celle organisée par Idéal connaissances le 27 novembre 2014 avec des représentants des collectivités territoriales, mais aussi de faire valoir nos contraintes dans des groupes de travail au MEN ou à la DGFiP ; auprès de cette dernière nous sommes invités là où auparavant les comptables étaient représentés par la seule administration centrale de notre ministère.

Nous n’avons pas de nouvelles du projet de fédération des associations de comptables publics, suite au départ en retraite du principal moteur de cette initiative.

Le bureau national s’est réuni trois fois cette année, avec plus de présents et se partageant le travail. De nouvelles délégations académiques se créent, c’est très positif et encourageant. A l’intérieur du bureau, passage de témoin entre Sébastien Jouannic et Gwendal Thibault pour la charge de la trésorerie de l’association.

Evolution de GFC : nous sommes en dialogue avec le ministère, et faisons valoir notre accord sur certains points, et nos craintes sur d’autres. Nous avons fait connaître nos positions aux syndicats de personnels, car ils sont concernés s’agissant de nos conditions de travail et de celles de nos collaborateurs. Fabien Thorel demande à l’AG l’accord pour participer à des groupes de travail communs avec des syndicats (toujours de manière neutre au regard de la diversité du champ syndical), ce qui est confirmé par vote à main levée de l’assemblée générale.

Le président remercie David Maupin, membre du BN chargé du suivi des délégations académiques, qui a beaucoup œuvré à l’extension du réseau. L’assemblée compte des collègues de Nice présentes ; Clermont-Ferrand s’est réveillée ; et ce jour même a lieu l’AG constitutive de la délégation de Nancy-Metz. Il ne reste plus que six académies non organisées.

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Rapport moral 2014 2015

Le rapport moral est adopté à main levée.

Pour le montant des adhésions, c’est un sujet qui a été longuement débattu en bureau national. Il est possible de le maintenir à 25 €, mais en revoyant le principe de la part académique de 10 €, transformée en droit de tirage à durée limitée. Après une année, la part académique non consommée est mise à la disposition du national, avec en contrepartie la possibilité de demander au bureau national un financement particulier sur une opération exceptionnelle. Ces dispositions sont adoptées à main levée.

Contrairement à ce qui s’est passé récemment et qui avait attiré de pertinentes critiques, une attention particulière sera portée à notifier aux membres cotisants que leur adhésion a bien été reçue et enregistrée.

Programme d’activités 2015-2016

Un séminaire sur les Greta aura lieu à Lille le 16 octobre 2015, et un autre sur les mutualisations de paie à Orléans-Tours au printemps 2016.

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Programme d’activité 2015 2016

Sébastien Wafflart présente la démarche de ce séminaire sur les Greta. Une enquête pour pouvoir contacter tous les collègues est en cours, merci de participer au recensement des structures dans chacune des académies. Cette journée traitera du rôle du comptable en Greta, avec trois thématiques : la paie, le management (en particulier les situations de fusion de structures), et le recouvrement.

Le site web et la communication électronique

Etienne André présente le site de l’association, son contenu et son mode de fonctionnement (publications, dépôt d’outils). Il rappelle qu’il est essentiel que les délégations publient systématiquement leurs convocations puis les comptes-rendus de leurs travaux. Pour avoir de bons comptes-rendus, la seule solution raisonnable est de prendre des notes au clavier pendant la séance ; il n’est pas indispensable d’être un virtuose du clavier pour fournir des synthèses de qualité dans ce dispositif.

Les délégations peuvent demander au webmestre la création de listes de diffusion académiques, car la communication par courriel s’articule avec celle sur le site. Une liste de diffusion appelée "juridique esc@rgot espaceple.org" est lancée, pour faciliter les échanges entre collègues sur des points difficiles dont on ne souhaiterait pas débattre publiquement sur le forum des gestionnaires.

La rubrique de la veille des débets et condamnations doit être réactivée et un appel à contribution est lancé. La qualité des informations publiées est soutenue, et la fréquentation est en hausse constante depuis cinq ans.

Rapport financier

Sébastien Jouannic annonce que nous atteignons 335 adhérents. Les fondés de pouvoir commencent à être représentés, certains sont présents aujourd’hui. Les dépenses sont presque uniquement faites pour les besoins nationaux, essentiellement pour les frais de déplacement des membres du BN, et les frais de l’AG nationale annuelle. L’association, bien qu’exclusivement financée par les cotisations de ses adhérents, s’est constitué des disponibilités qui seront désormais utilisables pour des actions nationales, comme les deux prochains séminaires.

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Présentation du bilan financier

Le rapport financier est adopté par vote à main levée.

L’analyse financière en EPLE : le point de vue de l’inspection générale

M. Jean-Charles Ringard, IGAENR, remercie le président pour son invitation. Il salue le travail de ses quatre collègues ayant produit le rapport 2012 sur la fonction comptable. Il rappelle que l’IGAENR est l’un des trois corps de contrôle qui concerne les comptables d’EPLE, après la DGFiP et les Chambres régionales des comptes.

L’inspection n’est pas en ce moment investie dans le champ des EPLE, car elle a du se mobiliser récemment sur la situation comptable des universités.

1- Replacer l’analyse financière dans un cadre général : ne perdons pas de vue les évolutions enclenchées par la LOLF

Lorsque la décision a été prise en 2001 de passer à la LOLF, l’idée était de passer d’une gestion des moyens à un suivi des objectifs. Il s’agissait de réformer l’État, avec une recherche de performance. La LOLF n’a pas eu comme conséquence unique une nouvelle présentation budgétaire, mais elle doit faire évoluer les pratiques, notamment en impulsant un dialogue de gestion basé sur une démarche contractuelle.

La transposition aux EPLE produit la RCBC, depuis janvier 2013 : depuis, il est effectivement reconnu que les collectivités territoriales interviennent financièrement dans la co-production du service public par triangulation entre l’État, les collectivités locales et l’EPLE.

La Cour des comptes réclamait, dans son rapport de 2011, une meilleure lisibilité des comptes. Mais elle réclame aussi plus d’efficience. Par exemple l’évaluation en cours des établissements préfigurateurs des REP (réseau d’éducation prioritaire).

Trois valeurs essentielles sont maintenant mises en avant :

  • la transparence, car la gestion des données publiques est par essence transparente
  • la performance, qui ne doit pas être une seule collecte de résultats, mais qui représente la conjugaison de l’efficience (rapport entre les moyens et les résultats) et la qualité du service rendu à l’usager
  • l’autonomie, qui doit amener le cadre national à prendre en compte les réalités locales et à accepter une innovation susceptible de ressourcer le service public.

Le paysage institutionnel est en train de bouger, avec des régions consolidées, des compétences changent de mains. L’administration de l’éducation est concernée, les corps d’inspection ont été sollicités pour la reconfiguration des rectorats. Quelles seront les conséquences pour les EPLE et leurs comptables ?

2- Les deux enjeux principaux de l’analyse financière

Cette question est éclairée par les comptes des universités passées aux responsabilités et compétences élargies. La fonction de l’IGAENR est passée de l’audit et contrôle à l’audit et conseil, et cette évolution est intéressante et gagnera à s’appliquer au secondaire aussi.

L’analyse financière est perçue comme un jugement sur la gestion et les comptes ; il est donc nécessaire que ce jugement soit éclairé et objectif. Il faudra considérer l’EPLE comme un système, avec toutes les composantes de son activité et les formes d’apports à son activité. Il ne s’agit donc pas que d’un compte de gestion, mais il faut transcender l’activité de l’équipe de direction et de gestion.

L’autre enjeu, c’est le renforcement de la légitimité et de la crédibilité de la profession des comptables publics. Pilote de la démarche de qualité comptable, le comptable doit être capable de produire une analyse pertinente aboutissant à un conseil à la gestion, et de garantir le contrôle par une démarche sécurisante.

Le comptable doit être un bon pédagogue, pas seulement pour la présentation du compte financier en conseil d’administration : ce n’est pas une affaire de spécialistes.

3- Quelques observations de terrain

Il ne s’agit pas là de conclusions d’un rapport, mais de simples observations relevées au cours du travail d’inspection.

Sur l’aspect technique : l’IGAENR s’est demandée quelle serait la portée de l’analyse financière dans un EPLE, dans le budget duquel la marge de manœuvre réelle est extrêmement réduite. Mais l’enjeu est de faire comprendre que la santé financière participe de la bonne réalisation du service public de l’éducation.

Sur le contrôle interne : c’est un axe majeur de la qualité comptable, qui passe par la sécurisation des procédures. Toute la chaîne des acteurs doit s’y impliquer. Les fiches de procédure, l’identification des risques doivent être améliorées. Le contrôle interne comptable (CIC) est un audit interne qu’il faut construire.

L’IGAENR en arrive à la conclusion que les ordonnateurs et comptables doivent se rapprocher professionnellement, et que des formations communes doivent être organisées.

Les conseils départementaux et certaines régions à un moindre degré ont une velléité voire une volonté nette de gestion directe, qui préoccupe l’inspection.

Conclusion

Comme le disait le rapport de l’IGAENR de 2012, il y a une opportunité à saisir dans le positionnement du comptable et du gestionnaire dans l’EPLE, par la valorisation de l’information financière. A l’égard des collectivités territoriales, il y a aussi une place à prendre - en particulier là où le dialogue de gestion ne se fait pas encore -, la compétence technique des comptables y est précieuse. Un volet financier devrait apparaître dans les projets d’établissement, tant la santé financière et comptable participe à la qualité de l’enseignement, d’autant plus car elle est le travail de pédagogues. Cela sera défendu auprès du ministre par l’inspection générale.

Pause méridienne

David Maupin annonce les résultats du challenge du plus grand nombre de participants inscrits à cette AG : il est remporté par la délégation de Créteil. Le prix d’honneur, attribué à l’académie dont la plus forte proportion de comptables et fondés de pouvoir participent à l’assemblée, revient aussi aux cristolliens.

Palmarès du challenge et du prix d'honneur

Tous sont invités à partager le champagne apporté par la délégation rémoise. Suit le repas dans le restaurant de l’école Boulle, assuré par la Caisse des écoles de la ville de Paris.

Reprise des travaux

A 14 h 00 précises, l’assemblée générale reprend. Marie-Anne Balin, présidente d’honneur qui nous rejoint après une matinée de travail loin de Paris, nous fait part de sa satisfaction de voir qu’Espac’EPLE se développe toujours à un rythme soutenu, et que la pérennité de cette initiative ne fait plus de doute avec un tel succès.

Elle témoigne que, dans ses fonctions au CNOUS, elle a du fil à retordre avec les applications informatiques placées en réseau, et confirme que les difficultés avec cette architecture sont importantes et mettent en péril la bonne réalisation des missions des fonctionnaires.Elle incite donc l’association à être particulièrement vigilante sur les choix technologiques à venir, quand bien même le passage à des applications Internet semble être la norme à venir.

L’analyse financière en EPLE vue par la DAF A3

Par Mme Catherine Gagelin

Le tableau dressé par M. Ringard est très intéressant, c’est ce qui manque pour la bonne perception de ce qui se passe à l’extérieur de l’EPLE et de l’écosystème de l’Éducation nationale.

L’impact de environnement

La révolution numérique en cours est le phénomène qui a le plus de conséquences sur les conditions d’exercice du comptable public en EPLE. On est passé du simple calcul à la génération automatique des processus, il faut s’attendre à une robotisation de nombreuses tâches des services comptables, en plus des possibilités de délocalisation.

L’environnement réglementaire est très changeant : article 47-2 de la constitution révisée en 2008 ; LOLF, GBCP (en particulier articles 53 et 59)

Le premier titre du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique dit décret GBCP (60 articles), s’adapte à toutes les personnes publiques ; le titre 2 concerne l’État et le titre 3 les autres personnes publiques, dont les EPLE ont été exclus. Les articles 53 et 59 font référence à la performance et à la transparence des informations.

Plus largement, se généralise une exigence d’analyse financière envers les comptables publics.

Le nombre d’EPLE en difficulté financière augmente, du fait des contraintes budgétaires des financeurs eux-mêmes, de l’existence de créances dormantes, dans un contexte d’absence d’analyse de la trésorerie.

Le cadre de l’instruction codificatrice M9.6

L’instruction codificatrice est une réponse à ces stimuli de l’environnement. L’annexe 13, apparue avec la version 2014 de l’instruction, met en place l’analyse financière, qui n’est pas du tout facile à mettre en place pour des comptables majoritairement autodidactes. Un système d’information adapté doit permettre de chapeauter ce dispositif.

Il s’agit de décoller de la pièce 14, qui n’est rien d’autre qu’un extrait de la balance, pour s’approprier le bilan comptable et savoir faire une lecture de sa traduction financière. Il faut arriver à étudier le fonctionnement d’une structure pour en comprendre les flux, identifier les risques, prendre des mesures de sécurité et dégager des marges de manœuvre. Cette analyse gagne à se faire de manière pluriannuelle.

L’annexe 13 est complexe, elle s’adresse à des gens qui disposent des clés pour la saisir. Le lien avec l’activité concrète dans les EPLE « standard » n’est pas évident à établir. Le comptable d’EPLE doit apprendre à hiérarchiser les informations possibles, et faire le tri entre celles qui seront pertinentes pour l’analyse financière de ses établissements ou pas.

Dans d’autres ministères, les collègues comptables sont trop à l’aise dans l’analyse financière, au point que cela perd aussi tout contact avec la réalité.

Le comptable public doit devenir à la fois un caissier, un contrôleur, un conseiller et aussi désormais un analyste. Dans les EPLE, la double fonction de gestionnaire-comptable représente un avantage de ce point de vue. Ainsi certaines universités ont-elles fait le choix de nommer l’AC en tant que DAF.

La mutation des fonctions du comptable est donc en marche. La fonction se renforce par le resserrement de la carte comptable, qui automatiquement donne de la visibilité à cette mission. La maîtrise des processus devient plus importante, et elle échoit naturellement au comptable. La formation des ordonnateurs se met en place, et l’intérêt des personnels se renforce peu à peu sur ces sujets.

La conduite du changement par la DAF A3

La formation initiale des nouveaux comptables a été repensée l’année dernière, pour comporter un premier niveau d’analyse financière. Les collectivités et les services déconcentrés ont été remobilisés sur la manière d’exploiter les remontées télématiques des comptes financiers. Une formation continue spécifique des agents comptables confirmés est créée et devra se pérenniser.

Question de Sébastien Jouannic : nous aimerions avoir des retours de cofi-pilotage, les informations que cet outil permet de construire ne nous reviennent jamais. Réponse de Catherine Gagelin : quand on est en établissement, on n’a pas conscience de l’importance qu’ont ces données pour l’ensemble des partenaires qui utilisent cette base de données. Les analyses réalisées avec elle sont de plus en plus nombreuses ; c’est le seul moyen pour la centrale d’avoir des informations sur ce qui se passe sur le plan financier dans les EPLE. Or effectivement à ce jour, celui qui émet les données n’a aucune idée de ce qu’il envoie et à quoi cela sert.

L’analyse financière, un éclairage extérieur

Par Guillaume Mordant, administrateur INSEE, formateur, statisticien-économiste et directeur adjoint du service de l’observation et des statistiques au Commissariat général au développement durable. Son expérience trouve ses racines dans l’entreprise privée et notamment la banque. Il est notamment l’auteur d’une Méthodologie de l’analyse financière.

Les enjeux de l’analyse financière

Les enjeux sont différents pour l’agent comptable, pour les décideurs (membres du CA), l’ordonnateur et l’établissement. La plupart de ces enjeux se trouvent dans l’annexe 13 de l’IC M9.6. Dans le cas de l’info-centre comptable, chacun peut émettre sa propre analyse financière à partir de la même base de données.

Le comptable doit apprendre à devenir un conseiller financier. Il convient de soigner la simplicité de la présentation, pour mettre l’information à la portée des administrateurs des EPLE. Pour l’ordonnateur, l’analyse permettra d’avoir un certain recul temporel ; le comptable doit pouvoir l’alerter d’éventuelles insuffisances et permettre à l’ordonnateur de maîtriser la trésorerie.

Pour l’établissement, l’analyse permet de connaître la soutenabilité et la pérennité de l’action, en couple avec l’amélioration de la sécurité financière. En fin de compte, l’analyse permet de comprendre pour mieux décider. L’analyse financière est l’étude et l’interprétation de la situation économique et financière d’une unité de gestion.

Les caractéristiques de l’analyse financière

Ce n’est pas une science exacte : si un diagnostic peut être relativement codifié ou automatisé, l’analyse est subjective par nature. Il faut donc distinguer le diagnostic préalable qui consiste à éditer des batteries de tableaux et d’indicateurs financiers de l’analyse proprement dite réalisée à partir de ce diagnostic. Elle peut se faire en dégageant une tendance par la lecture temporelle, ou en adoptant une approche structurelle en se comparant aux collègues dans des EPLE du réseau.

Il n’y a donc pas une, mais plusieurs analyses financières, qui s’adaptent aux unités analysées et aux demandeurs : la meilleure analyse est celle qui est la plus adaptée au contexte. L’analyste doit savoir utiliser son expérience pour enrichir l’analyse fournie. L’annexe 13 de la M 9.6 confirme bien ces principes d’adaptation à ce qui est analysé et d’adéquation à l’attente des audités.

Comment mettre en œuvre efficacement l’analyse financière ?

Il faut ainsi choisir l’analyse la plus adaptée, et pour cela passer par une démarche de questionnement : pour quoi, pour qui, par qui, comment ? L’approche sera aussi graduelle, avec des informations allant des généralités à ce qui est plus précis, utilisant pleinement l’atout de la comptabilité qu’est la structure emboîtée des comptes.

Les compétences nécessaires sont de la rigueur et de la méthode, ainsi que le bon sens qui est à la portée de tous. L’expérience est toujours un plus, car elle enrichit l’analyse. Mais sur ce point, l’annexe 13 intègre une approche graduelle d’acquisition d’expérience. Ainsi les analyses peuvent être améliorées et approfondies année après année. Enfin, le sens de la pédagogie et de la communication permettent de réussir la transmission des conclusions de l’analyse vers un public non averti.

Les outils : une méthodologie d’analyse financière adaptée, qui suit une approche de présentation, comme la méthode STAR (Structure, Trésorerie, Activité, Rentabilité). Il est nécessaire aussi d’avoir une « moulinette automatique » qui produit des agrégats à partir des informations comptables brutes. Une formation adaptée au contexte est nécessaire, et une démarche d’accompagnement pour ceux qui auront le plus de mal à mettre en place l’analyse. Le travail gagnerait à être mis en commun pour bénéficier de l’avantage du réseau : échange de bonnes pratiques, partage des résultats, création d’échelles comparatives statistiques pour enrichir l’analyse structurelle.

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L’analyse financière en EPLE par Guillaume Mordant

Présentation de Cogefi, logiciel automatisant l’analyse financière des EPLE

Sébastien Wafflart indique qu’un outil comme Cogefi n’existerait pas sans Espac’EPLE pour le diffuser, mais aussi utiliser l’intelligence collective pour l’améliorer à un rythme soutenu.

David Maupin fait en direct la démonstration de l’utilisation « à blanc » de l’outil, tel que juste après le téléchargement. Il y a un petit effort de saisie pour renseigner des informations dans le fichier des « données », mais on en est très bien récompensé. Les informations sont récupérables d’une version à l’autre, ainsi que d’un exercice à l’autre. La simplicité de l’usage de ce logiciel est ainsi démontrée devant toute l’assemblée générale.

Cogefi est à la fois fiable et exhaustif dans l’exploitation qu’il permet de faire des informations de la base comptable. Diadji Ndao a su programmer de manière à ce que l’outil s’adapte aux besoins des différentes structures d’EPLE. Sébastien Wafflart présente différents écrans parmi les soixante-dix que compte l’application, en donnant des exemples directement liés aux besoins en situation concrète.

M. Mordant acquiesce, c’est bien ce genre d’outil qu’il nous souhaite de pouvoir utiliser.

Présentation de MobiliSCO

Pierre de Maulmont fait une très rapide présentation de l’outil MobiliSCO qu’il a développé pour faciliter à tous la gestion des voyages scolaires, primé au concours Impulsions dans l’académie de Créteil. Il indique que le SGMAP, secrétariat général pour la modernisation de l’action public (services du Premier ministre) s’intéresse aux efforts de notre profession pour améliorer les conditions de travail et le service rendu aux usagers.

Cet intérêt se manifeste par l’ouverture d’un site web, http://openacademie.sgmap.fr où les initiatives telles que MobiliSCO ou Cogefi doivent pouvoir se retrouver, et leurs auteurs progresser encore en s’aidant mutuellement.

Conclusion

Le président conclut la journée en mettant en exergue deux thématiques de travail pour l’année à venir :

  • l’échange de pratiques au niveau local sur l’analyse financière et la présentation de celle-ci et du compte financier aux membres des CA de nos EPLE
  • la réflexion sur la collecte des données nationales afin de pouvoir faire des comparaisons pertinentes entre EPLE de même nature, dans le cadre de nos analyses financières.

A 16 h 30, il clôt la séance.